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TechComm201小结1——文档项目管理

(2012-05-14 07:32:06)
标签:

stc

techcomm201

技术写作

it

分类: 项目管理

关键词:项目文件夹,资源,关键时间点,时间倒推法,甘特图

 

项目管理并非项目经理一人的职责,参与开发项目者人人有责。对于同时投身于多个产品和项目的TC(Technical Communicator),尤其需要运用一些项管的方法来提高工作效率。

当你接到一个写作任务,需要做哪些管理工作呢?

 

建立项目文件夹

Leah老师特别强调了一个项目需要一个物理文件夹(而不只是电脑上的虚拟文件夹),原因是很多琐事不能及时输入电脑,需要记在本子上。文件夹把一个项目的东西集中起来,方便查看。

项目资料包括关键角色(Project Manager、Subject-Matter Expert、Technical Communicator、评审参与者等),目标读者的相关信息,对文档的要求,开发项目的计划,会议纪要,头脑风暴结果,一闪而过的灵感,等等。凡是与该项目相关,都记在一块儿。

小提示:我自己的做法是一个项目的事用一个本子记,开会带个本就行了。若要在电脑中记录相关信息,个人觉得Windows自带的OneNote还不错,可以分门别类地记下很多信息,也方便搜索。尽量不要把多个项目的信息记在一起,造成干扰并且不方便查找。

 

收集相关资料

A. 项目范围

初步评估项目的工作量:这是一个全新版本还是维护版本?需要哪些手册?是撰写还是维护?输出包括哪些形式?

在回答这些问题之前,TC需要了解公司产品的版本命名。例如,

· 4.0是一个大版本,包括很多新功能,需要Release Notes,可能需要编写新手册或对现有手册进行较大的更新

· 4.2是一个中间版本,包括新功能和BUG修改,需要Release Notes并更新手册

· 4.2.1是一个小版本,主要包括BUG修改,Release Notes中主要更新BUG修改,一般不需要新手册

· 4.2.1a发布补丁,只需要Release Notes

小提示:开发更改并非都需要修改文档。关键在于对用户造成了什么样的影响。

B. 项目资源

确定了文档范围,所需要的工作量心里就有底了。接下来是对项目资源作个盘点。尽量在项目开始之前就保证资源届时可用。

资源包括以下内容:

· 人员:TC、SME、评审人员、PM等,尤其要尽可能准确地估算TC的可用时间

· 软件和工具:根据项目要求的文档输出,确定所需的软件和工具

· 风格要求:手册需要遵守哪些写作规范

 

确定文档范围

文档范围和项目范围是两码事。确定文档范围是指基于前面搜集的资料,从目标和可能性方面进行分析,从而确定文档项目的输出。具体包括目标读者分析、读者对文档的期望和要求、可行的文档输出。

小提示:在询问期望时,不妨换一种提问方式。如果问:您觉得需要什么样的手册?被问者可能什么也答不上。如果问:您对目前的手册有什么不满的地方?被问者则可能将所有不满一吐而出。这正是需要下功夫的地方。

 

确定项目关键时间点

Leah老师的方法是时间倒推法,就是从产品发布的时间点倒推,确定每个关键时间点大概在什么时候。

TechComm201小结1——文档项目管理

    注意:这只是一个目标时间点,还需要根据实际情况进行修正。

我觉得这个方法对于某些项目(例如waterfall模式)有用,对敏捷项目没有用。因为对于敏捷开发,一开始发布时间并不确定,无法倒推。在敏捷项目中,TC的进度紧随开发进度,增加了开销,但基本上能够保证文档按时完成。

 

分析重点任务

在这个步骤中会详细分析重点任务(例如订计划、列提纲、打草稿、写作、评审、测试等)所需要的时间,对上一步订的时间表做修正。尤其注意预留一些开销时间,例如开会、技术研究等。通常我们做计划时会比较理想化,计划也做得比较激进。所以确定时间点时务必要现实点。

小提示:可以引入一个效率系数(一般是0.8左右)。将计划的时间除以这个系数,得到比较可行的时间。

风险评估是比较容易被忽略的。在项目开始之前,就需要对项目中可能出现的风险进行评估,提出解决方案。可能的风险包括:TC的资源不够、SME提供的输入不够、评审不及时等。

· TC资源不够:确定对于读者来说哪些工作是最重要的,哪些是次要的。把时间花在刀刃上。

· SME提供的输入不够:尽可能早地确定出需要SME哪些输入,最好能与PM或项目管理人达成协议,要求SME预留出工作时间提供输入。

· SME评审不及时:同上。要求SME预留出工作时间进行评审。

小提示:我们使用JIRA进行项目管理。对于每一个功能,我会制定三个任务:SME输入、TC写作、SME评审。任何一个任务没有完成,该功能就不算完成。这样可以很好地敦促SME提供输入和评审。

 

制定文档计划

有了前面的准备,制定文档计划显得轻松多了。文档计划包括:

· 输出形式(pdf、在线帮助或其它)

· 每个文档的相关责任人(SME和评审者)、目标读者、主要内容(二级标题即可)

· 关键时间点

小提示:可以使用一些思维导图工具来构思文档,例如FreeMind。

 

创建甘特图并跟踪项目

甘特图(Gantt Chart)是一种项目管理工具,它可以非常直观地反映项目的进度情况。在创建甘特图时,需要注意以下几点:

· 确定人员:哪些人做哪些事

· 确定任务:大任务分解成小任务,小任务分解成步骤

· 确定任务之间的依存关系:哪些任务必须要在别的任务完成之后才能完成

· 在任务完成前要预留足够的缓冲:任务完成前可能出现意外情况,所以需要预留缓冲时间

甘特图示例      装修布置一个家庭办公间

 TechComm201小结1——文档项目管理
TechComm201小结1——文档项目管理

小提示:老实说现在我还没有用过甘特图来管理项目。对于一些正常开发以外的项目,可以考虑使用,例如将手册源文件的内容结构化。

 

在关键时间点索要书面确认

说白了就是找相关责任人要个凭证,说明这个时间点完成了计划要完成的事。比如文档评审完请SME写个书面确认。这点不太符合中国人的处事习惯(公事公办一板一眼的态度难免让人感到生疏),所以需要与当事人讲明白,这个并不只是为了撇清责任,而是为了控制项目进度。

小提示:比较可行的办法是制作一张表格,列出关键时间点和相关责任人,确认完请责任人签字。电子邮件确认也可以。

 

项目总结

项目结束时做一个总结,看看哪些做得比较好,哪些方面还需要改进。

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