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【原创】如何做项目或产品演示?

(2015-03-25 12:06:29)
标签:

项目管理

郭致星

项目演示

产品演示

项圱

分类: 郭老师答学生问

演讲/演示的八段锦
1.开头效应很重要,反复练习是关键
2.时间分配要合理,课件字体莫忽视
3.仪表体态应专业,一视同仁必牢记
4.语音语调须注意,善用停顿是秘籍
5.双面呈现勿偏面,重要观点反复言
6.听众反应要关注,提问问题是水平
7.突发状况莫紧张,打叉刁难冷应对
8.问题答辩应自信,言简意赅显实力

 

于项目人而言,一项重要技能是演讲(演示)与汇报。很多人对演讲非常没有信心,一涉及到演讲与汇报的事情,就紧张甚至束手无策。现在的演讲多用PPT辅助,以至于教大家做PPT的书籍、资料、教程汗牛充栋!事实上,要进行一场有说服力的演讲,PPT好不是主要的(不是说把PPT做好不重要),甚至演讲内容好都不一定能成功。

在多年的项目实践和讲学中,我愈发觉得充分把握对象(听众)的心理对演讲成功极为关键。事实上,演讲并没有那么可怕,你只要在后续工作中加以训练一定可以做到,也许您还会喜欢上在人前演讲的感觉呢。

演讲(演示)有极强的目的性,最重要的是给听众留下印象、吸引听众认真倾听。而且需要在有限的时间内,面对一群不同心态的人快把速公司、产品和服务,包括自己最大限度地展示出来。麻烦的是,还随时回应对各种答辩甚至刁难。因此,演示是主动影响被演示者的过程,是主动和竞争对手PK的过程,更是个人魅力展现的过程。

【原创】如何做项目或产品演示?

一、演讲/演示效果为什么不好?

坦率地说,项目的演示大多不甚理想,造成演示不理想的原因主要有以下方面:

1没有整体策划

成功的演示/演示绝对不仅仅是两个小时的精彩发挥,要保证这个精彩发挥,必须做精心策划。策划内容主要有:

 

  • 需要在展示给客户的核心内容是哪些?
  • 演讲/演示完成后,接下来的工作怎么安排?
  • 演讲/演示的核心对象是谁,怎么确保其到位?
  • 用户可能提问的问题是什么,怎么回答?

2.没有套路

没有套路,行为就无法标准化,没有标准化的东西在管理上很难受控,也就很难保证质量。虽然企业有很多差异,但还是可以寻求共性,无非是针对不同类型多准备几种套路。这并非要求演讲/演示者背台词,而是要求用一致思路讨论问题、介绍方案。

3.套话/理念太多

大谈理念,不够实在,这其中的问题有三个:

 

  • 低估了用户的知识面。
  • 提高了用户的期望值。
  • 看不到实在的东西,反而让对象更不放心!

所以,演讲/演示是应该让用户看到实际内容,理念还是让高管们谈吧!

4.演讲/演示者能力不足

演讲这件事儿,不是谁都可以做的,它对人员综合能力的要求极高,对每个公司都是稀缺资源。优秀的项目演示者应具备的素质包括:

丰富的项目实施经验

良好的口头和书面表达能力

听众面前强烈的表现欲

丰富的知识面

快速学习与迅速反应能力

5.时机不好

就项目的售前演示而言,匆匆忙忙、过早演示往往是效果不佳的重要因素。客户一开始并不是内行,经过很多供应商多轮次介绍后,他们才能逐步理解了概念和业务需求。在项目这个行当,往往是早起的鸟儿没虫吃,每个项目都不会有太多展示机会,特别是在多竞争对手情况下。越是急着做售前演示越可能成为用户启蒙者,而不是签单者。反而后面的演示者更有机会。

二、演讲/演示的策划与准备

演讲/演示工作应该有一个组织策划人,策划人不一定是演示者本人,但一定要是对项目长期跟踪负责的人,而不可以临时指派一个人。我们认为演示策划人最好是有经验的市场经理。

1. 演示确定前的商务准备

就售前的项目演示而言,演示需要的准备工作包括:

 

  • 与客户的商务确认。
  • 做好客户业务痛点、重点、难点业务调研。
  • 确定演示思路、策划演示方案。
  • 确保客户关键人员到场、预约演示时机。

2. 演讲/演示前的现场准备和检查

演讲/演示现场的准备要点包括:

 

  • 会场大小和形状如何?
  • 资料文件是否完整、准确?
  • 发言顺序是怎样的?时间安排多长时间?
  • 谁将演讲人介绍给听众?
  • 扩音系统好用吗?怎么使用?
  • 投影系统和网络连线是否正常,线路长度是否足够?
  • 演讲位置光线是否充足,是否方便观众观看投影,有没有视线阻挡物?
  • 领导和专家是那几位?落座位置?
  • 演示场地内外的欢迎牌和标语如何布置?
  • 是否布置鲜花饰品?
  • 饮料、果盘是否准备?

……

三、如何进行演讲/演示

1.开头效应很重要,反复练习是关键

即使是经验丰富的演讲者,每次演讲时也会紧张,而且演讲时必要的紧张是需要的。必要的紧张会使人注意力集中,快速思考、理清思路,从而可以更好完成演讲。我们要解决的是过度紧张问题,克服过度紧张的有效方法反复练习。

1)用好“开头效应”

我的经验是,在演讲的开始(导入部分),设计一个轻快有趣的开场白也是一个有效的手段,如果在一开始用户对你的开场白就有了兴趣或者发出了笑声,这个时候演讲者一般都可以松弛下来,进入一种良性的演讲状态。我将其称为 “开头效应”。如果导入部分能给听众留下好印象,整个演讲都会给听众留下好印象。

2)转移注意力,反复练习

还可以通过转移注意力和积极的心理暗示来应对。把注意力集中在演示内容本身上,而不是别人对于你演示质量的评价上,并不断暗示自己一定可以做到比对手更好。

此外,还有一些让自己放松的实践,包括:

 

  • 对着镜子试讲,想象你面前是你的听众。
  • 准备一些小字条、小卡片放在手中,必要时拿出来提醒一下自己。
  • 深呼吸,并保持微笑。
  • 可能的话,在实际演讲会场进行试讲。
  • 反复排练(废话,但也没有办法,我的建议:练习,练习,再练习!)

2.时间分配要合理,课件字体莫忽视

1)时间分配要合理

实践中,把内容在设定时间的80%左右陈述完毕是常规安排。演讲/演示内容一般可设为导入、正题和总结等几个主要部分。这里的关键是要考虑清楚把高潮部分放在何处,以及如何将演讲推向高潮。

常有人问我一页PPT需要的演讲时间,这没有统一答案,但总体上说平均一页PPT3分钟讲完比较合适。如果时间过短,不容易给人留下印象。

2)微软雅黑最适宜

PPT的字体需要讲究吗?事实上,字体对受众的影响小视不可。在PPT中,常用的汉字字体有两三种:宋体、黑体、微软雅黑。宋体字则看起来比较舒服,适合较长的说明文字。黑体字比较鲜明,给人的视觉冲击相对较大,容易被记住。

微软雅黑是一种全新的无衬线黑体,字形略呈扁方而饱满、笔画简洁而舒展,易于阅读,是电脑上显示最为清晰的中文字体之一。PPT中使用的文字一般都很少,因此用微软雅黑比较合适,其次是黑体。

3.仪表体态应专业,一视同仁必牢记

1)着装要正式

演示衣服最好是正式的,穿深色套装较为合适,不论男女。演讲者衣着整洁会增强演讲的说服力(这是一种“光环效应”)。

这里,要特别提醒男土:尽量不要打红色领带。红色等原色领带是热情的象征,有助于俘获听众的心。但是,演讲时红色过于吸引听众视线,会让听众无法集中精力于屏幕。因此,在演讲时不宜带红色领带,还是选择其他较深的颜色为好。

2)对所有听众一视同仁

演示站位也有技巧,一定要正面面对大家,尽量看到最多的人。对所有听众一视同仁是非常重要的,这也是演讲的一个基本技巧。一个常见的错误是,当我们知道听众中有一位地位尊崇的对象时,就会不经意地在大部分时间里把目光都集中在那个人身上。这非常不可取,不仅会使自己的意图过于露骨,还会引起其他听众的不快。

演讲时,对所有听众一视同仁、不把目光集中在一个人身上,还可以发现听众对自己演讲的反应。如看到有人点头,就可以用目光与其进行适当交流。这种眼神互动,可以使演讲的气氛变得活跃起来。

3)注意使用肢体语言

站立时,两脚要稍稍分开,体重均匀地分布在两脚上,手臂在身体两侧自然下垂。这是最无明确表态的姿势,是中性的身体语言。要注意身体语言的含义,使用不当将导致不必要的麻烦:

 

  • 身体稍微前倾,显得积极友好——好像你在邀请、鼓励听众。
  • 身体稍作后倾,就显得消极,还可能有点挑衅意味。

演示过程中可以恰当使用手势,当然这需要了解各种手势的心理学效应。

4.语音语调须注意,善用停顿是秘籍

1)提高音量、放缓语速

演讲时,有意识地提高音量是非常重要的。大声演讲有一种打动人心的力量,而且会让听众感觉可信度高。

演讲语速要稍缓。语速较快的人,往往具有争强好胜的性格。在演讲中,语速快却没有太多好处。演讲时,应该稍微放缓语速,慢条斯理地、充满自信地大声演讲更容易打动听众的心。

2)善用停顿

一个演讲者的优秀与否,其最大差别在于对“停顿”的应用。

老师上课时难免会有同学思想溜号、低头想自己的事情,如果老师突然不说话,低头的同学会马上抬起头来,确认发生了什么事情。这就是停顿的作用。

在演讲中,当要强调一句话的时候,最好在之前稍微停顿一下,把听众的注意力都吸引过来,然后再缓慢地、大声地说出来。这个方法的效果非常显著,是我屡试不爽的演讲技巧。

3)根据听众数量选择互动方式

听众的数量对演讲的方法有很大影响。

听众人数少,就有充分机会和听众进行交流,可以边演讲边回答听众提问,也可以就有关问题征求听众的意见。听众人数多,只可能以单向交流为主。

5.双面呈现勿偏面,重要观点反复言

1)双面呈现勿偏面

只阐述事物的优点或缺点是“片面强化”。既阐述事物的优点,又说明其缺点,就是“双面呈现”。演讲时,“双面呈现”才更有说服力。实践中,采用“优点-缺点-优点”的阐述方法,效果更佳。

2)重要观点要反复言

重要观点反复强调是政治家在演讲时的常用手法。

反复强调会在听众脑海中自然而然地形成印象,这也是根据记忆的原理帮助对方记忆的方法。对听众的反复刺激会使短期记忆转变为长期记忆。

6.听众反应要关注,提问问题是水平

为保证演示过程的气氛,应该让观众有一种参与感,就象讲相声一个吹、一个捧一样,不要一个人唱戏。

应该学会提问问题,适当地向被演示者提问题非常有益。当然,也可以顺便拉几句家常,使气氛活跃起来。讲某些概念,比如对象、配置、参数化,要把概念讲通俗一些,使观众能够听懂。

一旦发现用户对内容不感兴趣,演讲者要紧急判断是自己准备的内容对用户的针对性不够还是演讲时间安排在一个比较容易疲惫的时间段。如果是前者演讲者要立即改变演讲的话题,逐步将内容往用户感兴趣的方向上引,如果是后者演讲者就要发挥语言技巧,增加互动,提供一些幽默的段子调动大家的兴趣。

演讲过程中领导接电话也是经常发生的事,人少时直接停下来表示尊重,或者继续用比较慢的速度讲,然后等领导停下来说“某总,刚才我给大家介绍了一下××内容”快速补过,给足面子又不冷场。

7.突发状况莫紧张,打叉刁难冷应对

1)死机/宕机莫紧张

演讲过程准备好的配置突然死机/宕机并不是偶然的,虽然被IT界称为偶然错误(这简直是一个笑话)!面对此种状况,你可以:

 

  • 第一不要紧张,继续进行你的陈述,就当操作是正常的。
  • 第二马上同时手工调整,如果正常,可以继续说“刚才我介绍的××,现在大家可以看一下”
  • 第三如果实在问题严重,无法快速解决,解释一下原因,例如机器中毒了,很多突发问题。所以计算机安全很重要。
  • 第四自我解嘲,进入下一个功能介绍,还是不当回事。你越紧张用户越怀疑。

2)打叉/刁难冷应对

当你在演示时,频频有人打叉,问出各种各样的问题,有可能是某人非常迫切希望你跳跃性介绍他关心的内容。也有可能是提出对演示者非常不利的问题,甚至是攻击的问题。

对于观众提出的问题,可以表示赞许“您这个问题提得很好,我们已经考虑到了”“您的建议非常好,我们会考虑您的建议探讨如何解决”。

对于确实是刁难性的问题,可以说“关于这方面的问题,我们可以在演示完以后再详细讨论”“这方面的情况我不太清楚”“这方面您是专家”等。

对于某些人就是想表现一下自己,多奉承一下,让他获得心理上的满足即可,没有必要与之争论太多。

8.问题答辩应自信,言简意赅显实力

项目或产品演示完成后用户会提出一些问题,这个时候就比较考验演示者的快速反应能力,也能体现一个公司的综合实力。

针对答辩有几个重要的技巧:

第一对于一些比较复杂的问题,或者一个用户提出了多个问题,首先不要急于解答,要先用笔快速记下来,边记边寻求最合理的解释,也可以防止遗漏用户的问题,以免用户发现你遗漏后再提一次,感觉你在回避问题,我们毕竟不是外交场合,是项目交流,所以问题不应回避。

第二在回答问题前,可以把一些复杂问题或多个问题复述一遍,即请用户确认,又为自己争取思考的时间,但对于有些很简单或者明确的问题,要立即肯定积极自信的回答。

第三回答问题反应要快,针对问题本身不做发挥,言简意赅。一般不要对于某一个问题长篇大论,用结构化思路快速扼要让用户听到答复,并礼貌性问一问不知道这样回复您觉得满不满意之类结束。如果对一个问题解释过多,可能也不是一下子能解释清楚的,反而会越解释越怀疑,越觉得累。

第四有些用户问的问题可能带有恶意,此时不应回避,要迎着问题解答。可以用:“你这个问题很好;你说出了很多用户关心的问题;你这个问题的确很有难度,看来您对***很有了解?”之类开头缓和气氛,拉进距离,增加思考的时间。

第五如果企业内部有我们的支持者,不仿先设计一些有利于我们的问题让他们提向我们和竞争对手,这样也是一个有力的武器。

最后对于一些纯技术性问题可以要求用户会后进一步单独交流,避免出现不得不花费大量时间解释一些大部分人不感兴趣的问题。

9.其他常见问题

1)演示时用户临时表示时间不够怎么办?

“我没有时间,你不用演示了,我们对这个项目熟悉的人很多,只要留份资料,我们看一看就行了”。

可以回答“我的演示很快,不会占用您太多的时间”“我们这个项目有很多优点,值得您花一些时间看一下”“我可以简单地把功能和特点向您汇一下,相信您不会失望的”。

当然,给领导留一份详细的资料的十分必要的。

2)前等待时间怎么过?

演讲前的等待时间是很煎熬的空白时间段,可以请其它人去检查设备,演讲者自己找一个安静地方考虑思路,等到时间差不多时再入场,避免尴尬。

如果用户没有及时到场,主要演示者要体现一定专家身份,可以安静等待,人数不多时可以适当交流。这个时候商务人员可以适当活跃气氛,让大家不觉得等待时间过于无聊。

3)要不要派发名片

演讲可以不派名片,要派就全部要派。如果要派发,就务必由领导沿一定顺序分发,不应跳过某人再分发,也不应先发普通人再发领导。领导没有入场之前可以先给其它人发,领导入场后根据情况决定是否分发名片。

4)关闭手机

对于职场中人,这个不用详说了。

四、演讲/演示的后续工作

1.争取约见重要领导

演讲/演示结束后,应该约见重要领导单独沟通,但和领导沟通的时候更多的用管理的思维讲产品技术能力。

2.提供备忘,后续跟进

演讲/演示无论实际效果如何,一定要留专业的备忘录,必要时要和用户约定后续工作计划,并按照备忘的承诺推进后续工作。

3.总结演示得失,形成反馈文档

演讲/演示结束后,要针对演讲/演示实际效果形成反馈评估文档,这将形成有力的产品规划动力和演示准备改进动力。  

如何做用户或现场考察?

文字作者 | 郭致星

本期编辑 | 小圱

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如何做用户或现场考察?

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