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参加David Allen GTD ROADMAP 课后心得(1) 125/200

(2008-03-06 09:16:24)
标签:

杂谈


\参加David <wbr>Allen <wbr>GTD <wbr>ROADMAP <wbr>课后心得(1) <wbr>125/2002/12出国,到3/5终于回到台湾,永锡这次的旅程很长,最主要的目的之一就是参加David Allen的时间管理研习会。这个研习会的全名叫做GTD ROADMAP,一开始我以为研习会名字是因为形容这个研习会遍及全美各大城市及英国。上完课后才发现,David Allen将自己的时间管理系统以地图(Road map)概念来呈现,东西轴向是时间管理的五个流程,南北轴向则是六个不同的检视高度
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从台湾到美国参加盛会,当然要请问David一些时间管理的问题,开场前我就把握时间和David合影,之后每节下课也跑去问问题(午餐我们也在同一桌吃呢),真的是收获良多。今天主要介绍的是,我从课程中学到的重点内容大纲,之后会有一系列的文章说明细节。

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(1)Mind like water
Mind like water形容的是,我们架构好时间管理系统,而且持续不断维持系统后,可以达到的心态。

Mind like water指的就是,有任何事情发生,我们能够以合适的方法及情绪来回应,永锡觉得这样一种心境,有点像中国的中庸精神,只是GTD运用西方的方法论,运用实际的工具及流程。东方则以禅坐、冥想等方法,让自己直接进入这样的状态,比较是直观的方法。

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(2)五个流程

有点惊讶的是,David Allen几乎更改了所有GTD流程的名字,现在五个流程的名称是Cleaning, Clarifying, Organizing, Reflecting, Engaging,除了Organizing维持旧的名字,其余都改变了。

我也跑去问David,他说新的名词,代表了更多的意思,例如 Engaging,字义代表着啮合的意思,对照以前的用字Doing,Engaging这个用字,让规划的行动和实际执行两者有更加紧密的连结。流程的术语改变,让时间管理系统update,能够更加的高效。

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(3)Project lists(任务清单)的重要

以前永锡认为的任务清单,就是和行动紧密结合的树枝状的规划,但是David却说,任务清单就像是index,只是让任务及更高高度的检视,有一张一览表,以利每周检视,他也在研习会中一直强调每周检视(Weekly Review)的重要。

不同于许多时间管理软体的的设计(Bonsai、Lifebalance、iGTD等),试着把所有的任务及其相关任务行动都整合在一起。David告诉 我(呵呵,永锡上课时听的有点怀疑,下课还跑去问他),他每周检视一次任务清单,并决定下一步行动,并加到下一步行动清单中。也就是说,他虽有这两个清单 (任务清单,下一步清单),但是两者都是独立的清单,并没有用一些复杂的软体将两者整合在一起。

简单常就是最好的方法,上完课后,永锡也开始尝试列一份完整的任务清单,并做好每周检视的工作,这一部份,等有了比较具体得心得结果,再和大家报告。

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(4)六个检视高度

以前看书时,总觉得六个高度检视的部份很模糊,这次上了课才表较了解何谓六个检视。David要我们每周一次(或更久的周期)检视较高的高度,并将检视后的想法,加入任务清单中执行。也就是说,每周检视时,不仅只是检视任务清单,更要定时更高的高度(每月检视角色责任范围,每季或半年检视每年计划等)。

杂事是外界环境给我们的刺激,六个检视高度则是找出内心的渴望及愿景,将两者整合到我们的行动清单之中,因此在执行时便能不忽略现实环境,也不放弃自己梦想,兼顾执行力及愿景力,让下一步行动的力量发挥到最大。

ps. 上图是以不同高度检视我家的位置,是不是有完全不同的感觉呢?(来源:google map
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(5)以下一个行动清单为核心

五个流程,代表水平检视,着重在控制,六个高度,代表垂直检视,着重在厘清想要的结果(愿景),一个是横轴,一个是纵轴,整合成自我管理的矩阵,这个矩阵,就是我们的Roadmap(道路地图)。

这个地图,有外界环境的因素,也包含了自我的梦想实现,落实到一个个的下一步行动执行,这也是David Allen所说得跑道(Runway)管理。我们每天工作及生活时,随时有这份下一步清单在身边,就能让我们处理事情的时候,不急不徐,Mind like water,对事情做出合适的反应,达成较好的工作成果。

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(6)实体工具的介绍

除此之外,David在课堂上也分享了许多的工具,例如收件匣(皮包中有纪录杂事的小册及伸缩笔,如上图,我也买了一个)、快速归档的实体档案系统等。都是能增加生产力的工具,让永锡大开眼界。

我也体会到不仅是把虚拟的念头,杂事、愿景管理好,行动工作站(家中、办公室、行动时的公事包等)也要有合适的工具及流程,让我们能更加专注在事情的处理,而非把时间花在找寻不见的资料上。

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结语

这节课上完后(2/26),我每天复习上课的讲义,觉得每天都有不同的收获,觉得这次到美国上课真是正确,未来,永锡也会持续分享课程的心得,还请期待。

延伸阅读
David Allen公司网站
The Roadmap课程的介绍



 

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