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善用时间

(2011-05-30 15:53:57)
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杂谈

分类: 转来转去

 (作者:陈志勇  转载地址:http://home.cyol.com/275519/viewspace-310319.html)

    以前写了《如何管理好自己的时间》、《我们有很多一分钟》等与时间管理有关的文章,但总是感觉许多地方没有说到位,直到近期看到一些材料,很有启发,梳理下来与同学们共享。

    时间是上天公平的赋予个人的礼物,如无充分利用,虚度光阴实在可惜。“管理人生就是管理时间,管理时间,就是管理生活中所有的事。”时间的利用与管理关键在于知道用在哪里?是否花在有意义的事情?有效的时间管理,应包括下列几点。

一、时间有效运用

    大学阶段与高中阶段最大的不同在于:高中生的生活、时间是被控制的,很少有自我的时间,而大学生正好有许多可以自己安排的时间,懂不懂得适切的安排,就成为成功与否的关键。事实上每个人都会浪费一些时间,然而当时间的浪费到了一定程度之后,它会干扰个人目标的达成;你可以利用如同记账的方法,将每天的行事记录下来,只要一个星期就能找出浪费的时间,避免浪费时间是时间管理的第一课。

    其次,“效率”也是一个重要的课题,每个人生理时钟不同,读书、做事情的方法、习惯也都不一样。时间乘以效率等于效果。如何利用最有效率的方法,如将重要的工作分配在精神最好的时段去完成,所费时间最短或者是收益最大;将一些不必集中精神的工作,利用精神较差时完成,就是有效率的运用时间。如保留一段不受打扰的时间,能让工作更为专注。

    此外,还要检视是否做了一些根本就不必做的事,因为这些事只会浪费时间,毫无成效可言。检查的方式很简单,从自己工作清单中,找出如果没做这件事,不会有什么后果的事情,就代表可以删除掉了。

二、善用零碎时间

    人一天的工作、生活常被分割成许多段落,这些段落与段落之间,则有许多零散的时间。善于时间管理者,会把零碎的自由时间做整合,让时间集中成几个大段落,如将例行的会议固定安排在特定的时间,让剩余的时间可以专心工作,不致因为常有会议而打断工作的连续性;此外,另一个方法就是运用这些零碎的时间,将零碎的工作利用零碎的时间完成。不论上述何种方法,“计划”成为时间运用的一个重要关键,同学们可以利用“记事本”安排行程,并且在一周开始前预先了解本周时间的分配,再加以整合,就可以将零碎时间发挥到极致,无形中就比其他人完成了更多的工作。

三、学会授权与拒绝

    “如果你的工作都是无人能够代替,那你也没有时间让自己升级。”授权是分摊工作与责任。卡内基资深讲师黑立言说:“有时你也必须勇敢说‘不’,多给别人承担责任的机会。当你愿意挂上‘请勿打扰’的牌子时,你会发现至少有50%的工作,会有别人帮你共同承担。”更何况有些事情纯粹是消磨时间,基于好友情谊又不忍拒绝时,常是时间最大的浪费。

四、避免拖延影响时效

    要避免拖延,最好的方法就是在时限内完成,可惜多数人都正好相反,常把工作拖延至最后才急就章完成,所完成的成果迫于时间压力往往品质不良。因此,可以运用一些消除拖延的策略:

    1.预估时间:习惯拖延的人在预估时间上常发生困难,他们常低估工作所需的时间,也低估了自己完成工作所需的时间;一方面练习估算时间,二方面将完成工作的时间提前设定前置量。所谓的前置量不一定是指时间;换言之,就是想达成一个目标的时候,自己要限定一个稍微严格的目标,如果连这个稍微严格的目标都能达成,自然就完成原本的目标了。如星期一上午8时要交作业,要求自己在星期天晚上8时完成,如果这预订的时间可以完成,除了一定能达到原有的目标外,同时,也保留了修正的时间,可以让品质更加提升。

    2.备忘录:把备忘录(如便利贴)贴在一些特定的地方,来提醒自己该做些什么事情,随时提醒自己,除了不会忘记外,也可以提示完成的时间。

    3.奖励自己:达成自己设定的目标,可以给自己一个奖励。

    4.分步进行:有些工作复杂且庞大,不太可能一蹴而几,最好的办法是将工作切成几个部分,每天进行一小部分,日积月累总会有完成的一天。我在攻读博士学位时,最后的论文撰写非常辛苦,一方面白天工作,晚上读书写论文,而且还常有许多其他的杂事占去不少时间,但笔者坚持每天都要有进度,即使一、二页也没有关系,最后论文终究完成,也才得以顺利毕业。

    5.五分钟计划:让自己只要做五分钟,等五分钟到的时候,再决定是不是要继续五分钟,通常只要在第一个五分钟里能专心,多数的情形都可以再持续下来。所以,一开始的坚持是很重要的。

    6.达到80%原则:不要期望自己一次就可以把所有的事情从开始进行到结束,最好给自己比较务实的目标,至少先完成80%,当达成80%时给自己增强信心,再思考如何完成剩下的20%。

    7.寻求支援:可以找其他同学一起读书或做作业,但是找来的同学必须是很积极,而不是同样会拖延的同学。

    8.设定固定时间:在一天中设定固定的时间做同一件事情,如此可以建立起习惯,一旦习惯就容易持续进行。如每天晚上十点左右,我就会自觉地到电脑前写博客。

    9.改善环境:工作环境会直接影响拖延。如读书环境中有电视又有音响,这不可能是好的读书环境,你可能要选择到其他干扰比较少的环境去,好让自己能够专注:

    (1)学会收拾。收拾并不只是将个人物品收藏起来,事实上比较重要的意义就是个人空间的管理,将个人的物理空间如书桌、房间甚至小至书包,均将其空间有效的分配,并且养成随手定位的习惯。此时,不但搜寻物品快又有效率,空间看起来清爽、干净,个人的工作或学习的情绪会更佳。

    (2)布置与选择学习空间.学生最重要的工作就是学习,没有好的学习空间,学习的效果势必大打折扣。因此,布置与选择一个有利于学习的空间非常重要。布置与选择最大的差别在于:“是否有权改变?”举例而言,有些学生反应,同学上课时非常吵杂,不容易专心,教室因为是公共区域不易改变,但可以选择靠近老师而不受干扰的位置。住校的学生如果住在宿舍里,室友的生活习惯大不相同,寝室可能不容易专心读书;此时,只好选择图书馆作为温习课业的地方。如果是属于私人的空间,则应该将影响注意力与专注力的因素尽量排除,像是杂乱的房间、房间中有电视、音响等,甚至为求专注,在特定的时间关闭手机,以减少分心,这些做法会让你的环境成为一个适合学习的环境。

    (3)定期清理。虽然平时就保持好归位的习惯,但许多工作不会一件一件乖乖的排队,事实上你会发现,当你完成一件工作时,就又会有五、六件工作等着你。这些日积月累的工作逐渐堆积,又成为另一个乱源的开始,因此养成定期清理的习惯,成为维护物理环境一件不可避免的工作。要做好此项工作,下定决心是非常重要的。我们常因工作忙碌,平时疏于整理个人空间,若没有办法下定决心整理,可能愈积愈多,最终不可收拾。所以随手整理的动作要养成之外,下定决心每日或每周定期清理自己的书桌、房间,才能常保工作效率;此外,忍痛割舍是确保整齐的法则,有些物品是否要保留,常成为非常难以抉择的项目。因此,如果评估未来的使用率不高或根本不可能再使用,只好“忍痛割舍”,为了避免浪费,如果用不到的东西最好就是不买,避免买了没用,最后又丢弃形成双重的浪费。

    每个人都同样地享有每年365天、每天二十四小时。可是,为什么有些人在有限的时间里既完成了学业、享有辉煌事业又能充分享受到友情甚至爱情,让自己的生活过的多姿多彩呢?他有三头六臂吗?他们会分身术吗?时间老人过多的偏爱他们吗?关键的秘诀,就在于善于进行自我时间管理。希望大家都成为时间的主人。

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