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CSP建会秘籍:附件上传到哪里去了?如何管理?

(2016-08-31 09:21:50)
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分类: CSP建会秘籍
关于附件,作为管理员,你肯定想过这些问题:在会议网站上上传的附件都去哪里了?每次更新附件都要重新上传么?超过30M的文件怎么放到网站上供下载?能不能把某个附件设置加密,不让所有人都能查看下载?能不能批量上传附件,省去一个个操作的麻烦?

今天,就在这里我将为您一口气一一解答。

(1)在会议网站上上传的附件都去哪里了?

管理员通过编辑器中的“上传附件”按钮就可以将文件上传到网站上供参会者下载或者在线预览。怎么上传附件?看这里
CSP建会秘籍:附件上传到哪里去了?如何管理?

上传成功后,点击某个附件打开,会看到如下界面:
CSP建会秘籍:附件上传到哪里去了?如何管理?

左上角“科研在线-团队文档库”就是所有附件存储的地方。

通过右上角的“登录”按钮,管理员就可以进入到团队文档库,查看本次会议网站上的所有文档附件。比如下图看到ccatm2016这个会议的所有附件都罗列在这里了。
CSP建会秘籍:附件上传到哪里去了?如何管理?

(2)每次更新附件都要重新上传么?

既然我们知道所有附件都存在什么地方了,那么就可以方便的实现自动更新,不需要删除原来的再重新上传了,继续往下看。

假设我们要更新这个文件“第五届中国能力验证论坛邀请函.pdf”,那么就在团队文档库中找到它,然后点击打开该文件,如下图所示。
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发现在右侧有一个按钮叫做“上传新版本”,因此,我们只需要在这里将新的文件上传,原来的文件就会被覆盖,那么会议网站上的附件就会自动更新替换了。

而且,通过“科研在线-团队文档库”中的“动态”标签,我们还可以查看每一个附件的状态,比如哪个管理员上传的,上传了几个版本,分别什么时候上传的等等。
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(3)超过30M的文件怎么放到网站上供下载?

在会议网站的某个页面上上传附件,我们规定单个文件大小不能超过30M,但是有些会议需要上传视频或者照片集,那么文件就比较大在页面上无法上传,这里我们有了解决方案, 您可以直接在团队文档库中上传,然后通过给文字添加超链接的方式供参会者查看或者下载。

打开自己会议所属的团队文档库,在“文件”标签下找到“上传文件”这个按钮,就可以将文件上传。
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这里假设我们上传的文件是“中科院国际会议服务平台用户手册v3.0.pdf”,上传成功后,点开它,如下图所示:
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在该文件的右侧有个“公开链接”的按钮,通过这个按钮可以生成一个超链接,将该文件分享给任何一个人。我们点击看下。
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在弹出框里出现了“链接分享”,文本框里有一行网址,这个链接非常有用,因为一会儿我们需要将它以超链接的粘贴到会议网站上去,让其他的参会者能点开访问。所以先将这个网址记录下来

下一步,我们回到会议网站,假设我要在这个页面的最后放上我刚刚上传的附件“中科院国际会议服务平台用户手册v3.0.pdf”。
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首先,我们需要在这个页面上新加一行文字“中科院国际会议服务平台用户手册v3.0”。

然后点击编辑器中的“上传附件”锁链按钮,将标签设置到“链接”,再把之前让您记下的网址粘贴进去,注意把http://去掉如下图所示。
CSP建会秘籍:附件上传到哪里去了?如何管理?

保存退出后点开看下,是不是可以查看下载了呢?这就证明文字和那个附件已经关联起来了,实现了大附件的效果。

(4)能不能把某个附件设置加密,不让所有人都能查看下载?

上一步(3)中我们用到了“公开链接”这个按钮来创建超链接分享文件,不知您是否注意到,在这个界面上还有一个机关:创建提取码
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有了这个功能,我们就可以将这个附件进行加密,设置成不是所有人都能看这个文档,而是拥有密码的人才可以看。
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点击“创建提取码”后生成了一个随机的提取码,这样的话,之前放上去的那个超链接就不是所有人都可以看了, 必须输入提取码。当然,对于整个文件夹也可以设置加密或者公开分享。

您可以将此提取码通知给可以看该文件的人,比如群邮件。
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(5)能不能批量上传附件?

在会议网站的页面上只能单独上传附件或者以压缩包的方式上传,但是在每个会议网站专用的团队文档库中,管理员可以选中所有附件批量上传了。

这里建议大家最好对于多个文件新建一个文件夹来统一管理,便于创建文件夹超链接到会议网站上去分享。
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点击页面上的“上传文件”后,可以按住Ctrl再选择多个文件一起上传。
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最后将这个文件夹创建公开链接或者加提取码的链接,再以超链接的方式放到会议网站上去就可以了,具体参考第(3)(4)条。
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