（1）清空电子邮件的收件匣



打开我的email信箱，您会发现里面稀稀疏疏的没有几封信，因为我有一个清空收件匣流程。



和一般人最重要的不同是，我把要做的事情，先转到一个"行动清单"的收件匣，只留下今天我就会处理的信件，这样一个简单的动作，让我在开启电子邮件时，一看到的就是最新的信（而且没有几封）。而且时间管理很重要的就是预解问题，我也会常常检视自己的"行动清单"的收件匣，可以行动就马上去做。



网站43 folders 的创办人 Merlin Mann曾经到Google演讲，主题正是inbox zero （投影片见此 ，演讲影音 ），详细解说了他如何透过系统性的方法来处理email,

颇值得一看。归纳演讲的重点，他对于一封email他采取五种行动，删除、授权他人处理、立刻回覆、马上采取行动、暂缓处理。因此每封信处理过后，就不会堆积在收件匣中，因而做到inbox zero的境界。



暂缓处理，就是和我把不紧急的事情，转到一个"行动清单"的收件匣的方式类似。这样的方式，让自己专心清空收件匣时，不会看到其他的信件，影响我们的专注力，是很有效的方法。





（2）清空杂事收件匣



我对于虚拟杂事的收集，已经有五年以上的经验了，目前我使用的是皮夹式的小记事本（见上图），随时纪录我对自己及别人的承诺。杂事收件匣在时间管理系统很重要，我们把杂事放在脑袋以外的地方，自己就不用记忆，可以有效降低压力。



有一句俗语是"好记性不如烂笔头"，随时养成收集的习惯，这也是一般人最不容易养成的，因为这需要自律。我们必须把这个小记事本随时放在身边，和他人交谈时，自己有点子时，就要纪录在上面。并且要找时间，定期清理这些想法。以我多年和网友互动及开研习会的经验，这并不容易，但是，时间管理就是自律的训练，我们必须有小牺牲，才能养成好习惯。



我也把记帐的支出写在收件匣中，老婆也每天会写她的支出，这样子就可以一起记帐，这也算一种批次的处理。



结语



inbox zero（清空收件匣）与其说是一种工具的介绍，不如说是一种习惯的养成，固然思考那一种收件匣最好，然后架构好自己的收件匣很重要。但是日积月累的收集及清空杂事到系统中，并运用系统采取行动，形成一个良性循环，绝对更为重要。前面提到，这是一种自律，没错，时间管理的一部分其实是要我们养成自律的习惯。



期许大家都能够养成良好清空收件匣的习惯，这样的益处是，让头脑清空，能够更加专注的面对眼前的挑战。