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A4纸工作报告----简洁、高效、清晰的简报分析

(2013-07-20 23:23:17)
标签:

gtd

笔记

读书

效率

情感

分类: 01-个人知识管理

A4纸工作报告

      ----简洁、高效、清晰的简报分析

 提示:转载请标明出处

 

一、 逻辑写作的技术

 

(一)理清重点

 

●用逻辑力,把话说清楚,把报告写明白

  ◎表明期待,使对方做出反应

○主题不能模糊不清

○期待不能模糊不清

  ◎咨询沟通五要素

    ○说者

    ○听者

    ○主题

    ○解答

    ○期待的反应

  ◎用有选择的力量,提高说服力

    ○金字塔原理

    ○见图

 

●了解对方想知道什么,准确提供讯息

  ◎明辨讯息种类,区分使用情景

    ○见图

  ◎传达讯息一般分三步走,有先后顺序

    ○记述讯息

    ○评价讯息

    ○规范讯息

 

●为讯息设定明确范畴,避免主题混淆不清

  ◎主要主题只能有一个

  ◎关键主题最好3个最多7个

  ◎见图

 

●运用问题解决程序,理出核心讯息

  ◎工作的本质

    ○修复失误

    ○避免失误

    ○ 提升改善

  ◎解决问题的五个步骤

    ○发现与确认问题

    ○针对问题设定具体的课题假说

    ○针对课题拟定各式的解决方案

    ○为各式解决方案进行评估

    ○选定并实施解决策略

  ◎找重点-抽象化liuc

    ○观察现象、归类讯息,进而统整出其中的共同点,将复数讯息整理出一个抽象讯息,才能找出对的问题、设定对的假说

○见图

 

●明辨问题的类型,确定主题范围

  ◎解决问题的第一步就是发现问题

  ◎问题分为三种

    ○恢复原状型

    ○防微杜渐型

    ○追求理想型

  ◎多种问题可能会同时存在,甚至互相关联

  ◎首先要确定核心问题

 

●扩展思考面向,构思可行的对策

  ◎假说就是未经证明而最接近答案的解答

  ◎通过设立假设性的解答,才能有办法籍由比较、验证、逐步找出最可行的方案

  ◎可以通过数据分析和现场访谈来协助自身了解实际状况

  ◎三种思考方式

    ○对角思考

     客户/消费者的观点

     第一线的观点

     竞争对手的观点

    ○两级思考

     从两个极端思考

     如:进攻和彻底防守

    ○零基思考

 

 ●将议题层层展开,直探问题的根源

 

 ●避免跳跃性思考,让结论合情合理

 

(二) 整理重点

●运用逻辑思考,建立论述架构

  ◎由于认知的起跑点不同,不能只是写我想写的,要以对方能理解的角度出发,将重点清楚的传达

  ◎读者:先接受主要的论点,再接受次要论点

  ◎上层的中心思想,则必须与下层的支持性论点紧密结合,形成金字塔结构

 

●找出正确分类方式,避免咨询重复、遗漏

 

●撇清关联性,让结论与论据环环相扣

 

  ◎Subtopic

 

●活用归纳与演绎逻辑,找出问题的答案

 

●找出问题、提出解决方案,采取行动

 

(三)呈现重点

 

●运用编排版面,突出关键咨询

  ◎要使文章好读好懂的最好方法就是直接在书面上标出前因、后果等段落所在,让读者一眼扫过

  ◎见图

  ◎视觉化三工具

    ○以大小标题点出各段主旨

    ○以记号、缩排、空白突出文章层次

    ○ 在各段开头标出文章说明角度 点题

  ◎ 第一,在大标题中说出结论,吸引读者目光

  ◎ 第二、突出咨询的逻辑层次,让版面清爽

    ○没有用1 来突出层次,而是用图标来表示,可以见图

    ○第三、在每一段落最前面,提出独到见解

       养成由切入角度开始撰文的习惯

 

二、 一页商业文书范列

 

●用PDCA循环,让专案进度一目了然

  ◎日本丰田的A3报告

  ◎A3报告的故事由来

    ○丰田喜一郎

    ○美国考察回来的主管

    ○立刻全部说出来

  ◎以完整、简约的事实说故事

  ◎计划 执行 检查 改进(PDCA)

  ◎具体见图

 

●用1.2.3map整理逻辑,强化说服力

  ◎1.2.3 map

    ○1 message(核心讯息,即 一言蔽之 的提案目的为中心

    ○2 左右四角以顺时针方向分别说明1个行动建议(1 action),以及2W1h,并遵循3的法则,以3点条列陈述。

 

●用8个要点,促成关键决策

  ◎简洁的策划案才能传达出提案者对提案的信心

  ◎8个要点

    ○标题

      策划案浓缩成一句话

    ○副标题

      负责发挥说明和增加趣味性的功能,引起读者的好奇

    ○首要目标

      企划案的目的

      预期发挥的效益

    ○次要目标

     企划案的额外报酬,让案子听起来更有利、可行,但不能过于夸大,以免失去可信度

    ○理由

     需要通过1-3段的文字说明推动的理由

     预测并回答读者心中所有的疑问

     首先:陈述情景,说明你是谁,为何要提出这项企划案

     接着:说明为何你的企划案可以达到你宣称的目标,而且是达到目标的最佳行动方案

     撰写理由时,应当安插时间因素,比如需要协助的截止时间

    ○现状

      说明及更新计划的进展,并充分地揭露细节,要不故意忽略负面或者有争议的事项

    ○行动纲领

     企划人希望读者采取的行动,以及读者在你的企划案中扮演什么角色。最后以日期和签名做作结

  ◎见图:一页企划范列

 

●用大图标、图表、结论,让讯息一听就懂

  ◎西村克认为一张简报的3个部分

    ○标题

    ○内容

    ○图表

    ○标题及内容各占15%的版面,图表占70%

  ◎制作简报的第一步就是先列出目录,为论点搭好骨架后,再制作内容,为简报填进血肉

    ppt的话用大纲输入功能

  ◎一张ppt只传达一则讯息

    ○而这则讯息就要做出ppt最上方的标题

    ○如果资料较多,可以在标题下发以条的形式补充,但最多不能超过3项,不能偏离原本主题

  ◎简报不是演讲稿

    ○避免列出成段、成句的文字

    ○只要标示关键字

    ○其余的由讲者口头说明

  ◎每张ppt一定要放些图解

    ○简报内容如果改以图表为主、文字为辅,就能产生最佳的视觉沟通效果

    ○如果咨询到了非要不说的地步,那就另开一个新的

  ◎最后,为了清楚的传达讲者的观点,最后以两种方式来说明清楚做出结论

    ○从这些资料中,我们掌握到.....的趋势

    ○从刚刚的报告中,我们可以得出以下结论......

    ○如果任由听众自行解读内容,就会脱离讲者原本设定的逻辑,如此就没有说服力了

 

●用15分钟筛选法,找出核心理念

  ◎高桥政史

    ○读书表格

     右半夜的三角形

     左半页的16个空格

    原理

     开始阅读前必须先确定自己的读书目的

     即对这本书的提问

     并且所有问题必须明确、具体

    ○列子见图

     在三角形中填入提问

     针对提问在15分钟内从书中找出问题有关的16个关键字,填入左边空格

     可以有名词、数字、名言或者一个触动人心的观念,但必须有提问有关

     一定要在15分钟内找出16个关键字,才能迅速找到重点,并非照单全收

     将16个关键字分组、筛选,找出3个最终的观念,写入三角形的3个圆圈中

     融会贯通3个观念后,归纳出1个行动方案,回应最初的提问

 

●用sxqor逻辑结构,让故事引人入胜

  ◎架构

    ○设定状况 s

    ○发现问题 c

    ○设定课题 q

    ○克服障碍 o

    ○解决收尾 r

  ◎分析

    ○scq是故事的导入

    ○o是故事的中心

    ○r是故事的结尾

    ○scq是起

    ○o为承、转、承、转、承

    ○r为合

    ○ scqor是解决问题的过程

  ◎见图

 

三、 达人观点

 

●提出对的问题,回应客户正在的需求

  ◎不管是提案或者企划,找对问题永远是第一步

  ◎关键在于能否弄清客户的问题

  ◎三个方法

    ○问问题,弄清客户的本心

    ○看细节,挖掘人性共鸣点

    ○认真生活,联系观察观点

     举个列子:听完唱歌比赛,你是用好还是不好来衡量,或者你用如果提高一个调会更好;两种方法对比那个好呢?

 

●读者最迫切需要的咨询,才是重点

  ◎找重点就是下标

    ○标题非常重要

  ◎讲重点就是一种体贴人的能力

  ◎方法

    ○讲重点,体贴读者

     本质就是了解读者,给对方他要的东西

     前三句不是读者想要的的咨询,对对方来说就不是重点

     事先要知道你的读者是谁

     下笔前了解对方的需要与立场

     找出他最想知道的事情,放在显眼的地方,这才是抓重点的秘诀

    ○好结论,让人起身行动

     必须遵守一个原则

       起、承、转、合

     破题如剪刀,结尾如棒槌

      千万不要虎头蛇尾

      结尾通常是能达到让人起身行动的效果

    ○活用FAB架构,做好沟通

     案例“建议加强新引进业务员的训练”

       一开始从看到客户骂新人业务的真实故事带起,引起领导的注意

       接着提出A:即建议;加强新人的训练的要求

       最后让老板知道做这件事情的好处B:提升公司对外的信誉和形象等

     日常的训练

       从生活中的报纸标题、电影片名开始训练自己的下标能力

       有与互动中,学习用一句话重述别人的话,或者用30字写心得

       通过博客、微博分享所见所闻,善用文字数的限制

 训练自己提纲的能力

       并从中观察怎么样的内容能够获得最多的回应

       用一言难尽的话用一句话说尽尽,还能让人叫好,就是重点陈述的最高境界

 

四、 其它

说好一个故事,触动停产去改变世界

  ◎听众才是改变世界的英雄

  ◎找出观众在乎的事,讲嗲嗲听得懂的话

  ◎ 故事与数据交错,理性又不失感性

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