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刘长青博士谈钧测提高检测效率的方法

(2019-04-01 21:12:56)

浅谈第三方检测机构提高效率的方法

刘长青

(上海钧测检测技术服务有限公司 上海 201999

【摘要】:效率是单位发展的决定性影响因素。本文从第三方检测机构单位管理的几个层面,分析了效率的影响因素,并提出了相应对策。

【关键词】:研究管理,效率,提高,方法

上海钧测检测技术服务有限公司自组建以来,进一步规范化管理,各方面取得了长足的进步,管理工作上了一个新的台阶。然而,随着业务的发展,资源与效能的矛盾显现,内部管理遇到瓶颈,制约了后续的全面发展。能否进一步完善内部管理,将管理提升到一个新的高度,提高工作效率,将成为今后上海钧测检测技术服务有限公司发展的一个重要影响因素。单位的发展壮大与管理是直接相关的,发展壮大的速度与单位管理的效率也是密不可分的。

效率为单位时间内完成的工作量,因此,效率的高、低取决于其在单位时间内实际完成工作量的多、少。从管理学角度来讲,效率是指在特定时间内,组织的各种收入与产出之间的比率关系,效率与投入成反比,与产出成正比。

1、影响效率提高的因素

效率低下在我国不同层级的不同部门都存在,其原因错综复杂,目前影响第三方检测机构效率提高的主要因素有以下几方面:1)制度的覆盖面不广,时效性、合理性差。有些单位制度覆盖面不够广,出现了问题却无法按章办事,较多的事情需要领导者来决策,导致领导者只能忙碌于日常事务性工作,影响管理效果;有些制度未及时修订、补充和完善,不能真正发挥通过制度化管理促进规范管理的作用,工作效率受影响。2)执行力不足。制度的效率决定于制度的执行力,有些单位虽然制定了很多制度,但由于执行意识不强,关注细节不够,往往造成工作上出现问题时应急执行力不足,影响工作效率。3)计划合理性不足,执行措施不具体。部门制定的计划不够合理,也没有依据实际情况做调整,有些计划制定得比目标任务高太多,员工认为即使经过努力也不能完成,丧失了积极性,任务就更不可能完成,部门的效率就低。此外,执行计划的措施不具体,可操作性差,也会导致工作效率降低。4)员工素质参差不齐。单位员工由于在受教育程度、经历、职业意识、技能等方面存在差异,素质上也存在参差不齐。素质好的员工接受能力强,能抓住工作重点,工作安排有条不紊,办事效率高、质量好;素质差的员工接受能力差,工作抓不到重点,工作的错误率也高,工作质量以及效率都较差,返工的次数就多,效率低。5)监管不到位。监管不力、处置不当,都会大大降低整个系统的运营效率。6)部门负责人囿于具体事务中。部门负责人没有起到对工作进度、质量进行跟进的作用,对部门事务无法提供指导,团队成员得不到锻炼和有效的指导,不能形成高效的团队。

2、提高效率的方法

效率是单位管理的核心问题,也是管理的出发点和归宿。不断提高效率,是职能部门面临的一项十分紧迫而艰巨的任务。提高效率应从制度、执行力、员工素质等方面人手。

1)制度方面。对现有的制度进行梳理,依据实际情况进行修订、补充和完善,已经阻碍到单位发展和已不适应现阶段工作的制度要取消,提高制度的覆盖面。单位在制度制定过程中,可以积极动员员工参与,以提高制度的合理性和可操作性,做到从单凭经验管理和办事模式转变为规范有序的科学管理,实现管理科学化。制度的规范化管理可以使员工管理做到有章可循、按章办事,提高单位的工作效率。

2)执行力方面。一是通过内部培训的方式,引导员工提高执行意识、关注细节,把每一个细节执行到位,提高员工个人执行力。二是建立标准化的工作流程,提高执行力,提高工作效率。如:特检分院综合室的工作涉及到方方面面,事物繁多,要快速敏捷、机动灵活地处理每天发生的亟需解决的问题,突出时效性,就要提高执行力。一是,尽量减少不必要的环节,做到急事急办,特事特办,切实做到及时、迅速、高效运转;二是,办文、办事、办会各个环节力求精确、精细、精要、精简,不出半点差错;三是,从严把关,按原则办事,严肃、严格、严密。

3)计划方面。俗话说:凡事预则立,不预则废。根据工作任务由员工和直接上级共同制定工作目标计划,再由实施绩效考核的部门依据实际情况做调整。一是计划制定应略高于目标任务,但员工通过努力就能完成,充分调动员工的积极性,提高效率。二是目标计划必须具体明确,可衡量。目标只有在可衡量的情况下,执行效率才会高,也便于考核。三是计划跟进与调整。管理者应与员工在计划执行过程中保持持续、良好的沟通,帮助员工分析、解决计划执行中存在的问题,使员工少走弯路,保证目标的完成。在计划执行过程中,如出现重大计划调整,员工与直接上级应及时确认计划的更改。四是有条件的部门可以细化到制定一个日常的行动计划,明确每周或每天的工作任务。

4)员工方面。一是通过合理的设岗定责,科学界定和细化每个岗位的工作职责,做到责任到人,用岗位职责激发员工,促使效率得到提高。二是组织团队训练。通过训练让团队变得更具效率。训练和技能是紧密相连的,训练越到位,员工的技能越到位,通过加强对员工的培训提高他们的知识和技能,提高完成的速度和工作质量,减少返工的次数。如:对新员工进行系统的技能培训,同时严格执行师带徒制度,提高新员工的技能,并对不同岗位的人员每年进行继续教育,促进知识更新。三是结合特检行业人员的知识和技术、技能结构现状,树立大教育、大培训的理念,每年认真制定人员培训和素质提升计划,利用网络学习课堂、技术讲堂、视频教学、专项集训、外派学习、内部培训、定期召开质量分析会、技术分析会、案例分析会等多渠道、分层次地实施全员专业技术能力教育,提升全员整体技术技能和综合素质。四是开展技能比武,以及检验能手质量标兵等评选活动,增加大家学习知识的兴趣,提高员工的技能,营造努力学习、比学赶帮的良好氛围,进一步激发员工爱岗敬业、争创一流业绩的热情,提高工作效率。

5)监管方面。除了完善计划、及时把握实施细节外,还需要关注过程监管。按规章制度、标准以及程序等进行监管,并妥善处置。对有令不行、有禁不止、随意变通、肆意规避等行为,严肃处理;对贻误工作、贻误发展的要追究责任。监督奖惩要落实到位,把奖惩结果作为员工培训、评选先进、职务升降、工薪调整、岗位调整、辞退的重要依据,以此激发员工的积极性和创造性,推动单位持续健康发展。

6)部门负责人要起到上传下达的作用。及时把公司的相关决定进行传达,把任务进行分解。同时,还要对部门的工作进度跟进,做好工作的协调和对接。

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