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小公司的Technical Writer

(2013-01-14 18:08:09)
分类: 技术写作概论

在小公司当一名技术写作者其实是一件有挑战的工作。除了要有专业技能,还需要有多方面的能力。在我的经验中,尤其要做到以下几点:

 

  1.  把自己培养成为一名多面手
  2.  学会自己做决策
  3. 不要把自己孤立起来
  4.  成为标准和流程的创立者和推动者
  5. 常精进勿懈怠

把自己培养成为一名多面手 

     小公司人员少,尤其是技术写作人员,甚至可能只有一两个人。但文档的工作流程并没有少,仍然涵盖计划、写作、初审、终审、发布等环节,对最终文档的质量要求仍然是易用、易懂、易检索。这就对技术写作人员的能力提出了更高的要求。

 

  • 要精通编辑写作工具,在工具出现问题时能自行解决。
  • 要会绘图,有一定的平面设计能力。
  • 要有项目管理的意识和技能。很多情况下一个人要进行多个项目的文档写作,所以必须有有效的时间管理。
  • 要熟悉产品,不光是一些产品的模块和细节,而是从系统的角度了解产品的功能以及产品之间的关系。
  •  如果要写作技术白皮书之类的市场资料,还要有产品的背景知识,例如商业环境、设计特点等。
  •  ……
    这么多要求,自己不会怎么办?小公司又没有完善的培训机制,只能通过自学。在工作中学习,通过网络课程和交流会学习。


学会自己做决策

    小公司的一大好处是,自由发挥的空间大,很多事情需要自己做决策:例如,要选择哪一种写作工具?选择哪一种结构标准?是否需要CMS?做决策的要素是普通适用的,看看彼得德鲁克的书就清楚了。需要强调的有两点:

 

  • 界定某些问题是常规问题还是特例。如果一个问题反复出现,哪怕是再小的格式问题,也要想办法彻底解决,而不能每次都用workaround
  • 意识到所做的决策会对以后的工作产生持续的影响。例如,如果采用DITA作为文档的结构标准,公司将会一直沿用。所以务必要权衡考虑。


不要把自己孤立起来

     如果是一名lone writer,很容易整天做自己的事,而忽略了与同事的沟通。这种隔离是非常危险的。哪怕没有人要求,也尽量要让别人知道你在做什么,况且工作过程中还需要别人的协作。另外还要大声说出自己的看法。很多技术写作者常抱怨文档不受重视,殊不知自己的失语也是造成这一局面的原因。记得去思科面试那次,有个技术经理问了这么个问题:“如果市场经理和技术经理对文档的内容有分歧,你会怎么办?”每个角色都有自己的立场,文档写作者也一样。他/她的职责是把有用的产品信息有效地传递给用户,结合用户场景他/她应该有自己的判断,而不是纠结于到底听谁的。


成为标准和流程的创立者和推动者

     小公司通常存在流程和标准缺失的现象。在文档方面也如此。如果公司没有写作标准,没有文档开发流程,没有术语库,怎么办?自己创建吧。不过要注意切勿贪大贪快。先建立一个框架,在工作中逐渐积累填充,持续完善。


常精进勿懈怠

     在缺乏监督和沟通的情况下,很容易让人产生懈怠的心理。如果没有设立工作和学习计划并积极执行,可能就会被日常事务所累却碌碌无为,没有成果。要想彻底改变这种情况,只有进行自我修炼,常精进勿懈怠。

 

  • 为自己设定工作和学习目标,时常检查反省。
  •  和同行多交流,多学习新的工作方法和思路。
  • 记录自己的点滴进步和经验,这将是一笔财富。
  •  ……

     各位有什么经验分享吗?

 

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