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如何成为时间管理的黑带高手-Diddlebug实战篇

(2007-06-20 07:55:40)
 

上帝在造人时,给了人类很强的CPU,但是给的RAM却不够大。若我们常常把大脑当作闹钟使用(例如提醒自己明天早上九点要打电话给客户,早上起来 要记得晾衣服等),一旦要记忆的东西太多,就会占据原本大脑最强的功能-创意思考能力。GTD的目的,就是希望把事情纪录在脑袋以外的工具,释放出大脑的 思考空间。上一篇我们讨论了如何成为时间管理的黑带高手的理论面,这一篇讨论的是我自己当前使用的工具-Diddlebug

如何成为时间管理的黑带高手-Diddlebug实战篇

Diddlebug可以达到以下时间管理三个功能

 *闹钟:可以设置上百个手写闹钟

 *收件箱:数位化收件箱,环保,快速,免费

 *ASAP下一步行动列表放置处(也就是上图的TO DO):把所有杂事及任务的下一步列表放在一起,并用时间,场合,任务的方式组织起来。

从2003年到现在我使用Diddlebug已经满三年了,但是对这个软件的喜好与日俱增,也是我始终没有改变过的GTD工具。相信PIL上面的朋友喜欢这个软件的也不在少数,最早是当年2月gasoline[分享] GTD by Palm 心得中提到

………..在天马行空的散乱思考期, 可以用Diddlebug将想到的涂鸦下来, 再利用抄送功能传到想归纳的程序。当前我将Diddlebug当作最初未处理事件的"收件夹".将未组织的内容先丢在diddle bug,稍后用‘抄送’归档 ……


我先拋砖,等待美玉的出现,这是一篇很长的文章,我们这就开始吧…………..


==================================

我的Diddlebug初始设置(可先跳过,看完全文再回来设置)

A. 无声闹钟

默认无声状况(在”闹响设置”设为无声,但个别note可以设个别闹响),让DIBBLEBUG变成一个随时提醒自己注意事项的沉默系统

如何成为时间管理的黑带高手-Diddlebug实战篇

B. 场合分类

我在Diddlebug中的场合(Context)分类如下,但是大家可以按照自己的方式来设置。开头符号的意思如下:

a. #思考:如思考下一步行动,阅读,文书处理,可能用到笔纸的行动


b. *沟通:当面沟通,打电话,或简讯沟通


c. @计算机:需要使用计算机


d. @下一步NA:不属于其他类别的放这里


e. MLO/SOME/行事历:抄送到MLO,行事历等其他子系统


f. 习惯创建:为了养成自己某些习惯用的,如上班不迟到,每周例行事项等


如何成为时间管理的黑带高手-Diddlebug实战篇

C. 标签,

我有一个特殊的场合叫做标签(见上图),目的是在”图页列表”检视所有note时,知道每一个时段及星期几的开始及退出位置。有每周周几表示,大X,时区三种,这些标签都设成重复事项。

a. 每周周几表示:一个圆球是周一(时间设在每天凌晨),两个圆球是周二


b. 大X:表示每天的退出及区隔有设时间及没设时间的note


c. 一日中的时区:分隔上下午或回家等不同时段(下图有黑方框者)


如何成为时间管理的黑带高手-Diddlebug实战篇

(说明:我所用的所有标签,第一个x代表今天最后一件事,我设置在当天的11:59pm第二个X代表之后的事情没有设置时间,我的设置时间是10年后,所以”以响闹时间排序”时,没有设置时间会集中在X的后面)

这样子我们”以响闹时间排序”时,就可以把每个行动在哪个时区弄得很清楚。



如何成为时间管理的黑带高手-Diddlebug实战篇

(说明:上图的X代表今天最后一件事)


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如何成为时间管理的黑带高手-Diddlebug实战篇

1. 收件箱

DIDDLE非常合适作为收件箱,杂事有两种,第一种只放入Diddlebug中,但是还没设时间及没有场所分类的NOTE。另一种是TO BE所生成的下一步行动,因为没设时间及没有场所分类,所以也是杂事一件。

Diddlebug作收件箱的优点

  • 记忆的NOTE量接近无限,我的一张NOTE就是一个下一步行动。
  • 我使用的TREO 650也是我的手机,所以随身携带,这也是我唯一的随身收件箱,所以我所有的杂事都固定集中在此,所以一只手机,一个软件搞定所有事情。
  • 我觉得中文以手写输入较为合适,以涂鸦方式写入,不需辨认时间,不需字迹清楚,可以画出特别符号,按了就写,写完就存,随时收藏杂事。资料保存为数位形式,又很环保。(只有开车时不方便)
  • 免费软件,功能齐全,可以设置重复闹钟,也可以使用硬件键盘功能键,增快操控速度。Diddlebug在操作中相当稳定,且有繁体中文界面。软件本身小而美,比BUGME等商业软件要快很多。
  • Diddlebug有sort功能,有分类可以照场合来检视,有”以响闹时间排序”,也可”Sort by name”,可用来针对不同场合的下一步行动列表做好检视的工作。

如何成为时间管理的黑带高手-Diddlebug实战篇

2. 加工及分派

加工及分派分为两个动作,一个是清空收件箱,一个是加工处理杂事,一旦开始清空收件箱,最好就要清完再做其他的事情,所以要预留足够时间来作这个动作。

加工及分派的作法

a. 首先,进入Diddlebug”未分类”的场合,将其中所有的杂事加工成行动,其次,标上场合分类,每一张NOTE都要,让”未分类”的场合里面是空的。


b. 按下”以响闹时间排序”,找出”图页列表”中大X之后的事件(指还没有设置时间的事项),每一张NOTE都设上闹响时间(事实上只会跳出来不会响,因为我们整个程序默认为无声),设置时间时,别忘了要有留下充分的时间可以预先准备,在事情要发生之前就要提醒自己。


c. 重要事项,可以用反白表示。(按快捷键w)


d. 如果是两分钟以下的下一步行动,就马上处理。


e.清空收件箱要用批次处理的概念,不要太过频繁清空,一天清空两三次即可。


紧急而重要的事情当然立刻分配时间及场合的标签。我放在Diddlebug的下一步行动约有80-100件,由杂事加工的下一步行动及任务的下一步行动组成,是集成所有下一步行动的数据库。

有时行动需要”再加工”的动作,例如我们运行任务的下一步行动后,通常任务不是就退出了,而是要把原有的行动”再加工”成另外一个行动。或有时,时间过了一阵子,原有拟想的行动变得不合时宜或无法行动,此时也要作”再加工”的动作。(可以按左下角”清除画面”图标,迅速”再加工”note)


如何成为时间管理的黑带高手-Diddlebug实战篇


3. ”TO DO”及”资料”

我们使用Diddlebug做为GTD的主要系统,但是还要有数个子系统支持,定时将不可行动的的资料分派到不同的数据库,这样Diddlebug内的note的数量才不会过多,造成检视时时间的浪费。

当前我常用的子系统数据库如下:

A. 行事历:我放到网络上得GOOGLE日历,一周检视数次。

B. SOMEDAY/MAYBE,购物列表,寄出借入物品:我用Diddlebug的抄送功能传到PALM内建的数据库。

C. 闹钟:我手写到BUGME提醒自己,避免Diddlebug的下一步行动NOTE量过多,浪费检视时间

D. TO BE及任务:我利用PC上的一个软件MYLIFEORGANIZED来整理,这是我的GTD的主要系统--让人生更充实的系统,每周定期检视。

E. Gmail:我的EMAIL不多,但是只要有信来,处理完我就将之ARCHIVE,让整个EMAIL只剩下几件未处理的事情,通常都会净空(没有任何待处理信件)。

如何成为时间管理的黑带高手-Diddlebug实战篇

其他存放在Diddlebug的下一步行动,我称之为ASAP下一步行动,只包含由杂事加工的下一步行动及任务的下一步行动。



如何成为时间管理的黑带高手-Diddlebug实战篇


4. 排程

在我上一篇文章,我提到我是利用纸笔工具来作排程的动作,排程可由三个角度来作,时间,场合及任务,各有不同的目的及重要。当前我的作法如下:


A. 依照时间检视

检 视一天要做的所有下一步行动,把要做的事情抄录在纸面待办事项或行事历,若发现当天不能运行或事情太多了,时间不够,就把 Diddlebug中的NOTE另外设置一个合适时间。在纸面待办事项或行事历上,确实要运行的事项,我会特别打圈圈先作,若有空再做其他没打圈圈的事 项。我会从自己最抗拒,最不想做的事情先作(例如打这篇文章),这样子的效率会好的惊人:>


B. 依照场合检视

有 时事情比预计的状况顺利,就会把纸面待办事项或行事历全部完成了,此时我会依照场合检视,找一些可以做的事情来运行以免浪费时间。有网虫说依照场合组织的 下一步列表就像是水平的并联行动,可以有效率的处理大量事情。尤其是突然有一段自由时间(如约会时对方迟到,老婆大人要洗头,叫我在车上等),正可以依照 场合检视来做事情。

如何成为时间管理的黑带高手-Diddlebug实战篇


C. 依照任务来检视

Diddlebug 有”Sort by name”功能,所以我把任务的下一步行动都在NOTE加上任务名称,这样就可以依照任务来排序。这样我们我们知道单一任务有多少个下一步行动,可以单纯 检视一个任务下的所有行动,”再加工”下一步行动时也很方便。浏览依照任务组织的下一步行动就像是垂直的串连行动,可以让我们找出让这个任务有所进展的关 键下一步行动。

如何成为时间管理的黑带高手-Diddlebug实战篇

 

如何成为时间管理的黑带高手-Diddlebug实战篇


5. 运行

GTD的书中提到工作有三种类类型:事前规划好的下一步行动,尚未厘清下一步行动的杂事及处理临时状况。

之前的文章我们讨论过如何运行”事前规划好的下一步行动”,但是我们仍要注意”尚未厘清下一步行动的杂事”。这些事情包括了清空收件箱,制作每日任务列表,思考任务的下一步行动,每周检视,清空EMAIL,整理实体收件箱,整理会议记录等。这些事都要花足够的时间处理,纳进我们的系统中,才不会发生太多的临时状况。

如何成为时间管理的黑带高手-Diddlebug实战篇


6. 检讨

当前我做的检讨工作除了之前提到的每周检视,每天我也会写晨间日记。这部份限于篇幅,不再多加解释。

如何成为时间管理的黑带高手-Diddlebug实战篇


7. TO BE

每周检视to be事项,才能让我们不是被身旁的琐事带着跑,而是负起我们应负的责任,又能实践我们的梦想。TO BE的下一步行动要放到Diddlebug的收件箱,之前的系统图思考不够周详,这次的版本已经改正。



结语

前几天读到远见杂志专访姚仁禄先生的文章,里面有一段文字我很喜欢

「我一直期待一种境界:行动快速,心境缓慢,」

姚仁禄在他的部落格中,倡导生活就该像麦可.乔丹打篮球一样,看起来是非常快速的切入上篮,但是他的「快」却是用无数个「慢」组合起来。

我觉得「慢」就是确实运行的下一步行动,就是做人做事的基本动作,我们要提升生产力,要变得更有效率,重要的不是求「快」,而是要把每一个下一步行动考量好,运行好,想要运行下一步行动到出神入化,需要一辈子的练习,祝福大家早日成为时间管理的黑带高手。

 

感谢

其实要感谢的有许多,有看GTD文章的人,有EMAIL和我讨论GTD的人,还有一些是很认真研究GTD还写文章的人们,我这次的文章得力于以下的文章许多。

1. [原创]我的关于GTD应用的Outline(欢迎大家拍砖如何成为时间管理的黑带高手-Diddlebug实战篇 BY jluo

他有一个动态事件系统的概念,让我以下一步行动为主体的方式来作GTD场合分类有很大的影响


2. 我的GTD思想 BY ivox

这篇文章提到GTD的目的在于忘记,而非记忆,这点让我受益良多。

3. 个人工作与生活的"分辨率" BY gasoline
这个分辨率的概念让我发现一个藉由系统,认清自己所有下一步行动的重要性。其实还有一篇小任务的文章让我觉得受益很多(一个任务只有一个进行中行动的概念),但是找不到连结了,gasoline可以说明一下吗?如何成为时间管理的黑带高手-Diddlebug实战篇
4. MONKEYGTD中文介绍

让我发现下一步行动以任务来检视的重要性。


6. RAINBOW所提得"柯维博士所谈的第四代时间管理,是兼顾人与事,是TO BE TO DO,而通用时间管理,则以"TO DO LIST"为主"概念。

这句话让我把柯维博士的时间管理想法和GTD集成在一起,任务其实是我们达到TO BE的手段,和TO BE无法连上关联的任务都是不重要的任务。


7. GTD思想和中国禅宗 BY 大飞侠

提供了依照场合组织的下一步列表就像是水平的并联行动,可以有效率的处理大量事情及浏览依照任务组织的下一步行动就像是垂直的串连行动,可以让我们找出让这个任务有所进展的关键下一步行动,这个想法。


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