一、会务工作评估

一次会议议程的结束并不意味着会议组织管理工作的结束，会议的评估总结也是会务管理的重要环节，它关系到会议组织者的会议管理水平能否不断提高的大问题。没有一个会议的组织是完美的，只有不断总结，才能不断提高。

    （一）会议评估的意义

    1．检查会议目标的实现情况会议组织者在作会议计划时都制定会议目标，那么，这些目标是否实现了？实现得如何？通过评估就可以确定。

    2．确定与会者的满意程度与会者对会议的内容等各方面的工作是否满意以及满意的程度如何是会议成功与否的主要指标，它关系到以后同系列会议能否继续举办的问题。会议评估，可以对与会者的满意程度进行调查，作出量化表格，从而了解与会者的满意程度。

    3．明确会议的成功与不足之处成功的会议有一定的参考指标。会议评估，就是看这些指标是否实现，如果实现，那么这次会议就是成功的，否则，就是失败的。明确会议的成功和不足之处，总结会议的经验与教训，以提高会议组织者对会议的管理水平。

    4．为写会议的总结报告准备材料如果是帮助会议客户组织会议，那么，在会议结束后会议组织者必须写一个会议总结报告交给会议客户；如果是国际会议，会议组织者必须按我国主管部门的规定，按一定的格式要求提交国际会议的总结报告；如果是自己组织会议，在会议结束后也需要一个会议总结报告来息结会议的得失。会议评估的结果是会议总结报告的重要内容，会议评估也为写好会议总结报告打下了基础。

    （二）会议评估的参与者

    所有参加会议的人——会议代表、陪同人员、参展商都应该是会议评估的参与者，而且他们应该是会议评估的主角。

    1．与会者

    （1）会议代表。会议代表（包括会议演讲者）参加了会议的主要过程，从会议的宣传促销、报到注册、住宿餐饮，到会议的演讲讨论、参观访问……他们都亲身经历过，所以，他们对会议工作的好坏最有发言权，他们最应该参加对会议的评估。

    （2）陪同人员。陪同人员参加了会议的一些宴会等社交活动，参加了会议组织的参观、访问、旅游等社会活动，这些活动也是会议产品的有机组成部分，他们对这些活动组织工作的好坏有直接的感受，应该请他们对这些活动作出评估。

    2．参展商（如果会议附设展览的话）

    参展商参加了会议的附设展览，经历了会议附设展览从招展宣传、招展、报名、展品进场、展览开始到结束、撤展的全过程，他们最有资格对会议组织者对这一系列工作的组织安排和服务的好坏作出评价，所以，他们最应该参加对会议附设展览的评估。

    （三）会议评估的内容

    会议评估是对会议从筹备到会议总结全过程的评估，因为会议的任何一个环节，郡关乎到会议的成功与否。以下我们分三个阶段探讨会议效果的评估因素。

    1．会前效果评估

    对会前筹备情况的评估，应考虑以下因素：

（1）会议目标是否明确；

（2）会议议题的数量是否得当（太多或太少）；

（3）会议议程是否合理、完备；

（4）每一项议题的时间分配是否准确、合理；

（5）与会者人选、与会者人数是否得当；

（6）会议时间、地点是否得当；

（7）会场指引标志是否明确；

（8）开会的通知时间是否得当；

（9）开会通知的内容是否周详；

（10）会议场地选择是否得当；

（11）会议设备是否完备；

（12）与会者是否做了充分准备；

（13）与会者的会前情绪如何；

（14）会议的住宿、餐饮是否安排妥当。

2．会中效果评估

对会议进行中各环节的评估，应主要考虑以下因素：

（1）会议接待工作如何；

（2）会议是否准时开始；

（3）会议人员是否准时到会；

（4）是否有会议秘书在做记录；

（5）会场自然环境如何，是否存在外界干扰；

（6）会场人文环境如何，与会者之间是否有交头接耳现象；

（7）主持人是否紧扣议题进行主持（是否离题）；

（8）会议是否由少数人垄断；

（9）与会者发言及讨论是否紧扣议题（是否离题）；

（10）与会者是否能表明真正的感受或意见；

（11）与会者之间是否有争论不休的现象；

（12）与会者是否与会议主席有争论，情况如何；

（13）视听设备是否正常（是否发生故障）；

（14）与会者是否热心于会议；

（15）会场气氛是否热烈；

（16）会议决策是否正确（是否符合实际，是否有偏颇之处）；

（17）会议议程是否按预定时间完成（会议是否按预定时间结束）；

（18）主持人是否总结会议的成果；

（19）会议的欢迎宴会、欢送宴会是否得当；  

（20）参观、访问、游览活动安排的合适性、安全性如何；

（21）其他因素。

    3．会后效果评估

    会议议程结束后，还有一系列工作要做，做得如何，也需要评估。会后效果评估主要考虑以下因素：

    （1）会议记录是否整理好；

    （2）是否印发会议纪要和会议简报；

    （3）会议决议是否落实；

    （4）是否对与会者的满意程度进行调查；

    （5）对会议的成败得失是否进行总结；

  （6）已完成任务的会议委员会或会议工作小组是否解散；

      （7）其他因素。

     （四）会议评估的方法

    1．调查问卷调查问卷是最常用的会议评估的有效方法。问卷设计者把要评估的各方面的问题列举出来，每个问题后面给出几个评价性的术语，评估者只要从中选择一个或几个打“√”，最后再写几句意见或评论就可以了。它对于会议评估者来说简单易行，只需花很少时间就能完成，因而广受欢迎。

    调查问卷可以通过以下几种方式进行：

    （1）现场手工填写，即把调查问卷用纸印刷出来，在适当的时候发给评估者，请其现场手工填写。

    （2）现场电脑填写，即把设计好的调查问卷放置在电脑中，请评估者现场在电脑上填写，所有评估者填写完毕后，电脑即可统计出调查问卷中量化的部分。

    （3）会后电脑填写，会议结束后，把调查问卷发到评估者的电子信箱里，请评估者在规定的日期内填写后发E-mail囤复给评估组织者，评估组织者收集后再进行处理。

    若时间允许，调查要尽量放在会议现场进行。若无法在会议现场进行调查，或部分项目或部分与会者无法参与现场调查，可以安排会后再进行。

    2．面谈会议结束时邀请部分调查对象集中或分别面谈，征求他们对会议的意见和评价。这种方法只能对会议进行定性评估。

    3．电话调查会议结束后，打电话给调查对象，征求他们对会议的意见，并请他们对会议作出评估。这种方法也只能对会议进行定性评估。

    4．现场观察在会议现场或在各个活动场所派人观察会议和各个活动的进行情况，并观察与会者和活动参加者的反应，从而做出对会议的评估。

    5．述职报告会议结束后，要求每个会议工作人员对自己在会议整个过程中所做的工作作出述职报告。这种方法可以从一个侧面了解会议的情况，对会议进行评估。

    以上方法结合使用，会使会议评估更全面、更具科学性。

    （五）会议评估时机

    对一个事件评估的最佳时机应该是在该事件刚刚结束的时候。对于小型的会议，这比较好办，会议工作全部结束时进行会议评估就是了。但对于大型的会议来说，一次会议不仅有大会，还有多个分组会议，有会议附设展览和各种参观、访问、游览等活动，可能有些与会者参加完大会和某个分会或活动后就走了，如果在会议全部结束后再进行会议评估，很多与会者就无法参加了。所以，大型会议的评估可以分阶段、分活动进行，在会议进行到一定阶段，大会结束或某个分会、活动结束后立即对刚刚过去的事件进行评估。这样，大型会议的评估结果就比较全面了。

    （六）会议评估表的设计

    会议评估表要根据评估的目的和评估内容设计。由于会议评估的成本较高，所以，一般的工作会议都不进行评估，只是简单就承办情况做一个大致总结，如果有大的失误或不足，能够总结出来，供以后改进就行。而作为会议服务公司，如果委托方需要评估结果，他们就去做，如果不需要，这一项也就免了。但作为将来要承办专业会议的我们，则要求学会各种评估表格的设计方法。

    一般来讲，评估的目的就是为了总结会议组织方面的经验教训，以便以后改进。所以，我们在设计表格时，只考虑根据评估内容就可以。表格设计可以分两部分进行，一部分是会议整体评估表，一部分是会议服务者个人（环节）评估表。前者如舍议情况反馈表，会议效果分析表等；后者如主持人的行为表现评估表，工作人员的表现评估表等。表中内容要根据调查目的、调查对象、会议特征等进行设计。

（1）会议情况反馈

 

 

（2）会后效果分析表

 

 

（3）会议管理评估表

 

 

（4）主持人的行为表现评估表

 

 

    二、会务工作总结

    对会议评估的过程也是对会议进行总结的过程，评估工作完毕之后，会议组织者要根据评估情况，写出会议总结报告，总结出会议的成败得失。

    会议总结的目的是分析会议组织过程中的经验和教训，对一些工作出色的组织和个人进行表彰，总结的结果可以为今后的会务工作提供参考依据。会议总结主要考虑以下方面：

    （1）会议的召开是否有必要，所提出的各项议案是否解决；

    （2）会议的准备工作是否充分，设备物品是否齐全，配套设施是否周到；

    （3）会议议程是否科学合理；

    （4）会议组织工作是否完善，有无明显疏漏或失误；

    （5）会议人数是否控制严格，有无超出预期规模；

    （6）会议主持人的水平能力是否符合要求，是否达到预期效果；

    （7）会议代表对会议的满足程度如何；

    （8）会议决议是否得到有效贯彻实施。

    会议总结要以科学的绩效考评标准为指导，制定具体的量化指标，起到总结经验、激励下属、提高会务工作水平的作用。

    现提供会务总结范本如下：

 

会务总结范本

    1．会议简介

    会议简介包括会议名称、召开地点、主办单位、参加人员、会议议题、议程安排、召开的背景、会议预期效果等。（个人总结着重写本人负责的会务内容）   

2．本次会务工作要点

    （1）会务组成人员名单；

    （2）会务工作安排；

    （3）本次会务主要抓的几项工作；

    （4）本次会务关键要素（要针对本次会议的特点进行分析和安排）；

    （5）本次会务与其他会务工作的不同之处；

    （6）本人负责部分工作总结。

    3．会务满意度调查情况

    即“会务组织满意度”调查反馈情况，对各要素得分进行统计，评价最好与最差的问题集中点等。

    4．问题分析

    参考会务满意度调查结果分析整个会议过程，归纳出本次会议存在的问题，以及从此次会议中得到的教训、相关改进意见等。

    5．经验总结

    （1）本次会务工作的成功之处；

    （2）可以推广或可供他人借鉴的地方。

    除此之外，还要对会议筹备期间的组织、营销宣传、论文征集、资金筹措、资金管理等各项工作进行总结；对会议现场注册、现场接到、现场协调、会议专业活动情况、会议附设展览活动（如果有的话）、会议社会活动情况、会议餐饮活动情况等工作进行总结；对会议结束后的收尾工作、会议评估工作、财务结算工作等进行总结。