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互联网时代邮件操作要注意哪些事项?

(2016-10-30 21:40:27)
分类: 业务经
互联网时代邮件操作要注意哪些事项?互联网时代邮件操作要注意哪些事项?

在这个时代,邮件既是正规的文书,又是聊天的工具,还有其他很多电子与网络时代的功能。

首先我们得确定几个问题?

你确定你的邮件能够被客户看到吗?你确定你的邮件被客户看到了会打开吗?你确定你的邮件被客户看完以后能被理解明白吗?进而会让客户心动吗?

这里我从用户的使用习惯,我们由外而内来说明邮件的重要性。

首先我们看一下附图,我们从客户使用邮件的习惯开始讲起,看看客户平时阅读浏览邮件的样子。客户每天都会有很多的邮件,现代人谁又不是呢?对于邮件来说,第一重要的是你的邮件不能被丢到客人的垃圾箱里,接着你得先能够吸引让他打开进去看到你的邮件表达内容。

附图是我的手机邮箱截图,里面你会看到你的邮箱名字,你的主题,你的前两句话是客人决定打开邮件的重点。在电脑邮箱那里还可以看到你的头像。客人在决定是否要打开你的邮件时有一个重点,不是你这里写的好与坏,而是你与其他邮件相比,对客户重要不重要?这一点是很多人没注意的。

邮件时代的意义

在这个互联网的时代,人与人之间有非常多的表达工具,但是能够做到正规表达,能够做到随意聊天,而且能够传递文字图像,声音,网页链接等可以以多媒体表达来传递更多信息的工具,唯有电子邮箱了。

现在的很多即时表达工具都是以“行”(line)的表达为主。然而电子邮箱除了也可以做“行”的表达以外,更是页(page)的表达模式,它能够承载较多的信息,也比较能够表达外贸完整的意图。

与客户沟通效果

如果我们想要像水一样一点一滴的建立与客人的关系,磨穿客人冷漠的外表,我建议大家使用行的沟通模式,特别是从陌生到熟悉的阶段。

如果我们要比较正规的谈一些事情,特别在商务上的事情,有时候页的表达技巧就是邮件表达技巧,我们就应该要学会善加运用好好学习才对。

邮箱的功能

在商务上,经常一件事情要谈得比较久,比如我最长的一个订单谈了两年。在商务上也经常需要再去查找看资料,这个时候邮箱就成为我在电子时代的数据库功能,再配合电脑,手机移动设备的查找能力我觉得邮箱比我们过去用的文件管理系统,还要好的多多。而这当中的翘楚非谷歌邮箱不可,因为谷歌本身就是搜索起家的。我个人这十几年的资料都放在邮箱里面。现在工作当中的每一次的查找,总会让我非常惊喜的发现一些过去意想不到的一些记录,几乎每次都能触发我在工作中的灵感。

邮箱和移动设备的搜索一起配合使用,等于扩展了我的脑记忆容量,希望大家也能跟我一样的去使用它。

接下来说明的邮箱操作事项,按照我的看法的重要性来排列,

不被丢到垃圾箱

中国的服务器大部分都把外国来的邮件当做垃圾,同样的道理外国的服务器也非常容易把中国的服务器发出来的邮件当做垃圾。所以我们尽量要用外国的服务器邮箱,比如yahoo,gmail,hotmail等等。先检查你现在用的邮箱服务器,是否已被国际判定为垃圾服务器这一点最重要了。

邮件写的不要像垃圾,因为那些已经被判定是垃圾的文字不要去用。特别是你在跟客户做推广的时候。

一个正常人一天不会发个几千封邮件出去,所以这种推广行为,我不太建议,很容易招惹国际判定你的服务器是垃圾邮箱。如果你招惹到这件事情就得换邮箱了,实在得不偿失。

吸引客户打开你的邮件

用一个恰当的头像,比如美女吸引男客户写一个吸引人的名字,比如GiftDavid让客户觉得与他有关而且很重要的主题邮件的前两句话也让客户觉得与他有关而且重要。以上的几点说明也可以弄得有趣一点,没有人会排斥有趣的邮件。不要像那些标题党一样喜欢“言过其实”,这样容易得到反效果。因为客户有一个动作,”这份邮件是垃圾邮件“的按钮,那你以后就麻烦了。

文字与排版要达到好的阅读效果

我的经验里面,看一封邮件,非常容易看出是中国人写的,还是大亚洲人写出来的,或者是欧美人士发出来的。光从字体字形,称呼,段落安排,遣词用字习惯,就可以看出来。最明显的更是那些花花绿绿的文字背景安排。

一个平常不写邮件的人应是谁封邮件出来,那种生疏的感觉实在说不出来,但可以看出来,唯一的解决办法就是多读一点欧美进步国家的老外的邮件之后来调整自己。

考虑被阅读的效果,这边要注意的是书本的编排会比较长,电子时代的编排方式应该比书本的编排要短,一行字不要超过十五个字,还要用短的段落,多用表列表达。换句话说,互联网时代表达的简明扼要更重要,这个是非常重要的技巧,不要让客人在你的字里行间去找重要的自己字眼(keyword)。

高大上的邮件文字

文字表达里面本来就有粗俗礼貌等级之分,中国文字有这样的区别,洋文依然会有,所以我们要多多的注意这方面的主题。比如英文里面有殖民者用语和被殖民者用语。比如,Chinese,American,an比ese就是高尚一点。pls,tks这些电报用广泛被被殖民者使用,我个人都不喜欢用。

英文不好的人,通常英文都用得比较直接粗鲁无理,希望大家花点时间学学礼貌用语。因为,一个比较礼貌的用词比较让人感觉亲切与亲近,然后起到容易交朋友的目的。容易交到客户朋友,不正是我们在商务上非常需要的吗?

容易理解的句子

有时候你自己写的句子,一个礼拜以后再看,看你懂不懂。哪怕他是个中文。文字是需要练习的,何况是英文呢?所以如果你有写日记的习惯,你就会常有回头看不懂过去写字的感觉,所以你会经常的去练习调整你的文字。这样你也会知道我在说什么?

他们会不会常常回头看看过去的自己写的邮件,如果有的话,练习把句子写短,写的容易让人明白,排版排的让人看得舒服,看得清晰。

这个用说的没有用,要不断的练习。

吸引客人能往下走的内容

邮件写的不好就只会得到一个结果,“That'sit. Okay Iknow.”然后不会采取任何行动,好不容易让客户在众多邮件里面,把打开我们的邮件了,也看完了,但是这实在不是我们写这封邮件的目的,我们希望他能够采取行动向前推进。

人的阅读习惯,会比较注意的看头与看尾,所以头部跟尾部是比较重要的位置,千万不要浪费了这两个部分的黄金表达位置。我看大多数的人都浪费了,头部太客气的介绍自己,尾部习惯性的用十九世纪的商务文书范本。

我的建议是,头部要做这篇邮件的重点摘要,尾部要做应该找我联络的悬念句子。

改天再补点例句吧!这就是我在悬念句尾的设计。有兴趣的微信找我dw4363.

还有,更多的外贸有趣的说明,百度”非主流外贸方子“。

以下是市面上对邮箱的解说,前面我从用户体验的角度已经提到了一些,其他的部分大家有空可以继续参考一下。

邮件主题

挺多人对于主题并不是很在意,但在这个快节奏的商业社会,尤其是越来越多人用手机查看邮件的情况下,一个合适的主题会更加吸引客户的关注,或者说,能帮助客户决定是否要打开邮件,并且能帮助客户在未来需要检索过往邮件的时候更加容易看到这封邮件。

这里分为两种情况,一种是相对熟悉的客户,一种是陌生的客户。

相对熟悉的客户,在主题中点出正文的大意即可,例如Quotationof A/C fromXXX-20131009,例如Oct.2013Payment Schedule,例如 2nd OrderFollowingUp之类。这里我之所以把日期等数据写上,主要原因还是为了万一客户在今后需要review或者检索过往的邮件能更加容易找到他想要的东西。

假如是相对陌生的客户,我看到不少人采用的是把自己的公司名字作为主题,个人认为这种做法不是最好的,除非你笃定客户看到你的公司名字能联想起什么来,不然的话,我还是建议主题中最好包含自己的产品名字。因为客户每天都会收到许多来自陌生供应商的邮件,扫一眼邮件主题不能发现这封邮件是和他的生意相关的,有的人会直接选择不看。

发件人

这里的发件人指的是当客户收到你邮件的时候,和主题在一起显示的发件人信息。绝大多数的人都会设置为显示自己的名字,例如DanielLee之类,也有一些人不做设置直接赤裸裸地显示自己的邮箱地址。

我认为,在名字后面加上自己的公司名字甚至产品名字效果会更好一些,因为给客户发过邮件的可能有几十个Daniel,说实在话作为客户有时候真的很难记住到底这是哪个Daniel。

至于直接显示邮箱地址的就更不可取了,尤其是那些以sales5,service6等等开头的。

邮件正文

小年轻在追女神的时候往往会用这么一招,打听女神喜欢看什么书例如莎士比亚的之类,然后某一天装作不经意地在女神面前背出一句“tobe or not tobe”的企图吸引女神的注意力,这叫投其所好。

邮件也是一样的道理,客户给你回复的邮件用的是什么字体什么字号怎样的排版,代表了对方的偏好,虽说我们不一定就要完全按着客户的版式来,但至少不要去到让客户看一眼都觉得烦的地步,所有杂乱无章的,大小写乱来的,字体字号不统一的,起手还空两格的,这里一坨红色那里一堆黄色的,都很难吸引别人阅读的欲望,更加会给客户留下不专业的印象。

其实中国人喜欢红色老外并不喜欢,有很多小细节我们都应该注意,最好的办法就是使用客户相同的习惯。

至于哪个字体才是鬼佬眼中属于好看的,见仁见智,但我猜反正不会是宋体。你可以参考参考老外客户用什么字体,我们选用与他们相同的就好。

不要写诗商业文书以简短为宜,让人看着舒服的字,一看就能理解明白的句子最好不要超过十五个字,个人觉得这也是电子时代与书本时代在阅读理解习惯上面不同的差异。

其次,关于要不要在邮件正文中放图片或者表格的问题,我的看法是这样的:

陌生客户就最好不要了,以防被对方的服务器当成垃圾邮件。已经有一定来往的客户,直接在邮件正文中放图片或表格,有着非常直观的效果,但前提是图片和表格仅仅作为直观展示的作用,而且表格中的各项汇总数据,例如总金额总数量之类的你全部都做好了,客户只需要看就行。而那些客户可能需要另存为或者修改之类的东西,例如报价表,就最好还是采用附件的形式。

邮件签名

我今天刚好收到一封邮件,邮箱是gmail的,签名只有公司名字,电话和传真,类似这样的邮件真的很遗憾,因为没有网址,也没有可以从后缀找到网址的企业邮箱,总不能指望客户去google你的公司名字吧?当然了除非你邮件正文体现出来东西特别吸引人让客户忍不住主动去搜索更多关于你公司的资料,但理论上来说,这种情况不可能出现,因为客户扫一眼邮件就会很容易会得出一个“这家公司不值得关注”的结论,正文都不会看多两眼。

至于是否要在签名档放邮箱地址的问题,有人可能会觉得既然客户收到了我的邮件,那他自然就知道了我的邮箱地址是多少,在签名档放的话太多余,但在许多公司,往往邮件会被转发来转发去,有时候由于某个人的客户端设置问题就会导致你邮箱地址的消失,反正在签名档加个邮箱地址又不碍事,我们干嘛不把这种可能性直接扼杀在摇篮中?

附件

有些供应商发出去的附件,其命名往往是一堆对客户来说毫无意义的东西,例如产品图片用的是只有自己才能看得懂的产品型号,或者从相机导出来的时候叫什么文件名就用什么文件名。建议:

命名要让对方能轻易看懂这到底是个什么文件,假如是测试报告,是什么产品什么型号什么时候的测试报告。最好做到让对方另存为的时候不再需要更改文件名。邮件正文中最好对附件有一个描述,例如attachedyou would see the quotation, the product picture and testreport云云。

最后的最后,稍微总结一下:

发邮件的目的是要产生效果,试着去站在收信人的角度思考问题,我们才能确保效果的最大化。TOPSALES并不意味着就是能说会道,让客户事无巨细都能有如沐春风的感觉,也是一种重要的特质,与人方便,最后总会给自己带来方便。处理好邮件的细节不一定就能带来订单,但一定能让客户更好地记住你这个人。把客户当成傻瓜一样来对待,总有一天客户会真变成傻瓜一样离不开你。

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