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黄金通讯录十招 打通人脉任督二脉 twhsi电子报 第六期

(2008-07-06 10:21:28)
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杂谈



黄金通讯录十招 <wbr>打通人脉任督二脉 <wbr>twhsi电子报 <wbr>第六期


大 多数人的通讯录通常是这样的,email放在web mail的通讯录,电话号码放在手机中、笔记本中,名片躺在书桌的抽屉理,同样一个人的人脉联系资料就这样四分五裂。其实通讯录中一个人应该只有一笔资 料,架构好一个单一的黄金通讯录,并根据需要,将通讯录和不同的工具做好整合(手机、skype、web mail中),根据我多年来建立将近2000笔有用人脉资料库的经验,想要建立好整合的黄金通讯录,有黄金三原则:



a 用软体建立单一资料库

b 名片资料数位化

c 把电脑和手机同步通讯录




丹佛大学研究中心曾经发表过一份人脉的调查报告(出处"人脉存摺"一书),一个人赚的钱,12.5%来自知识,87.5%则是来自于关系。也就是说即便在以专业挂帅的知识经济时代,人脉仍是攸关赚钱与否的重要关键。 经营人脉是一件一辈子的事情,虽然架构通讯录的工作并不简单,但是今天我们将之整合成十个步骤,只要一步步踏实做好。就能够运用黄金通讯录十招,打通人脉任督二脉。




黄金通讯录十招 <wbr>打通人脉任督二脉 <wbr>twhsi电子报 <wbr>第六期


1 建立电脑通讯录,打造黄金人脉



很多人收集名片,但很少人好好在电脑上面建立完整的人际通讯录。目前PC上面的 Microsoft Outlook及苹果电脑内建的通讯录,都是相当优异的通讯录软体。想要架构数位化人脉,第一步就是将自己原来的通讯录架构到电脑上,我也列举以下好处:



    只要有打字的能力,电脑上修改增删资料相对容易

    方便同步到行动电话,备份起来也比较简单快速

    所有的资料整合在一起(手机、电话、emails、生日等),要查询资料待在一个地方  

    有更多运用资料库方式(例如可以利用群组功能批次寄出电子邮件、简讯)

    利用群组概念,批次、分众做好人脉关系维持的工作



古 代农业社会,人际关系相对简单,终其一生,可能只认识数百人。现代社会中,人和人互动频繁,人脉累积速度比起以往速度快得多,只有将人脉资料库数位化,统 一整理,才能将数量不断增加的死人脉(虽然拿到名片,却从不联络),活化起来。个人人脉管理用现成的通讯录软体,即可拥有成本最低、相容性最好的好处,值 得大家好好学习。





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2 名片资料数位化



7/5 我所属的员林青商举办总会"一个迈向成功的机会"的研习活动,身为主办者之一,也藉机认识了许多好朋友,交换了二十张左右的名片回来。要是照我以前的作 法,就会把名片放在书桌上的收件匣,可能很久都不处理。但是由于科技的进步,隔天早上我就会将今天收到的名片,转化成数位通讯录资料,并配合拍摄的相片, email到新结交的好朋友信箱中,建立数位沟通的第一步。这一个帮助我快速将名片资料数位化的神奇科技发明,就是名片扫描器。



试想,我们若是只利用实体的名片资料夹来管理人脉,超过三百张名片以上搜寻就相当困难。若是利用名片扫描器转化成数位资料,输入Outlook之类的通讯录软体中,就算是三千笔资料,一样是放在同一台电脑中,不增加任何重量和体积。



以前用手工打字输入名片,20张名片就要花上半个小时,现在用名片扫描器仍然要花上一些时间。因此名片处理要采取批次处理的 原则,不要拖,每天把昨天的名片批次扫描进去,这样子逐步累积,日就便成珍贵的人脉资产。爱默森说"好习惯是由一些小牺牲所养成的",想要有好用的人脉资 料库,就要花时间学习数位工具,并定期整理收到的名片。



如果一开始名片量不大,也可以一笔一笔输入名片资料,最重要的资料包括姓名、手机、emails,只是这样子耗时会较久。



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3 将手机和电脑上面的通讯络做好同步



建立黄金人脉数位资料库,第一步是将资料放到单一通讯录软体,第二步将名片数位化,第三步就是将电脑及手机的通讯录同步



先 说个故事,2004年7月,老大刚学走路,最喜欢玩把东西丢到桶子的游戏,一天早上,他一手拿起老婆的手机丢到了马桶里面,于是,当天下午,老婆就拥有了 一台全新Sony Errison的白色T610手机,隔天,老大又手痒,拿起我的手机就往马桶丢进去。好多人都羡慕我们夫妻感情好,连手机都一起买T610黑白双色手机, 面对好友的称赞,我们也只能苦笑.......



老婆本来总是认为自己对数字及电话号码记忆力很好,手机掉进马桶后,才发现长久以来的朋友电话都不见了,也因为这次的惨痛经验,让我们对电脑和手机的同步更加重视。目 前永锡是将苹果电脑macbook透过Missingsync这个软体,和我的treo650手机同步,为避免碰到乱码问题。我只更苹果电脑的通讯录资 料,同步时是将苹果电脑资料覆盖到treo 650上面。除此之外,我在苹果电脑通讯录中有一个分类是老婆专用,可以将老婆的通讯录和她的iphone同步。也就是同一份通讯录,同时和两个不同的手 机同步。



做到这三个黄金三原则,我们的通讯录资料就转变成非常强力的人际关系工具,接下来,我们也介绍其他七个招数,让我们的加速打通人脉管理的任督二脉。

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4 建立数位通路最重要的资讯-emails,手机号码



刚 开始认识人,大家往往不知道如何逐步将人际关系的互动层次提升,其实一般而言,人际关系由认识、熟悉、信任、默契、理性沟通,有有其一步一步的过程。而想 要运用数位通路和他人建立关系,初期最重要的两个资讯是emails和手机号码。我常常在参加完外面课程或开完会议时,回程就传手机简讯给互动很好的讲师 或学员,之后并利用email将相片寄给对方,利用emails和手机号码,表示感恩及建立关系。



日本趋势专家大前研一,将实体碰面的人际网路称之为 hot network,利用数位方式联络的人际网路称之为  cold network,利用数位方式联络,最重要的就是速度,在互动的关系温度冷却之前,就建立了沟通的管道,这样子就是做好熟悉阶段的工作。



每 月初,永锡也会精心书写电子报文章,email给好友们,一方面可以让大家分享到我们专业(时间管理)上的一面,另一方面,好朋友接到电子报也会知道自己 的近况。也常常因此,我也会收到好友关心及鼓励的信函,让人倍感温馨。发行的频率要适当,一个月一次就好了,以免造成收信朋友的负担。



由于emails,手机号码这两个资料如此重要,当收到他人名片时,我都会问"这是您最常收信的email信箱吗?",若是公司高级主管,常常没留手机号码,我也常常会请教可否给予手机号码,这样子才能让自己的资料库更加完善。





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5 如何在手机上快速找到联络人



打 开电脑萤幕的桌面,若是只有20个档案,只要放在桌面即可,每次就能够轻松开启自己要工作的档案。但是我们有200个档案时,统统放在桌面上绝对不是一个 好主意,倒是可以建立几个资料夹,把档案分类放在其中。但是当我们有2000个以上的档案时,放在档案夹也不敷所需,这时google desktop之类的桌面搜索软体就变成一个更好的选择。



我们想在手机上快速找到联络人的情 况也类似,当通讯录笔数很少(50人以下)时,用预设的选单来选择就可以快速找到联络人,但如果我们开始运用黄金三原则建构通讯录,并让电脑和手机通讯录 同步,联络人的数量就会迅速增加,此时迅速找到想要联络的人脉资料,就可以依照笔数,使用下列方式来处理:





a 资料夹分类法(50到500人)



一般手机都内建群组分类,利用资料夹(家人、工作、同学、亲友、厂商等)分类。建议同一个人名下要有所有的电话(公司、私人、手机),这样子资料比数才不会过多。



b 姓名拼音分类法(500到5000人):



如果您的资料比数在五百人以上,您就会发现用资料夹是不够的,一点下去资料夹,出来80笔资料,翻页就要很久,这时候可以采用姓名拼音分类法,在姓名前面 加上注音输入法各字的英文第一码。例如 江洋 是je、张永锡是 juc,虽然第一次将姓名依照拼音分类很慢,但是以后任何手机,都可以用此方法快速索引,不需要为了不同手机调整通讯录



c 全资料库搜寻法(数量非常大时)



很多手机都内建了通讯录关键字搜寻功能,要找"江洋",输入姓名一部分,就可以找到。我通常会在通讯录放入许多资讯(职业、居住区域等),如外出有需要,查询"律师"就可以找到法律专才方面的人脉,搜寻"云林"就可以找到住在云淋的朋友。



在手机上快速找到联络人,才可以节省许多时间,达到工具使用上行云流水的境界喔 :>

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6 做好CRM,管理大量人脉资料



在我学习人脉管理的初期,杨舜仁老师的个人CRM概念给了我很多的启发。杨老师将通讯录的资讯分为水平及垂直关键字两个领域,让关键字的搜寻威力更加强大。



a 水平的关键字,通常是名片上所提供的资料



例如姓名、工作、地区、职称、各种电话、email,这时候有一台名片扫描器对自己的帮助很大。



b 垂直的关键字,也就是自己加上的关键字分类



例如碰面的日期及场合、专业能力、居住地区、亲疏关系、各种纪念日(生日,结婚等)。



这样子就可以在自己的通讯录中做到关键字搜寻,例如组合"台中"、"律师",就可以找到台中的律师,组合"高雄"、"仲介"就可以找到高雄的房地产经纪人。一旦名片数位化、关键字化,列印标签、同时发送千份电子报、发简讯给数十人等都原本费时费力的工作,都不再是难事。



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7 活用skype



6/3 我们ITM站长会议利用了skype多方通话会议,五位站长分在台湾各地,却能够聚集在一起举行会议(上限10人),真多亏了skype的多方通话功能 (而且免费)。从2003年至今Skype使用者之间的免费通话已经突破了一千亿分钟,可以说全世界的国大部分际电话,都使用skype来进行。不仅如 此,就算国内一般长途电话、手机通话,也可以节省许多费率,真是创业初期不可或缺的好夥伴。



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我自己后来也买了一只skype话筒使用,更加的便利好用喔。







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8 别自个儿用餐,兼顾人脉的专业及感性层面



5/18 我在彰化举办了一日时间管理研讨会,并在会后安排到风尚人文餐厅用餐,一群人谈谈笑笑,到了八点半才依依不舍的告别。这场研习会中交了不少朋友,也促成了 5/20 In the morning(ITM)时间管理社群平台的产生,更让我体会到好的人脉经营,要兼顾人脉的专业及感性两个层面。



a 专业是要串连供给及需求的那一座桥



  *将身边认识的人组织起来定期聚会(以我自己为例是参加各种社团,如青商会、华人讲师联盟等)

  *提供专业,帮助别人(我利用时间管理研讨会来帮助他人)

  *成为朋友间的专业讯息传送平台(寄送每月电子报)



如此一来,不用喝酒、应酬、高尔夫,一样可以经营客户及人脉。



b. 经营人脉的感性成分需要时间



真正能发挥作用的人脉,一定要经过时间的发酵,但是常常我们太急于见到结果,反而欲速而不达。其实儿时玩伴,以往同学,这些交情都经过时间的发酵,我们正 可以好好地结合感性的层面,建立更深厚的关系。以前的主管及职场前辈也是很好的感性人脉,没有同辈间的复杂利害关系,我们可以由和对方分享我在职场的心得 及成长的角度出发,建立良好的关系。有时吃吃喝喝,大家聚餐一下,更是卸下新防,增加互动的好方法。



别自个儿用餐,无论大小场合,找机会将别人一起拉进你的活动,提高自己的能见度。让别人感受到我们的热情,热情的力量可以融化一切,兴趣分享是建立关系最好的方法,我们一起共勉。





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9 运用简讯做好非同步沟通



7/4是我的好友Rebecca的生日,在生日的前一天,我就在PDA手机上寄出一封简讯,祝贺她生日快乐。简讯是很贴心的人脉利器,比起email可以更加即时传达讯息到收简讯人的地点,而且对方就算很忙,还是可以浏览一下讯息,属于我所谓的非同步沟通。稳们可以在下列时机应用简讯来传递讯息:



a. 在特殊节日,传简讯给好友,让其感受到自己的用心(生日、纪念日等)。

b. 
利用简讯统计参与人数,例如开会的人数。

c. 电话打不同时,立刻传简讯,请其回电

d. 事前通知活动细节,例如集合时间及地点。

e. 不方便联络时,用简讯沟通(看电影、开会中,朋友打电话来)



市场研究公司Gartner预计,2008年包括日本在内的亚太地区手机短信发送量将达1.7万亿条,这是相当惊人的数字,您开始使用简讯来为您的人际加分了吗?



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10 同时经营专业及感性的数位个人品牌



我的好友数位达人阿宝哥,曾任我们青商总会副总会长,提到利用数位工具建立个人品牌的四个绝招。



a 24小时数位沟通管道建立:在社交场合结识朋友,拿到名片,24小时内发email或简讯给对方,主动建立数位沟通管道

b 发行每月电子报:藉由每月一次电子报,传递自己的品牌讯息及专业,并让亲友可以了解自己的动态。平日就保持一定程 度的接触,不需要没事就打上三百通电话去跟每个人保持接触。

c 经营个人部落格:利用电子报打造自己专业地位,并累积读者群。

d.累积、循环并持续下去:简单的事情,重复地做,让时间的因素发酵。



永锡在上课后也深受启发,也因此每天勤写部落格,每月发行电子报,用一篇篇的文章,为好朋友们送上自己这个月精心思考的时间管理小礼物。



结语

真正的“人脉”,必须要有“友谊”的成分在其中,让对方未来在“被你所用”的过程中,不但心甘情愿,还有鞤助朋友的喜悦在里面。(摘自《做个职场大红人》,联合文学出版,邱文仁着 )



以前上课时讲师提到过一句化"要多筑桥,少筑墙",我深以为然,这次写电子报是因为好友苹果核建议可以利用通讯录及emails管理为题,好好写篇文章,这一路写下来,我搜集了很多资料,问了许多亲朋好友如何建立人脉资料库,让我自己受益良多。



想要落实黄金三原则,架构黄金通讯录,确实要付出努力,但是也会有相当多的收获,我也在此鼓励大家好好运用通讯录,打通自己人脉的任督二脉喔。



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☆ 张永锡 ( twhsi) 敬上 ☆   ~追求幸福的行动家~

时间管理讲师 

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