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工作总会拖到最后一刻才能完成,怎么办?帕金森定律

(2018-05-27 22:03:06)
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项目管理

项圱

郭致星

帕金森定律

分类: 郭老师作品

工作总会拖到最后一刻才能完成,怎么办?帕金森定律

01帕金森定律:工作总会拖到最后一刻才能完成

西里尔·诺斯古德·帕金森所著的《帕金森定律》一书记录了一个老太太寄明信片的故事。帕金森发现,人做一件事所耗费的时间差别很大:一位老太太要给侄女寄明信片,她用了1个小时找明信片,1个小时选择明信片,找侄女的地址又用了30分钟,1个多小时用来写祝词,决定去寄明信片时是否带雨伞,又用去20分钟。做完这一切,老太太劳累不堪。

同样的事,一个工作特别忙的人可能花费5分钟在上班的途中就顺手做了。

工作会自动占满一个人所有可用的时间,工作总会拖到最后一刻才能完成。如果一个人给自己安排了充裕的时间去完成一项工作,他就会放慢节奏或者增加其他项目以便用掉所有的时间。工作膨胀出来的复杂性会使工作显得很重要,在这种时间弹性很大的环境中,人并不会感到轻松。相反会因为工作的拖沓、膨胀而苦闷、劳累,从而精疲力竭。

 

02小张的工作

某个星期五的上午,公司企管部经理小张一上班就被总经理叫去。“小张,下周四公司要开一个高层管理会议,会上我们将讨论下个季度公司的市场策划。这样,你先拿出一个初步方案来。”因为今天还有些部门的事要处理,而且小张也希望仔细准备一下以便能够展示自己新的创意,尽管小张有把握半天即拿出策划方案,他还是对总经理说,下周三上午提交初步策划方案。“星期三?太晚了,我还要先看一看。这样吧,你辛苦辛苦,星期二一早交给我。”小张为争取到了一天的时间暗暗高兴,他下定决心,一定要好好将策划方案做好。

小张会在什么时候开始撰写策划方案呢?一般说来会有以下三种情形。

第一,拖到星期一下午做。这种情况是最常见的,因为只要半天就可以完成了嘛。遗憾的是,星期一下午常常有事,而且这些事常常是不得不做。那么,小张只能晚上加班了。那时,“在策划方案中充分展示创意”等已经无暇顾及了,其最后的结果是,要么星期二一早不能按时提交,要么提交的策划方案连小张自己也不满意。

第二,小张星期五上午就完成了。但是,他会将方案提交给老总吗?一般不会,因为到星期二上午交差是争取来的。如果星期五上午就提交的话,很可能不仅不会得到表扬,还会得到批评:“这么快就完成了?不要偷工减料,不是说了星期二上午给我吗?周末好好弄一弄,搞漂亮点。”

第三,星期五上午小张就完成了,而且也提交给了老总。即使老总表扬了小张,但他的提前完成会使公司的高层管理会议提前召开吗?不会,因为计划是在下周四召开,那些与会者已经将下周四之前的时间做了别的安排了


03无处不在的帕金森定律

想一下我们周围的现状吧。调研发现,公司投标前一天的工作都在对标书进行打印、装订、签字、盖章……几乎无一例外!可是,按照《中华人民共和国招标投标法》的规定至少还有20天的投标准备期,之前都干什么去了呢?

每个周末的晚上,公司宣传部小张几乎都在赶稿,多年来不胜其烦。其实,上班时间写一篇通讯稿,只需两小时即能完成,但周末有了宽松的两天时间,小张在网上东游游、西逛逛,直到周日晚上,心里有了交稿的紧迫感,才能静下心来,急急忙忙完成草稿。

帕金森定律告诉我们:人做一件事情,耗费的时间越长,就会感觉越累。工作会自动占满自己的时间,如果你给了自己充足的时间去完成某项工作,你一定会不自觉地放慢节奏至最后的时间期限,才集中精力去完成这项工作,所以,你会因为时间的拖沓和最后的紧迫感而感到劳累,筋疲力尽。

如果投标需要准备10个文件,投标准备期为20天;就可以制定一个计划:每两天准备一个文件,每两天做一次检查,到第20天时(投标前一日)只要完成一个文件即可,这样可以有效避免投标前一日的工作忙乱。


04如何克服帕金森定律的影响

为应对帕金森定律从而避免无事忙,必须制订工作计划,更要明确工作完成的最后期限,这个期限越近,工作效率越明显。

徒弟:师傅,很多想改变自己命运的人迟迟都没有行动呢?

师傅:为什么很多人想拥有魔鬼的身材,还是没法管住嘴、迈开腿?

徒弟:那到底是为什么?

师傅:因为人性。

徒弟:那何为人性呢?

师傅:浪潮来袭才想起挪动早已僵硬的身躯,站在悬崖边上才想学会飞翔,这就是人性。同样,穷途末路时人们才会迸发既有独创性又卓越的想法。师傅以前抄经书,每次都是在上交前熬通宵抄完的。

徒弟:您以前也中过帕金森定律的招啊!该如何应对这定律的影响呢?

师傅:最后期限往前提:把长期的项目划分多个里程碑,每个里程碑进行正式评审;把任务分解到每天,日事日清。

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本文作者 项圱

本期编辑 小圱

参考文献 |《做项目,不得不这么干》等

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