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  中国石化催化剂有限公司长岭分公司 主管

如何做好每日记录

转载 2015-01-25 20:04:11


我的记录系统

 

  我是从2011年开始写每日记录的,最开始书写是因为看了日本作家佐藤传写的《晨间日记的奇迹》,佐藤的观点让我感到很新颖,原来日记不是当天写,而是放到第二天来写前一天的记录,电子表格居然也可以用来写日记,并且进行日记记录的时间还必须在清晨,他的理念完全颠覆了我对写日记的传统看法。抱着新奇的心态开始了书写晨间日记,断断续续的写到了今天,数量在400到500篇之间,期间对日记的模版与格式经历了多次调整和改进,总结成以下6个版本:

  1.0版:2011年用的是电子表格做成的九宫图来写,是最符合佐藤标准的晨间日记;

       2.0版:2012年开始用成功时间管理软件进行时间管理,对时间管理中的生活和工作实施情况会通过软件自动汇总输出到电子表格,再套用固定的电子表格导入汇总情况来写每日记录,这一个版本的好处是自己不需要输入当天的具体完成的工作情况和工作量,由成功时间管理软件进行总结的时候,来自动完成输出,在这个版本里自己设置了任务总量和完成率及未完成率相关指标,期间也经历了四次较大的改版。最终自动形成如下图的格式:图1 图2

图1 

 

图2

  3.0版:2013年上半年用的是WORD版本,认为电子表格对文字输入有影响,在电子表格里写文字不利于思维的发挥,不能很好的对当天的重要事项进行具体的回顾与分析,在这期间同时把工作日记单独分开了,用单独的WORD来进行工作记录。图3

图3

 

  4.0版:2013年下半年又恢复了电子表格的形式,但是格式与晨间日记的格式完全不一样了,新的电子表格形式把日记分成了9块,分别是:记录日期板块、梦想清单板块、成长板块、财务自由板块、健康板块、工作板块、习惯板块、感恩板块、回顾与反省板块、每日总结板块(包含工作总结、业务学习总结、读书笔记、心智学习和行动清单)这次的改版基本上形成了自己的风格,直到现在的每日记录,都是以此版本为蓝本进行设计的,也是从这个版本开始把晨间日记改成为每日成长记录。

  5.0版:2014年1-2月,用手机在上下班的通勤车上做记录,但坚持的时间不长。

  4.1版:2014年3月至今又回归到电子表格的记录,版本仍然是以4.0为基础,只是对表格重新进行了规范,把每日总结和相关板块进行了合并,并把每周计划与每周总结也嵌入了同一个电子表格中。每一篇日记与周计划,都设置了三个表格,一个是输入,一个是自动汇总每天数据,一个是输出。从2014年8月开始到今天已经136篇了。另外这个版本还结合了吉吉写作来协助完成每日记录,方法后面会有具体描述。图4-图7

图4
图5
图6
图7

 

改进的具体变化及原由:

  写每日成长记录最为原始的目的是记录生活工作中的点滴,通过书写和回顾来改进自己的不足,明确将来的方向,在几年的过程中,记录的心态也发生过几次改变:

  1、初写成长记录的时候,仅仅是按照佐藤的方法来进行模版化记录,就连九宫格的设置项目都和他的理念一模一样。

  2、随着书写次数的增多,在实际书写的过程中发现,对于发生的某一个事件,想多写点感想或者是心得,固定九宫格就不够用了,因此想对原有的九宫格模式进行改进。改进后用WORD来进行书写,WORD的好处就是想写多少就写多少,不受字数的限制。

  3、实践WROD版本一段时候后,发现WORD也存在不足,就是不好汇总回顾,没有电子表格方便,晨间日记电子版可以直接输入日期通过搜索就能找到当天要查找的内容。

  在这期间接触到了时间管理,每天在写成长日记的时候同时还在在用GTD理论进行时间管理,于是心中就有了是否把时间管理和每日记录结合起来进行记录的想法。那时用的时间管理还不是DOIT,用来进行时间管理的软件是成功时间管理,软件能够对每天的日程进行计划,对每天的完成情况可以进行备注和标示,并且有一个导出功能,能够按照固定的时间段,把这段时间所有的工作生活完成情况导出来。

  于是就利用成功时间管理导出日记录,再自己新建一个电子表格转化模版,只要把成功时间管理软件的导出的内容复制到每日成长记录中就会在每日记录中自动显示这段期间所有工作生活上的计划情况和完成情况,同时又设置了能自动生成总任务、完成率和未完成率相关指标,这样的好处是能用数据说话,用数据来显示每天工作生活的情况。还把晨间日记的九宫格格式转化成了横条的格式,这样的好处就是横条格式可以输入的文字再多也不会影响到相应的格式布局,以后所有的改进版本都是以此次调整的板式进行完善的。

  4、随着云技术的发展,手机端的时间管理如雨后春笋般出现,其中的杰出代表就是DOIT,由于成功时间管理软件不能进行电脑与手机同步,在几经挣扎后,放弃了成功时间管理软件,使用了DOIT进行时间管理,但在使用DOIT后,原来的每日成长记录模版就不能用了。于是对每日成长记录进行了再次改变,删除了由成功时间管理软件导出导入的方法,改为直接录入,但是基本模版没有发生大的变化。

  5、变更后的记录模版在实践一段时间后,发现原来的老问题又出现了,用电子表格进行文字输入还是不方便,经过多次的摸索与思考形成了现在的每日记录模式。

   具体解决方法是每日成长记录模版与吉吉写作结合起来进行录入。首先在成长记录中把基本的资料输入:如日期、每天的具体工作、生活、成长、财务等基础数据,对于每一模块的总结与经验单独由吉吉写作来进行完成,因为吉吉写作是纯文字录入,对于思考和书写具有很好的输入体验,在吉吉写作中创建与每日成长记录同样的板块,每一个板块按照日期进行排序和书写,每写完一天的,通过复制粘贴的办法,把相关文字较多的资料粘贴进每日成长记录,这种组合的方法,能解决以上所有的问题,是迄今为止个人觉得最适合自己的录入方法,而且更能在书写和记录过程中带给自己更多的感悟和心得。

 

记录中需要注意的问题

 

  在近4年多的实践过程中,遇到过很多问题和困难,其中有具体操作层面的,也有自身的原因,但无论如何在其中的经历和时断时续的起伏都让我有不同程度的收获,也在不断的思考做成长记录这件事的本身,其中有几个方面的问题也是我思考的较多的:

一、每日成长记录要记录什么?

  做一件事情,要明白我要知道如何去做,以前写东西就是记流水账,平白无奇,按照时间顺序来记录今天我上午干了什么,下午干了什么,晚上干了什么仅仅如此,直到记录成长日记后,看待问题的思路有了较大的改变,往往能看到事件背后的东西,而且把每日记录与个人成长充分的相结合,通过记录不仅让自己明白了自己做了什么,更明白了为什么这么做和将来该如何做?因此我把我的记录分为四大块,但实际只执行了三大块,第一大块是基本记录,如:时间、地点、篇数、体重、睡觉起床时间等,第二大块是结合时间管理对当天的事情进行安排,也就是做日计划,如:今天的重点工作、今天有无财务开支、今天成长学习计划、今天的业务学习计划和今天习惯养成计划。第三大块是对当天的总结和回顾,对每个项目的计划情况和实行情况进行总结,并按照五大块进行文字总结和个人经验,这才是成长记录最为重要的,因为它不仅让你看到了事件的本身更看到了时间背后的东西,因为它你才能不偏离自己的人生愿景按照计划的方向前行,因为它会不断的进行学习新知识,产生新想法和新点子并计划到实践中去。第四大块是人际沟通,但是没有执行,没有想到更全面和贴合实际的方法和手段。

二、每日成长记录通过什么平台记录?

  每日成长记录是我个人管理系统其中的一个子系统,和其它小系统有交叉,如:年度计划、月周计划、RSS定制、时间管理、收集系统、写作管理等等。但就与每日成长记录相关的有如下几个平台“

1、印象笔记。在印象笔记专门建立了收集系统,其中包含每周收集清单、本周实施清单、已经处理清单、未处理清单和废弃清单,具体如何运作下面会介绍到。截图如下:图8

图8 

 

2、RSS定制平台。这个平台包括Chrome 和手机端系统,软件用的是inoreader,在阅读过程有灵感或者感悟全部会推送到印象笔记的每周收集清单,然后在周度回顾的时候对每周收集清单进行清空,把和个人成长相关的内容如:知识管理、时间管理、职场管理及财务管理等等放入下周实施清单,下周每天做每日记录的时候可以从中进行信息采取。图9

图9

 

3、阅读平台。主要是纸质书、多看和亚马逊阅读电子书,对看书过程中的感悟与灵感处理的方法同2.​

4、吉吉写作。主要是用于输入大块的文字。图10

图10

 

5、周、月计划与回顾。在做周、月计划回归的时候,第一步是整理每日成长记录,把一周以来记录中有可执行的项目归档放入时间管理系统中;把自己需要专注的领域和财务工作中的大块文字按照类别汇总后单独放入各自的整理文档如:时间管理和知识管理;把将来需要做的事情放入将来也许清单;第二步是整理印象笔记。整理本周实施清单,把完成的各自项目分类进行整理。整理本周收集清单,清空收集箱,把收集到的信息进行分类整理。

 三、每日成长记录中的清单如何处理?

  在每日成长记录中会对某件事记录自己的感悟和看法,或者针对某个知识点记录自己的想法,由此在每日记录中会产生如下清单:1.可行动清单。2.将来清单。3.感悟清单。4.改进清单。5.习惯培养清单。如果每日成长记录记完了不去反思或者回顾它,而是束之高阁,那么在体现每日记录的价值上会大大的打折的,因此我是利用每周计划与回顾的时候对上周的每日记录情况进行集中处理,相关清单的记录可以参考第二款。这里值得向大家推荐的一个方法是:要把每一行动与年度或者月度计划进程表进行结合。我的处理方法是:在年初制定年度目标的时候,会把年度目标进行分解,具体分解成时间进度和量化进度,每周总结与计划完成后,会把本周内完成的事项(每日记录只是其中的一部分,不是全部)分别输入月度进程表,对全年任务完成情况有一个时空和量化的感官,更能通过立体的展示,让自己朝着正确的道理前进,并且明确的知道这条路你已经走到哪里了。

   四、是否进行纸质的输出?

  每日记录都是是电子版的,无论是电子表格还是WORD模版,是否进行纸质输出那是智者见智仁者见仁,我本人是推荐纸质输出的,纸质输出更加能够体现成就感,提高自己坚持下去的毅力。

    五、如何进行查询?

我的每日成长记录,都会通过电子表格自动建立台账,同时建立一个自动的查询页面,在查询页面中,设置了日期下拉菜单,只要在下拉菜单中选择自己想查询的日期,当天的记录就会自动原味的展示出来,完成查询,以此达到台账查询和每日查询的目的。

 

每日记录能得到什么?

 

  几十年过去了,在我依稀的印象中还是读书时在老师的要求下写过日记,而且一直对文字的东西天生就有一种惧怕,直到看到了《晨间日记的奇迹》这本书,让我又重新拾起了日记。现在回过头来想想400篇的记录对于别人来说是件很容易的事情,但是对我来说,这件事情的本身就是一个进步和跨越,从中也得到了不少收获。

    一、收获了坚持的力量。一直以来总想改变现在的自己,改变自己三分钟热度的不良习惯,写日记是一种很好改变自我手段,通过不断的坚持,看着日记篇数的不断上涨,自己坚持的力量也在升“值”。

    二、让自己更了解自己。每天在与自己的对话中,让自己更加了解自己,只有了解自己后,你才能在做选择的时候,更能选中正确的那个选项。

    三、让自己更会思考。往往看到一件事或者自己亲历一件事,过去了也就过去,但是你在做记录的时候会进行回顾,在回顾的过程中你会去思考这件事情的表象和里象,通过对事情更深层次的探究,无形之中提高了自己思考的能力。

    四、让自己平衡心情调整情绪。待人看物,总有不顺心的,对于不顺心或者气愤的事情总是喋喋不休,把自己关进焦躁与怨恨的牢笼,但在记录的过程中,让自己更加能调整自己的心情,控制自己的情绪,把释放出去的消极情绪及时拉回来,不让自己变"怨妇"。

    五、让自己走在正确的道路上。黑夜里行走你会失去方向,但黑夜里点上一盏明灯,它就会照亮你前行的道理,每日成长记录就是那盏明灯。

    六、让自己更精通自己专注的领域。在每日成长记录里,每天都会对自己需要专注的领域进行思考,日积月累会后会让自己需要专注的更精通。

    七、让自己提高写作能力。

    我会继续坚持去做这件事情,也会根据实际情况对现有的记录进行适当调整,近段时间会去思考每日成长记录与自己人生愿景的结合。

   好了,我的说完,你的呢?

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