只爱阳光

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作者：只爱阳光

出处：http://blog.sina.com.cn/s/blog_531b809801009ky0.html

GTD思想 

1. 在放松和专注时效率最高：人在心情放松和专注时工作效率最高，同时放松专注的人也是最幸福快乐的人。 
2. 把一切赶出你的大脑：
3. 1. 任何没有找到应有的位置和恰当的存在方式的事物，都会盘踞在我们的脑海中，成为悬而未决的问题。
   2. 通常，你大脑中盘踞问题的多少与其解决的效率成反比，因为盘踞问题太多就不会专注。
   3. 为了让心情放松并只专注于手头的事（而不是心里同时老盘算着别的事），就要把所有要做的事记录下来（记到本子上或电脑里），这样你就知道所有的事早晚都会得到解决，心里就不会老是忐忑不安地想着些别的什么事。
   4. 我们需要把所有我们尽力管理的“材料”转化为可以付诸行动的事务。
4. 具有灵活性的人压力最小：日程表里只放必须在某时刻完成的事，其它待办事宜只列入“下一步行动”清单，随时凭直觉从这个清单中选择下一步行动。

GTD流程

基本做法：把一切事情从你的大脑中理出去（收集）；每当事情出现在大脑中就作出决策，而不是拖到日后（计划）；回顾和更新包含了各种悬而未决问题的完整清单（回顾）。

横向流程：制定每日计划

1. 收集：百分之百地捕获一切“未尽事宜”
2. 加工处理：按如下框图，把收集的信息分成不同类别，参见图1和图2。
3. 1. 垃圾：不需要做的事；
   2. 将来某天：将来有时间想做的事；
   3. 参考资料：留起来备查的信息；
   4. 2分钟就能做完的：立刻实施
   5. 日程表：某确定时刻要做的，立刻抄上日程表；日程安排是神圣
   6. 等待别人处理：需要等别人处理完自己才能有所行动的；
   7. 下一步行动：4、5、6不能涵盖的，加入此类。一定要清晰明确可操作、是操作的最小单元，“没有明确任务的展望只是梦想”。
4. 组织管理：除了2分钟就能做完的，其它6类形成各自的清单，另外加1个工作任务清单（后面再解释）。
5. 回顾：至少每周回顾和更新上述各类清单。
6. 行动：日程表＋根据直觉选择下一步行动

纵向流程：制定工作计划：让我们把超前的焦虑变成超前的思考和策划

工作是指那些需要一个以上的步骤才能够顺利完成的事情。把记录下来的工作转化为可以具体落实的行动列表的步骤如下：

1. 定义目标和原则：为什么要做这事？有哪些约束条件？
2. 展望成果：要做什么样的事？不仅让你明确这件事，而且给你更多的动力去做这件事。“缺乏前景的任务只是痛苦的劳作”。
3. 集思广益：头脑风暴
4. 组织管理：归类整理
5. 明确下一步的行动方案：落实到具体事务

你到底需要多么翔实的计划呢？需要详细到什么程度呢？一个简单的回答就是，只要能够让它摆脱对你大脑的纠缠就足够了。如果一项工作还徘徊在你的大脑中，你就需要进行更多的策划和构思。

GTD技巧

如何选择下一步行动

根据环境、时间、重要性选择行动，因此有必要周密地斟酌在什么地点你能够执行和不能够执行哪些行动，然后相应地对你的各种清单进行组织和管理。以下常见的下一步行动清单的标题对你有帮助：

1. 电话：关于所有要打的电话的清单
2. 在电脑旁
3. 跑腿：把所有需要外出时处理的事情归纳到一起；其中还可以分一些子目录
4. 在办公室时：
5. 在家时
6. 议事日程：与某人要商讨的事情，也许需要为每个人设立一个专门的子目录，这样和他在一起的时候立刻可以找到所有要谈的事情的清单。
7. 阅读/回顾：想要阅读的资料清单

另一方面，只爱阳光（就是我了）觉得，在录入下一步行动数据的时候，提示它所需时间、所属事情的目的（为嘛采取这个行动）、紧要性（是否逼近deadline），甚至完成该项工作的人，也可以在决定下一步行动时提供帮助。

如何处理突发事件：是否应该停止手上的工作而去处理其他的事情？

不可对突发事件置若罔闻，而应该学会灵活处理，并能在不同工作之间跳跃，保持一种健康的平衡。

当特殊的情况出现时，去解决它们。这并不是因为在这条道路上的抵触情绪最少，而是因为相对于其他的事情而言，这是你最需要处理的问题。

新工作的启动

设立并保持一个叫“重点区域”的清单。一般它都会被进一步划分为有关“职业方面”和“个人方面”的两个次级清单。根据生活和工作中重要区域变化的速度，可以每隔3个月的时间启动各项潜在的新工作。

GTD缺陷

1. 没有运用甘特图的概念，下一步行动只列出了第一步，而没列出后续步骤、更没有维护步骤之间环环相扣的关系。对于一些有时间限制的复杂的工作任务的完成可能会带来无法有效维持deadline的问题。一个可能的解决办法是，对复杂工作任务用甘特图做分解，用TimeTrack估计时间（最好单独拉出来一个估计时间的模块），而GTD只负责开头的搜集和最后的清单工作。
2. 没有给出对下一步行动可能需要的时间的估计办法。
3. 没有依据重要性选择下一步行动的系统化方法，其实机器是可以做到这一点的。
4. 有项目层级的概念，但没有提出系统化的运用方法。比如，项目分成个人生活和工作；个人生活又分为锻炼身体和照顾孩子；锻炼身体又分为打球和游泳等等。
5. 没有行动层级的概念和运用。行动是时间统计和规划的基本单元，为了发挥这个信息的效用，应该对行动分级。比如：思考这类行动，分为思考大问题、思考小问题、小结基本想清楚的问题等等，它们通常需要的时间是不一样的。

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