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1-6列出目标清晰的任务清单

(2020-02-17 09:29:29)
标签:

计划

目标

分类: 计划-目标

做好计划,最重要的一步就是列出一张目标清晰的任务清单

想象一下,工作日早上八点半,和往常一样走进办公室,然后在办公桌前坐下,即将开始一天的工作。那天,又有一大堆事情等着你处理。面对这些事情,通常而言,你是怎么处理它们的?想到哪件就立刻着手去做?还是,在开始所有工作前,会花上三到五分钟列一份任务清单呢?

事先制订的各种计划,最重要的目的是让你知道哪些事必须在今天完成;哪些事情很重要,需要优先处理;哪些事情相对没那么重要,可以缓一下;哪些事情性质相同,可以批量处理;等等。而以这些事前谋划,正是为了给你营造更集中、更充裕的时间进行工作。哪怕你的工作随时充满变数,你也可以及时调整自己的计划表。

或者你会认为,那些事情每天都在头脑中规划过了,只是没把它们列出清单而已。但事实上,我们很多时候,的确高估了自己的记忆能力。特别是在一大堆乱七八糟的事情面前,我们极有可能忘记其中一些重要的事情。例如:给客户打个电话,告诉他发票的抬头一定要写上部门名称;或者工作完成后,发一封邮件给上司进行报备;等等。忘记了一些重要的事情,可能让你烦恼,需要返工,浪费时间,甚至造成严重的错误。而往往造成这样的问题,就是没有给工作列出一个清单,来提醒自己。

无论一个刚刚入职的新人,还是一个工作多年的达人,都需要一份简明清晰的任务清单。因为一个人如果每天的工作都是在紊乱的状态中开始的,那么他整天都会手忙脚乱,处于被动应付的局面。但是,如果每天早上都能花点时间思考今天该做什么,让零零碎碎的事情在思考中逐渐清晰,知道自己今天着重要做什么,如何去完成,能让自己的工作更具有条理性,目标也更容易达成。整理一个目的清晰、可执行的任务清单,不仅能有效利用时间,也能让自己在工作中变得更加主动,更有信心。

任务清单要目标清晰就是要清楚任务重点以及任务完成的期限。因为只有明确这两点的目标,才能减少工作时间,更有效地完成任务。

节省时间的秘诀在于做那些最具生产力的事情。想要消除时间杀手,就必须理清自己的任务重点。找出所有的任务重点之后,再进行具体的抉择,才能令工作更顺利地进行。

在时间管理领域中,有一条所谓“帕金森定律”。此定律表明,人们始终会根据任务的最终完成期限来调整自己的工作速度。例如,有一项工作,一个人一个星期就能够很好地完成的。如果安排某个人用一个月的时间去完成该项工作的话,他便会在不知不觉间放慢工作速度,慢慢地将整整一个月的时间都用在该项工作上。但如果安排他必须要在一周内完成这项工作的话,他便会调整自己的工作状态与工作速度,以确保可以在一个星期内完成。所以,任务清单中清晰的任务完成期限也是很重要的。

目标清晰的任务清单会让你在特定的时间内去做特定的事,并让你了解到自己在这一时间段内所能达到的最佳效果。

一份有效的任务清单不但应该简明扼要、主次分明、目标清晰,也需要实施步骤简单,容易在短时间内迅速完成。运用标准化的实施步骤,长期坚持下,不需要深思就能切中关键点,让每一天的工作都井然有序,高效完成。

在刚开始拟订任务清单时,不太容易进入状态,因而花费的时间也会多一些,很多人就会认为这是浪费时间而放弃。但是,你只要坚持一段时间,当看到自己逐渐从工作的负面情绪解脱,变得悠闲从容,再继续下去就会容易很多。因此,任何事情贵在开始,重在坚持

高效利用时间是一种能力,而且是一种应付现代社会的必备能力,但是这种能力不是先天就有的,而是需要日积月累的训练。从现在开始,列一份任务清单,每天“浪费”你的三五分钟,却会让你的每一天过得更充实、更有效率。

在制定目标清晰的任务清单时,你应从大及小、从广及微。总任务清单即此处所指的“大”与“广”,而每日任务清单的制定即“小”与“微”,主要制定方法如下:

1、总任务清单的制定

首先,你要将一年内需要完成的每一件事情与目标都列出来,并进行具体的目标切割:

(1)将年度目标具体切割成季度目标,并在清单中明确指出,每一季度应该做完哪些任务;

(2)将季度目标进一步细分为月目标,并在每个月的月初将其重新罗列一遍,以便在碰到突发事件、需要更改目标的情况时,可以及时地进行相应调整;

(3)在每一个月的星期天,都将下星期需要完成的任务列出来;

(4)每天晚上将第二天需要做的任务列出来。

2、每日任务清单的制定

在制定每日任务清单时,需要注意以下几方面:

(1)估算每完成一项任务大概需要的时间

想制定一份理想的日计划,仅仅将这一天的任务内容列举出来,这是远远不够的。在此基础上,我们还需要根据自己的真实情况,对每项任务日程安排所需要的具体时间进行进一步的估算。

初学者很可能会对时间的长短没有具体概念,因此,在进行第一次估算时,不要给自己安排太多的事情。另外,在做事时,一定要注意时间限制的重要性,将整项任务的完成时间控制在一定的范围内。

一旦制定好计划,你就应严格要求自己,遵守自己规定的时间限制。这样,你才能更有效地抵御外界的干扰,让自己在长期的实践过程中被激发出更多的潜能。

(2)留出一定的弹性时间

没有人知道未来会发生什么,如果你将一天的任务日程安排得太满,一旦出现任何突发事件,你都极有可能无法从容应对。所以,在制定计划时,要学会将未知的情况也纳入其中。

你可以试着用50%的时间应对明天已经确定下来的各类安排,再用剩下的50%应对突发性事件。

(3)果断做出正确的取舍

想要让自己的每日任务清单更有计划、更有意义,你应学会在不同的任务之间进行取舍,具体按事情的轻重缓急来安排。如果在某段时间内你的工作异常忙碌,你只需将最重要的事情找出来,并按时完成即可。

(4)对每日任务清单的实施效果进行具体检验

之所以制定任务清单,是为了让我们的生活更加简单,并期望以此来创造出更理想的生活秩序。因此,只有对清单的实施计划进行具体检验,看看自己完成了哪些计划,并将那些未能完成的工作延续到明日的日清单中,这样一来,你便可意识到拖延的坏处,并将自己的拖拉习惯改掉。

在实践目标清晰的任务清单时,你需要注意:唯有那些拥有毅力与耐心的人,才会成为时间管理的大赢家;半途而废者,永远也不会有一个精彩的人生。

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