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EXCEL必备工具箱--自动批量填表,绝对神奇

(2010-07-20 17:04:18)
标签:

excel

office2003

office2007

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工资管理系统

工资管理

o

分类: EXCEL必备工具箱

功能介绍:

如果你已经将数据收集在一个文档内,却需要用这些数据去填写很多格式一样的Excel表格,那么这个功能必定适合你。(类似于word中的邮件合并)。

 

    
  特别说明:模板套用模板计算是一个配套功能,必先对套用选定的模版,即进行“模版套用然后再通过“模板计算”来得到相应的特殊功能。  
     可以从两个地方进行模板套用、模板计算:
  1、点击“模版套用”、“模板计算菜单,
  2、工具条上点击那个万花筒图标(工具集锦),在“杂项”标签中点击“模版套用、“模板计算
   Excel必备工具箱--自动批量生成标签
 
 
  使用方法详细介绍:
    第一步:模版套用
   excel2003及以下版本运行界面:
 Excel必备工具箱--自动批量生成标签
 
  在excel2007/2010版中,可以直接从功能区中点击:
Excel必备工具箱--自动生成分析文档不再是梦想

套用“自动批量填表”模版
 EXCEL必备工具箱--自动批量填表,绝对神奇

    点击“确定”,这时候会提示是否使用本表中嵌入的EXCEL模板,如图:
EXCEL必备工具箱--自动批量填表,绝对神奇
这里的EXCEL模板是要批量填写的表格格式,本表中嵌入的EXCEL模板就是那个MB.xls,如图:
EXCEL必备工具箱--自动批量填表,绝对神奇
   将填写表格的格式嵌入到当前表格中的好处是,将数据源和目标格式集中到一起存放,当然,也可以不使用内嵌的Excel模板。
   为了简化示例,这里就直接点击“是”。

  系统会自动增加一个“自动批量填表”工作表,并提供了测试数据(测试数据可以修改) ,如图:
 EXCEL必备工具箱--自动批量填表,绝对神奇

  
 第二步:模板计算
   在EXCEL97-2003版中:
   点击“模版计算”菜单,就可以自动批量填表: 
Excel必备工具箱--自动批量生成标签
   在EXCEL2007/2010版中:
  从功能功能区中点击模板计算
 Excel必备工具箱--自动生成分析文档不再是梦想
   2.1  点击“模板计算”后会弹出一个窗体:
EXCEL必备工具箱--自动批量填表,绝对神奇
 
取数方式:
按工作表方式进行取数:
如果Excel模板中有1个以上的表格,那么就只对第一个表取数;
按工作簿方式进行取数:
会对Excel模板中每一个表格进行取数。
 
保存方式,是专门针对按工作表方式进行取数而提供的设置。
在同一个工作簿中保存:
只有按工作表方式进行取数才可以在同一个工作簿中保存。
必须注意的是:由于Excel97-2003文档只能保存256个工作表,超出上限的数据会被忽略。因此,在这种情况下建议将每个工作表作为单独的文件存放。

自动批量填写的表格效果图:
EXCEL必备工具箱--自动批量填表,绝对神奇

 
操作要点提示:
1、必须是进行“模板套用”,套用“自动批量填表”,套用的数据为测试数据,可以根据实际情况修改。这时候,当前工作表就是已经套用了“自动批量填表”的工作表,可以对其进行修改,但要注意以下几点:
(1)该表除了A1单元格的批注外,其余所有内容均可以删除。   
(2)该表作为数据源,第一行是标题行,第二行向下为数据行。   
(3)该表标题行只能有一行,数据行可以增加或删除。标题行和数据行中的内容可以随意修改。   
(4)标题字段仅仅是为了便于区分不同数据的内容,可以为空。但如果该表A1单元格的内容为:[Name],那么将有特殊用途: 该列的内容除了作为一般的数据,还会根据保存方式的不同,会被用作工作表名称或者工作簿名称。   
 
2、关于模板的补充说明:   
(1)如果删除了“自动批量填表”工作表中嵌入的Excel文档(MB.xls),表明套用外部模板。   
(2)双击本表内的Excel图标(MB.xls),可以对嵌入的模板进行编辑,以便符合你的实际需要。   
(3)Excel图标(MB.xls)可以在本表内随便移动,不会妨碍你增减加数据行的。   
(4)模板的编辑:   
   可以任意编辑,但作为从当前excel文件中获取数据的标志需注意以下细节:    
   A.必须使用中括号[]作为标识符。   
   B.由于取数方式是按指定的列于每一行进行匹配,因此,模板中取数设置只能包含列,比如:[a],再比如:  编制单位:[A]     不需要区分大小写。  
内嵌的EXCEL模板(mb.xls)样式:
EXCEL必备工具箱--自动批量填表,绝对神奇
   对于D12单元格,其公式为=D10-D11,由于目前D10的内容为: [i]  ,不是数值,导致公式错误,这是正常的,因为在进行“模板计算”之后,会在生成的目标文档中将[i]替换成“自动批量填表”工作表上第i列当前行的内容,这样数据就会正常了。
 
3、准备后数据后,就可以进行“模板计算”,系统会根据当前工作表A1单元格的批注来判断所套用模板的类型,然后自动进行相应处理。
 
动画演示:
 EXCEL必备工具箱--自动批量填表,绝对神奇
 
问答一:
本来就已经套用了“自动批量填表”,为什么还要搞个什么内嵌或外置的EXCEL模板,太让人迷惑了。
答:
   套用了“自动批量填表”模板后,生成的“自动批量填表”这个工作表,是用来存放数据源的,将要填写的数据集中到一起;而内嵌或外置的EXCEL模板是为了存放批量填写的数据格式,所以只能分开存放。
 

  

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