加载中…
个人资料
榕基员工俱乐部
榕基员工俱乐部
  • 博客等级:
  • 博客积分:0
  • 博客访问:193,642
  • 关注人气:34
  • 获赠金笔:0支
  • 赠出金笔:0支
  • 荣誉徽章:
相关博文
推荐博文
正文 字体大小:

【2019榕基年会背后的故事】暖心服务,让会务工作再上新水平

(2019-03-18 10:42:00)
标签:

榕基软件

会务工作

行政会议

党员

服务

分类: 学习交流

/ 企划部 方其辉

 

雨,如织如梭,淅淅沥沥,给早春的福州增添了一份润泽与清新。空濛如画的西湖,烟柳画桥,往来赏春的游人。也在此时,一年一度的榕基软件行政办公会议拉开了帷幕。

 

“一年之计在于春”,作为全企业综合工作会议,这场会议既是对上年度工作的回顾与总结,也是对本年度工作的规划与勉励,企业各职能部门、分支机构皆派代表出席了会议。

 

为保障会议的顺利进行,榕基软件党委联合企业行政部、人力资源部、企划部等部门协同行动,从会场的落实与布置,到车辆的安排与调度,再到参与人员的接待与协助,全程全方位做好实施与服务工作。

 

早在会前一个多月,榕基软件党委书记、行政人力总监张莉即召集会务组工作人员进行培训。在培训会上,她通过自己整理的工作要点,以及累积的专业经验,教导大家保持大方得体的会务礼仪,真诚热情的服务态度,并提示大家注意各种细节工作,让参会人员体验到宾至如归的感觉,让会务工作有序无误地进行。

 

【2019榕基年会背后的故事】暖心服务,让会务工作再上新水平
引导与会人员通过人脸识别进行签到

 

今年的年会较之以往具有更多的科技元素。会前,每位参会人员皆须通过扫描参会系统二维码,录入个人信息及用餐需求,而后经过人脸识别,完成签到。为引导参会人员使用该系统,并熟悉操作,每一场会议开幕前,会务工作人员皆守候在机器旁,热情接受操作询问,进行耐心而详实的讲解。

 

【2019榕基年会背后的故事】暖心服务,让会务工作再上新水平
发放会议资料与企业徽章

 

除了机器录入,人工信息核对也在进行。完成签名报到后,每个参会人员均领到了会议的相关资料和用具。对于没有及时到场的参会者,会务工作人员都第一时间进行了联系,了解他们的误点缘由、预计到场的时间。

 

【2019榕基年会背后的故事】暖心服务,让会务工作再上新水平
核对与会人员到场情况

 

此次会议专门建立了微信群,及时发布会议周知事项,并确保每则消息均得到参会人员的回复。倘若参会人员未反馈消息,工作人员皆会对其进行逐一联系,把通知传达到每个人。在第一天的会议中,上午的会议结束后剩余的时间较为宽裕。经企业领导层同意,后续议程向上顺移,让会议衔接更为紧实。接到议程变更建议后,会务工作组当即对议程进行了梳理及细化,并把最终落实的调整情况,及时告知下一场会议的讲解人员和参会人员。

 

【2019榕基年会背后的故事】暖心服务,让会务工作再上新水平
收集与会人员身份信息,办理与会人员酒店入住与车辆停放登记

 

与此同时,会议的车辆调度与停车安排也在进行。会前,总裁办的陈斯雄和行政部的丁杰,已驻扎会议所在的酒店,为外地参会人员提供交通、食宿等方面的服务。由于外地参会人员出发不一,抵榕的批次不同、早晚有异,他们几乎全天候待命,时而忙至午夜时分。行政部的潘梦霞主要负责车辆停放。会前,她与同事专门收集了与会人员的车辆信息,并传达给会场的酒店工作人员,提请安排车辆停放的场地。较为麻烦的就是临时车辆的停放,遇到没有提前登记在册的车辆,他们时常要与酒店工作人员进行沟通与协调。

 

【2019榕基年会背后的故事】暖心服务,让会务工作再上新水平了解用餐情况,发放会以午餐券

 

会议持续期间,会务组为参会人员安排了饮食,既有开会期间的茶歇,也有准点的正餐。本着勤俭节约、杜绝浪费的理念,每场会议中,人力资源部的柳静、谢晓曼等都逐一对与会人员的用餐需求进行询问,并按实际人数发放用餐券。


【2019榕基年会背后的故事】暖心服务,让会务工作再上新水平登记下一场参会会人员信息

 

与会议进行中的严肃紧张的场景相比,是会议结束后的清冷。此时,会务工作人员要对会议的物料一一进行盘点与归集,避免遗失,并检查会场,查看是否有参会人员遗落的物品。

 

今年企业年度行政办公会议,会务人员从着装与礼仪上均进行了规范,展示出了专业的水准与风范。与企业同期开会的其他单位的参会人员,路过时建议其单位要学习借鉴榕基软件的会务工作模式。另外,企业参会的许多同事,也对此次会议不吝点赞,评价此次会议极为用心周到。

 

会务工作的周到与否直接关系到会议的质量与效果,是会议有效进行的支撑。此次会务工作既有经验丰富的能手,又有初次加入的新人参与,他们皆从中得到不少启发。

 

总结经验,提升水平,工作永远在路上,相信下次的会务工作将更为出色,更具暖心。

0

阅读 评论 收藏 转载 喜欢 打印举报/Report
  • 评论加载中,请稍候...
发评论

    发评论

    以上网友发言只代表其个人观点,不代表新浪网的观点或立场。

      

    新浪BLOG意见反馈留言板 电话:4000520066 提示音后按1键(按当地市话标准计费) 欢迎批评指正

    新浪简介 | About Sina | 广告服务 | 联系我们 | 招聘信息 | 网站律师 | SINA English | 会员注册 | 产品答疑

    新浪公司 版权所有