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探讨职业化的表达方式

(2013-10-26 16:52:23)
标签:

表达沟通

呈现能力

分类: 职业技能
1、写在前面的话
 
探讨职业化的表达方式

    回顾一下我经常在课堂上展示的“网络工程师能力模型”(上图),每次讲解这个模型,我都会特意强调一下呈现能力及沟通能力。所谓呈现,我们可以理解为在各种渠道(如书面文档、电子邮件、面对面交流、电话远程交流、公开演讲等等)将自己的意识或知识、价值、意图、对某事物的描述或看法等展示给他人,并让他人理解的一种职业化技能。呈现技能的一个附加价值是个人品牌价值的展现。从这段描述我们可以看出,呈现技能是一个能够相伴终身的、非常重要的个人素质,无论是在职场中,还是生活中,都有非常重要的用途。
    并且这是一项综合性的技能,一个呈现能力优秀的职业人首先具有非常好的“内功”:知识储备良好、思维敏捷、对事物的理解有自己独到的方法、懂得把握宏观和微观、拥有良好的职场视野等;同时具备强硬的“外功”:懂得使用丰富的工具(如自己的嘴巴、电子邮件、PPT及其他文档)来做好呈现。所以,这是一项由内而外的素质。
    一个呈现能力优秀的人,往往让旁人看到这样一些标签:表达很流畅且清晰、思路很清晰、逻辑很清楚、干净利落、重点明确、一说我就懂不用太费脑筋去理解、很专业的样纸、很流逼的样纸……
    有点扯远了,现在绕回来,其实要说呈现能力,实在是有太多东西可以聊,本文仅仅跟大伙儿讨论讨论在职场上的表达,也就是单向的表述过程,本文暂不涉及双向的沟通或其他呈现技能,因为这要说起来,话就多了。其实说到表达,几乎是无处不在的。举个简单的例子,大伙儿一块坐下来玩桌游,就你一人玩过三国杀,现在让你给大伙讲讲三国杀的游戏规则和玩法,这就是一个表达场合。你如何用简单、干净的语言,配合清晰的逻辑,生动甚至幽默的把这个游戏讲讲,并让大伙有个基本的认知而不是把几双眼睛讲晕呢?再举个例子,你听来一个荤段子或者一个小故事,跑去办公室讲给同事听,你能清楚的把这个故事讲出来并且达到笑果或效果么?这就是最最基本的表达。表达就是表出来,并且要达到目的。
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2、职业化的表达方式

2.1 场景一(电话)

    工程师:  “朱sir,我防火墙连着路由器,路由器出口上联到政务网的路由器,然后路由器上又做了NAT,现在我要在防火墙上做IPsecVPN,不过总是做不成功,也不知道为什么,都ping不通内网。而且也不知道外面500端口开了没,怎么办?”
    我:      “嗯……你再说一遍?“

    比较建议的表达如下:

    工程师:    “朱sir,现在说话方便么?”
    我:        “可以,有什么事?”
    工程师:    “我现在在xxx项目现场做禅城区分局的改造,这里遇到两个问题,第一个问题是关于IPsecVPN的问题,第二个问题是关于外联电子XX专网端口屏蔽的问题。“
    我:        “嗯,继续”
    工程师:    “这个项目的模型是这样的,禅城分局有台防火墙做内网网关,防火墙上联到一台出口路由器,出口路由器外接到电子XX专网,现在要在禅城分局与三水分局之间调试一条IPsecVPN隧道保护两地内网的流量,两个分局网络结构是一样的。Lan2Lan IPsecVPN隧道是建立在两局的防火墙上的,并且穿越了电子XX专网。我现在遇到的问题是,IPsecVPN是部署在两个站点的防火墙上,但是两个站点的出口路由器上都做了NAT,这种环境能部署IPsecVPN么?有什么具体的解决办法呢?“
  我:        “。。。回答省略。。。“
  工程师:    “好的,另一个问题是由于两局的流量需要经过电子XX专网,有可能电子XX专网的防火墙屏蔽了 UDP500端口,我的判断依据是xxxx,我想请你帮我确认一下,如果屏蔽了的话,请他们协助放开端口。“

    点评:在表达一件事情的时候,要注意倾听者的角度,他对你所要表达的事情的背景了解么?你要学会“帮助“倾听者理解你的需求。另一个是表述问题的逻辑,如上,第一种表述方式,我可能直接就听晕了,按照我个人的习惯,可能会进一步反问从而帮助他理清思路:你的项目背景是什么,网络模型是什么,你的网络需求是什么,你遇到什么问题,你估计可能的情况是什么,你需要我做什么? 然后我才可能说出我的想法,那么这一轮对话就够呛了,变得低效且冗长。相反,第二种对话,表述者就聪明许多,一开始先让我知道项目名称,然后我也知道了,有两个问题,并且接下去将项目背景和模型都描述清楚了,他的需求和问题我也明确了,那么我就可以很快的提出建议或者我的想法。在者,第二个问题中,也考虑好了问题的可能性并提出自己的想法,直接向我申请资源,这种表达,才是高效。


2.2 场景二(邮件)

工程师的邮件:

朱sir你好,
    我把今天的项目汇报一下,今天上午我8点就到了客户现场,然后和集成商的兄弟一起把设备全部拆箱加电测试了,之后发现少了一台防火墙,于是联系商务那边问了情况,说是供货商忘了发,让他们下午发过来,可能明天就能到。其他设备数量及加电测试都ok的。之后就跟客户交流了下方案,集成商那边方案也哦度清楚了,然后现场写好脚本,和兄弟们一起调试设备,大概调试了180多台设备,然后把核心和汇聚设备都上架了,接入设备上了80多台,明天继续调试和上架。核心到汇聚到接入的测试也做了,基本没啥问题。
点评:流水账,啰啰嗦嗦,逻辑混乱,无主无次,一点都不高端大气上档次。

再看一下个人比较建议的表达:

朱sir你好,

XXX项目今日的进展汇报如下:

今日工作内容

  1. 到货设备清点、开箱及加电测试;
  2. 与客户及集成商沟通网络实施方案并最终确定方案;
  3. 配置脚本编写和设备配置,完成了80%设备的配置;
  4. 设备上架及小范围测试,测试结果正常。目前核心及汇聚设备上架完成,接入层的设备上架完成了40%。

遇到的问题及解决方式

    到货的设备少了一台防火墙,已经联系过商务了,确认是供货商漏了设备,供货商今天补发,明天上午预计能够到货。 

下一步计划

明天继续完成剩余设备的调试和上架工作。

需要的资源



3、总结一下表达上的几个技巧

  • 善用“编号式”的呈现方式
  • 有主有次,逻辑清晰
  • 充分把握场合,了解听众
  • 站在听者的位置组织语言逻辑
  • 从宏观到微观,从抽象到具象
  • 切忌带着情绪的表达
  • 言简意赅,不长篇大论,不冗长啰嗦
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    所谓使用“编号式”的呈现方式,就是表述一个事项或观点的时候,能否用:“1、……;2、……;3、……”这种方式来表达,例如“这个问题,我的建议是第1、你把方案重新修改一下然后发给客户;第2、联系一下集成商把方案的修改同步给他们;第3、联系销售,也同步一下项目的进展,对外要一致。”这种表现方式有条理,层次化明显,逻辑分明,便于听者接收信息及组织编排信息最终理解信息。而且从另一个层面上看这种表达方式可以帮助表述着理清逻辑,对说听双方都有利。当然并非所有的事项都可以或者都去刻意采用这种方式来表述,太刻意就假大空了。
    有主有次就不必说了吧?
    另外就是做一个表达的时候,要把握场合,什么场合说什么样的话,曾经遇到过一次,有个工程师在项目现场给我打电话,关于一个设备的BUG问题,直接在客户面前大声打电话问起来。回来就被教育了。
    一个职业化的表达,应该结合听者的实际情况组织语言,聆听你表达的是谁?客户,还是领导,同事还是下属。他们对你所表达的事项基本面了解么?他们的需求是什么?你表达的目的是什么?这些都是要综合考虑的,当然,初次听到这些话的朋友,可能会感觉卧槽,这尼玛说句话也太累了吧,还得想七想八尼玛。事实上我并没有要求你机械化的去思考每一个细节,相反,如果你能够意识到这些个点,然后再工作中有所注意有所锻炼,久而久之会影响你的思维最终变成自己的无形知识和习惯,在此之后你将形成自己的职业化风格,也就是说,自然而然的表达。
    “从宏观到微观,从抽象到具象”,熟悉我的朋友,相信不会对这句话陌生,我再许多场合都反复提过。一上来就摆细节抛底层,往往会让人感到迷糊盲人摸象,阐述一个别人尚未知晓的事物的时候,“从宏观到微观,从抽象到具象”这种方法更加靠谱。先让听众有个宏观的全面的知晓,知道这玩意儿是什么,然后让他们知道接下来你会从几个方面描述,这样大家心里和思想上都有了准备,相当于为你所要表述的内容预留的“内存空间”,接下来你做的描述将会逐步填充听众的这些空间,从而自自然然的、逐步的让他们清楚你表述的综合内容。
    最后,切忌带着情绪的表达,在大多数情况下,带情绪的表达都是消极并且没有意义的,只会让自己的职业化形象打折扣。
    OK,就先说这么多了,码字很辛苦,就简单的跟大家聊了一下呈现能力中的“表达能力”,希望对大家有所帮助。最后再强调一下,表达就是,表出来,达到目的。


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