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PPT和Word到底哪里不一样

(2019-06-23 11:59:11)
标签:

市场营销

企业管理

文档制作

办公

谈判

分类: 营销杂谈
  本文的标题看起来有些奇怪,不过我写这样一个标题并不是为了哗众取宠,而是发现现在真的有很多企业的工作人员甚至是管理层分不清楚PPT和Word在工作端的区别。同样都是文档格式,同样都可以用图、文、表的方式来对内容进行表达,为什么Office系列软件之中要做出这两种类别呢?

  抛开会用与不会用这种初级问题,PPT和Word都有可能是一份商业计划书的文档格式,去网上随便搜索一下,这两种格式的商业计划书模板数不胜数。如果认真地对比一下这些模板的话,不难发现一个“有趣”的现象——网上的这些模板,PPT和Word的内容差不多,也就是说,不同的格式只是排版形式上的不同,而并没有展示出实质上的差异,难道PPT和Word的区别只是因为他们是两个不同的“排版”软件吗?

  在我看来,Word文档更适合给别人看,而PPT文档则在给别人看的同时,必须由作者在一旁讲解,Word文档适合做说明,而PPT文档则更适合做大纲。如果我们要把自己的商业计划发给投资方,显然Word版本更合适一些,因为Word文档的优势在于可以以文字描述为主,而文字描述相对准确,不容易产生歧义。但如果我们要去向投资方讲解我们的商业计划的时候,显然PPT文档要更好——设想一下和投资方会面的场景——在大屏幕上展示一个提纲,然后由你来讲述具体内容,总好过大屏幕上打出的是一行行的文字,然后由你照着读吧?

  盖棺定论的东西,更应当用准确的文字来表述,而对于那些需要读者展开想象并取得共鸣的内容,只讲出自己规划框架则更有利于让读者用他们的大脑来按照他们的意愿进行相关内容的填补,而这种填补,当然不是天马行空,各说各话,而是需要有人在一旁进行引导的。

  对于大多数需要制作文档并将文档发送给客户的人而言,不妨思考一下:没有讲解员的PPT文档和Word文档并没有质的区别,而且因为文字描述及定义不够准确,反而不如Word。因此,就算你觉得PPT的呈现风格要漂亮,但是为了让客户看到内容不至于有理解上的偏差,还是要尽量把Word文档发出去。千万不要“迷信”PPT里那些动画效果,想想你自己打开一个PPT文档时的情景——你会全屏观看吗?你会看动画,还是先在编辑方式下看一遍?

  这里还要特别强调的一点是:很多没有弄清楚PPT和Word区别的人在制作PPT文件时会使用一些找来的模板,就算你用的模板是从多个不同的PPT里面分别摘录的,那也只是对于你有新鲜感——比如商业计划书——你知道接收你PPT的投资经理每天要看多少份计划书吗?你用的模板他会不会曾经看过,会不会刚刚才看过而有审美疲劳呢?

  人总是会有猎奇心理,但是在PPT和Word的选择方面,你的“猎奇”却未必能够代表看到你文件人的想法,不要轻易地认为你觉得好或者的不好的文件对方也一定觉得好或者不好。重要的,肯定还是你文档的主题以及你想要表达的内容——记得,想让对方自己看明白,Word好一点,要去给对方讲解,PPT更有优势!

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