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文秘教育国际发展近况报告(石咏琦)

(2018-07-09 14:56:53)
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杂谈

分类: 秘书你我她
文秘教育国际发展近况报告(石咏琦)

文秘教育国际发展近况报告
石咏琦/2018
亚太秘书暨行政专业协会荣誉会长
一、总体报告
  (一)世界文秘工作的四次华丽大转身
        世界文秘工作在过去近40年间,历经三次革命性的华丽大转身。第一次是在办公室自动化(OA)开始的。大约在1975年美国率先提出办公室自动化的概念;在1978年以后,日本的办公室启动了以电脑来替代人工处理办公室一些事务性工作,自此全世界逐渐走向无纸办公室,文秘工作也由原来的纸面作业,逐渐成为电子化作业。第二次是在互联网的运行开始。互联网(Internet)起始于1969年的美国军方,是一个相互交流、相互参与的平台,1991年以后被学术界以外的企业大量使用,自此全世界逐渐走向信息高速公路时代,文秘工作也由原来的人际沟通时代,逐渐成为信息沟通时代。第三次是在云计算技术(Cloud Computing)开始的。2006年美国提出云计算之后,自此全世界的网络储存快速进入云处理阶段,文秘工作也由原来的定点定时服务,逐渐成为及时垮界的全方位服务。第四次是在大数据(Big Data)时代。根据2012年的一项研究, 网络巨擘思科(Cisco)估计, 到了2016年, 全世界的数据流量将达1.3ZB.大数据时代改变了职场的工具与思维,也开启了文秘工作的智能时代。机器人与秘书将共治办公室管理工作。
  (二)世界文秘职务在2000年的重要转折
     由于管理上的巨大变革,1998年8月,全世界最具影响力的秘书组织美国「国际行政专业协会」(IAAP),在亚特兰大的年度大会里,决议更改「秘书」(Secretary)头衔为「行政专员」(Administrative Professional简称AP)。原因是经过该会的调研,世界各国的秘书,在职场上已绝非仅从事「秘」与「书」的工作,而是「写信」、「开会」、运用软件,从事信息管理,与员工、顾客沟通,维持办公室运作,负责采购,甚至还要训练其他人的任务。综合这一切,已不再局限于「秘书」而已。据此,该会将原有的会名「国际专业秘书协会」(Professional Secretaries International)改称「国际行政专业协会」(International Association of Administrative Professionals)。并且,自2000年开始,全世界的秘书组织与企业界纷纷响应,将传统的「秘书」(Secretaries)及「助理」(Assistants)职衔,逐渐改为行政管理师、专业助理、执行助理等头衔即:Administrative Professionals(AP)、 Professional Assistants(PA)、或Executive Assistants(EA).
(三)2016年美国的基准统计报告
  「国际行政专业协会」每隔两年,通过对北美洲的两千万行政秘书工作者调研,完成一份基准统计报告(Benchmarking Survey Report).根据2016年美国NECC (New England Compensation Consortium),美国劳工局 (Bureau of Labor)和 国际行政专业协会(IAAP)的三方资料显示:(资料来源
HYPERLINK "https://307owolu3o52k3c9q12fztt1-wpengine.netdna-ssl.com/wp-content/uploads/2016/09/Adm-Asst-Staffing-Practices-.pdf" https://307owolu3o52k3c9q12fztt1-wpengine.netdna-ssl.com/wp-content/uploads/2016/09/Adm-Asst-Staffing-Practices-.pdf)
1. 文秘比例增长:截至到2014年,美国共有三百九十万行政专业人员,是职场中数量最大的团体。其中秘书与行政专员有2,457,000;执行秘书与行政专员有776,600;医学秘书527,600;法律秘书215,500.该机构预测在2014-2024年之间,第一类增加3%;第二类减少6%;第三类增加21%;第四类减少6%.
2. 文秘服务比例:大致为1:42(一个秘书或行政专员服务42人)
2016年以后,该会并未继续公布该项报告。
  (四)文秘教育的定义与执行
    近年来世界各国的企业在选聘文秘职务人选的过程中,往往以候选人的能力(ability)而非学历(studies)为主要考量的标准。除了基础的文书能力,领导力、项目管理能力、分析事理、人际处理、口语沟通、团队协作能力、有独立担当、个性稳重能适应坏境的人才往往成为首选。其要求的知识程度,大多数在专科或职校的程度即可;各国的高校因此在30年前渐次取消了文秘科系。取而代之的是一些行政管理类课程,并且多半是挂在商学院底下的一门课或几门课。此外,也有所谓商业行政(Business Administration)的学位。但,商业行政学士学位(BBA)所学专长以商学为主,主要有会计、商事法、经济学、财务管理、人力资源管理、信息管理、市场学、操作管理、组织行为、战略管理等科目。与办公室行政工作完全无关。
    现今,各国的所谓文秘教育大致分为两类:第一类是职前教育。这一部分通常由各国的职业学校或者私立短期学院担当。第二类是在职教育。这一部分通常是由各国行政秘书组织或商会来组织收费办理。分述如下。
    1)职业教育或私立短期学院
       文秘教育通常归属于职业教育学院的商科(Business)底下一个称之为商务支援与助理服务(Business Support and Assistant Services)学科里的课程。这个系列课程通常冠以行政助理与秘书学(Administrative Assistance and Secretarial Science)。所学的内容是记录、档案、软件、打字、办公室系统、公共关系等。学生在修满两年课程之后,可以拥有一种副学士学位(Associate Degree),持有这种学位的学生在升读正式大学的申请中,可被优先考虑。换言之,这类文秘教育属于商学学士的先修课程。查考以下的网站可以获取美国最新的院校信息:https://bigfuture.collegeboard.org/college-search。以美国南卡州的Aiken 技术学院为例,是两年制的学院,该校在2014年秋季招生的学费,大约是每年14,496美元。
    私立短期学院是指非公立的私立补习文秘教育单位或称为补习学校。以香港「港青专业进修书院」(YMCA College of Continuing Education)为例,在2013-2014年共招生6个梯次的秘书及行政高级文凭学生,每梯次上课330小时,180天。持高中毕业文凭就可以报考。学费为四期,共HK¥16,800元。所学科目为当代商业活动、商业英语、有效商业文件处理、商业实务、会议实务、创意思维及变革、人力资源计划及执行。学员如果在24个月内,完成四个科目:工商管理、商业实务、商业英语(第二级)、英文文书,并取得合格成绩,便可得到第三级私人秘书文凭。参考网站http://www.ymcahkcollege.edu.hk/en/parttime.htm
   2)文秘专业的在职教育(On Job Training)
      行政文秘工作的在职教育,在各国都很火红。原因之一是各国的学校教育并没有太多的专业文秘训练;原因之二是企业变动太快,文秘工作必须与时俱进。正规的企业在新人录用之后,会给于短期职前教育或称新人训。这些培训有时由企业内部讲师担当;有时交由外部教育组织负责培训。社会上办理秘书在职训练的单位,多数为各国的秘书协会(行政专业秘书协会或称行政管理与专业秘书协会),并且配合考证的制度,推动秘书的专业化。以英国老牌的行政管理学院(Institute of Administrative Management)为例,这所学院成立于1915年至今屹立不摇,最早只是一个办公室管理协会(1932)。持续至今,他们的上课地点分布于英国境内的200个教学中心和海外的57个国家, 甚至还有一对一的教学。毕业文凭也广泛的被世界各国所承认。 HYPERLINK "http://www.instam.org" http://www.instam.org。
     各国商会(Chamber of Commerce)所推出的秘书在职教育也大同小异。以英国的Barnsley & Rotherham 商会为例。他们的秘书课程是 Professional PA and Team Secretary (私人助理与团队秘书)。招生对象是对于这个职务有学习兴趣者,都可以报名。但是课程只上一天。价格是会员175英镑(另加税金),非会员210英镑(另加税金)。参考网站http://www.brchamber.co.uk/training/business-development/team-secretary-222
     根据Andrea Macarie在秘书杂志(Executive Secretary Magazine)2018年3月号的文章“Reskill,Upskill,Go!”一文中指出。她在参加刚结束不久的瑞士达沃斯论坛上所获得的心得。因应未来急速变化的办公室环境,每一位文职工作者都必须努力赶上时代以提升技能为第一要务。秘书的薪资将在未来逐渐提高。并且由于工作技能的多元需求,导致未来秘书转业转岗要比其他职务更容易。因应第四次工业革命,个人的心智(Mind Set)和努力(Effort)是重要的关键。她举出Tom Peters的名言,未来是一个test fast,fail fast,adapt fast的时代。
http://executivesecretary.com/reskill-upskill-go/
  (五)学位、文凭或证书(Diploma or Certificate)
      无论是否在学校就读行政或文秘专业,拿到副学位或学位,或文凭,世界各国均有各种类、各级别的资格考试。以美国为例,美国的考试称为CAP(行政管理师)和OM(办公室管理师)资格考试。必须有下列资格之一的才能报名,
1)学士学位,两年相关工作经验
2)副学士学位,三年相关工作经验
3)四年工作经验
4)过去十年曾经有相关工作经验,并且在最近五年之间从事连续12个月的行政工作。
2018年最近一次春季考试是在4月5-21日。这个考试在全世界都有考区,并且自2015年开始全部用电脑考试,不用纸笔,也没有任何考古题可以参考,完全依据个人程度测验。得到证书以后,其姓名后面,终身都有CAP/OM 的名衔。难度超越高校程度。https://www.iaap-hq.org/events/EventDetails.aspx?id=973929
(六)文秘教育课程趋势
       各国对文秘教育名称和内容虽有不同,但共同认定的趋势是教育方向在未来将朝向办公室科技、人际沟通、公关关系、信息管理等方面大幅迈进。另可细分为:1)生涯规划2)沟通3)档案管理4)文法(文书写作)5)商业行政管理6)领导力7)会议筹备与管理8)移动(行动化与智能化作业)9)社交媒体10)时间管理与效率等重要科目。另有一个重要趋势是,世界上78%的学员今后将迈向线上学习,许多学科将不再需要在课堂授课。
   (七)世界文秘交流平台
        随着社交网站的快速发展,世界各地的文秘也可以透过一些知名的网站社群交流,提问与解答。最富盛名的Linked In,就有三个很值得参考的群:
1) Global Executive Assistants
2) Administrative Assistants and Secretary’s of the world
讲师教授们,另有一个交流的群
3)Professor Expert
每天都有来自世界各地的人提问与反馈,是非常好的交流平台。透过这些交流,可以随时了解世界各国文秘相关的问题与趋势。
二、国际行政专业协会(IAAP) http://www.iaap-hq.org
  (一)国际行政专业协会(International Association of Administrative Professionals,简称IAAP),是目前全世界组织规模最大, 人员最多,最具有影响力的秘书协会领头羊。在世界秘书、助理与行政专业工作领域的贡献阙功甚伟。据统计,美国到2014年底有410万秘书及办公室行政人员;另有890万是负责在办公室支持性的行政工作人员。在加拿大,这个数字是47万5,000人。该会认为,当今办公室行政工作人员每天把科技、财务、客户关系、物流、合同、法律、健康管理、人力资源、税务和法规各种事务完全整合并完成任务于弹指之间,故须对行政人员的工作特别重视。
  (二)2017年11月上任的执行长是Dr. Veronica Cochran.她上任后的一段话是说:长久以来世界上对秘书的工作都低估了。秘书是一个领导,商场合作伙伴并且是执行团队不可或缺的一员。以下是原文转录
As time went on, I began to realize just how right I was about that. The administrative profession is the backbone of industry and a profession that has been undervalued for far too long. I see admins as leaders, business partners, and critical members of the executive team. I share that vision with IAAP and I am honored to take my partnership with IAAP to a whole new level by coming on board as CEO.”
https://edge.iaap-hq.org/2017/11/01/iaap-unveils-dr-veronica-cochran-as-the-new-ceo/
  (三)该会在2013年提出了一个2013-2018的战略规划,其中具体的目标是:
第一,增加会员 – 让更多协会能够分担训练和教育性工作
第二,提高公共形象 – 让企业界老板们都能认知秘书的重要性和她们的努力
第三,专业发展与证照 – 将致力于提供更有帮助的教育训练课程
第四,组织架构 – 协会将会吸收更多的社会资源让组织架构更稳固
第五,国际化 – 延伸影响力至全世界各协会、组织以及赞助者
  (四)该会每年在不同的城市举办年会,称为Summit,时间都在每年七月的最后一周,组织大约40场,60个小时的高级论坛式培训。 2018 Summit,在7月28-31日的德州奥斯丁Austin(JW Marriott Austin)举办。共有四个主旨演讲,讲员分别为:
1)Colette Carlson 2) Veronica Cochran 3)Ai-Husein Madhany 4)Lucy Brazier
主要议题为:
1)行政专业的项目领导力 Project leadership Basics for Administrative Professionals
2)如何运用办公室主题简化你的生活 Simplify Your Life Using Office Themes
3)拥抱领导力-如何成为一个成功的领导 Embodied Leadership-The Presence of a Powerful Leader
4)微软Office的补丁 Microsoft Office Productivity Hacks
5)从多元说起,有效组织与团队领导 From the Many, One Principle of Effective Organizational and Team Leadership
参考网站http://www.iaap-summit.org/
三、欧洲管理助理协会(IMA)https://www.ima-network.org/
  (一)欧洲秘书协会原名EAPS – European Association of Professional Secretaries,创立于1974年,创会会长是Sonia Vanular,当时由九个欧洲国家的16个秘书所组织而成。总部原设在巴黎的一所古堡里面。欧协在1996年以后更名为 EUMA – European Management Assistants。目前有26个会员国。并且还有爱沙尼亚、克罗埃西亚、埃及、葡萄牙、罗马尼亚和俄国加入为个人会员。该会秘书处位于奥地利。
  (二)该会的会员发布广泛,具有
正式会员(Full Member) :目前工作执掌涵盖下列领域的个人:行政助理、执行助理、执行秘书、私人助理、行政经理、高阶行政主管,或在此领域有专业资历者;
实习会员(Associate Member) :拥有担任行政助理、执行秘书等职务的能力者,但目前尚未具备成为正式会员的资格;
个人会员(Individual Affiliate Member) :适用于下列个人:人事主管、训练专员、招募专员、教师、或变更职业的前项正式会员;
公司会员(Corporate Affiliate Member) :适用于公司组织、商业与工业类公司行号、企业管理学院、人力招募机构等;
学生会员(Student Member) :适用于就读商学科系或秘书科系的学生。
   (三)该会理事会每年在春秋两季各召开一次,年会通常会和秋季理事会同时举行。执行委员会则是负责处理每日会务,并且在理事会前举行会议,所以同样是每年两次。此外,各国分会下所属的各个子分会可以另行选出该会的委员会,这个等级的委员会亦归属在理事会的国家分会代表下;子分会还可以视情况遴选或网罗其他会员处理会务,以提高效率。至于国家级别的委员会,则依据各代表国的情况,各自定期举办。
   (四)欧洲经理协会的运作相当独特,在提供会员专业知识方面,它是唯一一个能将范围扩及企业文化、语言、及生活型态等多种领域的欧洲协会。因此,在其网状组织中,每位成员皆可跨越疆域,就如同朋友一般,来自同一国度。有鉴于欧洲多国、多文化、多种族的特殊环境,该协会因此严定不参与政治议题与贸易同盟等活动为原则。
   (五)欧洲经理协会积极加强与其他国际协会联盟,例如:美国的IAAP,与巴西的FENASSEC (Federação Nacional das Secretárias e Secretários) http://www.fenassec.org.br/index.htm。该会每年会发行三次名为"Pro-Active”的专业期刊;而各会员国则各自定期出版一本名为”Impetus”的杂志。
   (六) 欧洲经理协会为一个集合优秀行政幕僚专业人士的国际组织,「鼓励专业成员发展个人职能,往专业行政幕僚发展未来职场生涯」为其运作的重点。
协会希望藉由下列行动,实践设定目标,成为欧洲行政专业人员的公认代言人:
1. 组织一个能够提供行政专业人员有关专业技能发展咨询的网状组织;
2. 专门针对行政幕僚人员、雇主、及教育训练机构,举办讲座论坛,藉以促进会员了解自我发展过程中,必须参加、具备、及制造那些训练课程、工作资历、及发展机会等;
3. 为行政幕僚人员打造一个专业的形象─管理团队不可或缺的重要角色。
4.  透过实务与意见的交流,创造一个能够跨越欧洲文化差异,融合各国行政专业人员知识的机会:
5.  协助想要在欧洲跨国工作的会员,找寻工作机会;
6.  针对专业领域与文化议题,举办国际性会议。
   (七)各会员国都各自有网站与活动,比方,冰岛秘书协会 HYPERLINK "http://www.ioniceland.is" http://www.ioniceland.is。
   (八)该会将在2018年10月26日德国法兰克福,举办国际执行助理高峰会议(Global Executive Assistant Summit),主题是《数字时代,执行助理的未来-科技,领导力和你》 The Digital Age: The Future of the Executive Assistant- Technology,leadership and You
https://www.ima-network.org/annual-conference-2018
**欧洲人一般称文秘为管理助理(Management Assistants, MA).
四、亚太行政专业秘书协会(ASA)http://www.asapap.org
  (一)1974年的马尼拉, 一位叫做维基尼亚‧阿巴尼雅(Virginia P. Elbinias)的秘书, 在菲律宾秘书协会倡议组织亚洲的秘书协会。自此之后的44年间, 亚太行政专业秘书大会 (The Association of Secretaries and Administrative Professionals in Asia-Pacific, 简称 ASA)红红火火的在亚洲太平洋地区, 依照各会员入会的顺序轮流举办,成为亚洲太平洋区两年一度最大的盛会。
  (二)亚太行政专业秘书协会总部设在菲律宾。亚太会长依照主办国的先后次序由主办国的会长担任。秘书长由菲国的 Lillian Coloma兼任, 她也是菲律宾秘书协会的前会长。维基尼亚‧阿巴尼雅为荣誉会长。两次主办亚太大会的文莱协会会长 Alvina Chung 女士担任财务长。该会的主要任务有二:第一是提高亚太秘书在专业领域的认可;第二是在亚太地区促成秘书间的友谊、了解、和谐与意见交换。ASA的Logo是一把象征亚太地区秘书界的钥匙。ASA也有自己的亚太秘书之歌, 叫做 ASA Song。
  (三)该会目前有 13个团体会员, 依照入会顺序分别是菲律宾、泰国、印度尼西亚、新加坡、印度、马来西亚、台湾、巴基斯坦、斯里兰卡、文莱、孟加拉、韩国、巴布亚新几内亚。2018年的年会将在9月24-28日新几内亚的The Gateway Hotel Port Moresby举办。
五、亚洲其他地区秘书发展趋势
(一)日本秘书协会 (JSA)http://www.hishokyokai.or.jp/index-e.html
     日本秘书协会(Japan Secretaries and Administrative Professionals Association)资深会长石川爱 Ai Ishikawa于2013年因胰脏癌辞世。新会长Yuji Mizuno 于2013年6月1日接任为会长。日本秘书协会创立于1968年,是健康福利劳动部所许可,日本唯一的秘书协会。Yuji Mizuno 是日本Asahi Kasei Corporation 的执行长,也是该机构分公司的总裁。他自1975年起就任职该公司,曾经担任总管理处秘书处的资深执行经理。
    该会目前有450个个人会员与150个团体会员。团体会员是指任何在集团公司工作的秘书都可以参加,所以该会的人数众多。该会发行的杂志每年出版十期。每月举办例会活动,以及数量众多的培训项目。并且该会有CBS(双语秘书认证考试),1979年至今有500位秘书取得证书。该会曾是亚协(ASA)与国际秘协(IAAP)的会员国。
   根据该会的资深会员Harumi Ishii介绍指出,日本在2005年左右,还有大约10所高校和87所专科有秘书相关的科系,分属在管理系、商业系、国际沟通系底下,为秘书课程、商务课程或沟通课程。但目前多数学校都有变动,很难说那些学校有秘书专业课程。在2005年,许多专科还有秘书学位,大学还有涉外秘书学位,现在都没有了。现在有的都是商学位或国际沟通学位等等。这样的学位学的是国际商务、秘书实务(管理学、法务、会计、英文写作、阅读、会话、展演技巧等)。日本有三种秘书考试,除了CBS之外,还有纯日语的秘书检定考试,以及IAAP所举办的CAP/CAP-OM考试。难度都在专科、高校程度以上。
(二)新加坡行政专业协会 HYPERLINK "http://saap.org.sg" http://saap.org.sg
      新加坡行政专业协会(Singapore Association of Administrative Professionals)创立于1971年5月15日,原名为新加坡私人与执行秘书协会,由原史丹福学院院长Mr. Elias Pereira创办。有鉴于秘书工作在新加坡有很大的改变,秘书均转型在行政管理的领域,因此在2005年更名为行政专业协会。
     根据该会前会长Margaret Chan Wee的说明,新加坡在正规大学里,从未有过文秘科系。目前,ITE(新加坡政府工艺学院)是唯一被认可的公立院校、有文秘科:
ITE Headquarters Address: Podium B, 2nd Storey, 10 Dover Drive, Singapore 138683 Tel: 1800-CALL ITE (1800-225 5483) Fax: (+65) 6590 2578
      另有一些私办的学校提供秘书(LCCI)考证相关课程。LCCI是英国伦敦工商会(London Chamber of Commerce and Industry )的缩写,创办于1887年并于1967年注册为非盈利性服务机构。该考试以其严格规范实用的作风闻名于世,并被世界上绝大多数经济发达的国家接受,并延续至今。 LCCI在全世界86个国家设有5000多个考试中心,每年有800,000多人参加考试,是世界最大的及最受承认的国际职业资格鉴定组织。特别是在英联邦国家和东南亚国家一直享有“求职的通行证”的美誉。
     该会在2018年的办公室大展 Office Expo是在7月18-20日,Marina Bay Sands举办. 4月25日秘书节晚会主题是“上海之夜”One Night in Shanghai.
  (三)香港秘书协会 (该会已经于前几年停止会务)
      香港在1970-1990年间,由于企业的发展,秘书供不应求。但是由于科技的发展,秘书的工作全数转为行政管理工作。因此,香港的秘书教育,无论是公民营或培训机构,都转为行政专业教育;但其中还保留了若干秘书类课程,比方:秘书实务、会议记录、文书写作等等。到2010年前后,一些传统著名、曾开启秘书课程的学校,例如,Institute of Vocation Education (IVE), Sacred Heart Canossian College of Commerce and Sara Beattie College等等,也都先后结束了秘书教学。香港秘书协会,也因此于2011年前后,正式划入句点。
      根据香港秘书协会前会长梁瑞冰博士Sherman Leung的说明,当前香港尚有大约10家私立的秘书培训机构,或者大学的继续教育部,开设秘书课程。这些课程都在商学院或者办公室管理学院底下。属于短期培训,
1)http://www.hkma.org.hk/program/program_next.asp?prog_no=ADSA&;prog_cat=APD&;ver_type=E
2)http://hkuspace.hku.hk/prog/dip-in-business-admin-and-secretarial-studieshttp://web.sarabeattie.com/hk/run/PageEN/product_type
3) HYPERLINK "http://www.ymcahkcollege.edu.hk/en/parttime.htm" http://www.ymcahkcollege.edu.hk/en/parttime.htm
   结业后给与结业证书,但课程内容偏向商业与行政专业。
     香港秘书所学习的课程大致有以下内容,
Word Processing Techniques (文字处理技巧)
Spreadsheet Processing* & Desktop Publishing (电脑编辑出版)
Book-keeping (簿记)
Putonghua/Chinese Correspondence (汉语/普通话)
Office Procedures (办公室流程)
Contemporary Business Activities(当代商务活动)
English for Business(商业英语)
Effective Business Documentation(有效商业文件处理)
Business Practice(商业实务)
Effective Meetings(会议实务)
Innovation Thinking and Managing Changes(创意思维及变革)
Human Resource Planning and Implementation(人力资源计划及执行)
Secretarial Practices(秘书实训)
Transaction Accounting(会计)
Introduction to Company Secretaryship (related to company legal aspects)(秘书应知的公司法)
Building Business Solutions with MS Access(MS 计算机处理)
Business Administration(商业行政管理)
Business Communication(商务沟通)
(四)马来西亚专业秘书与行政管理人员协会(MAPSA) HYPERLINK "http://www.mapsa-malaysia.com" http://www.mapsa-malaysia.com
      马来西亚和泰国,可能是亚洲仅有目前还保存有传统文秘教育的国家。根据马来西亚专业秘书与行政管理人员协会前任会长Melissa Ong介绍,马来西亚的多数学校都还有秘书课程和秘书系,例如,Stamford College,大约有十个学校有这些学科。专科毕业有秘书系的毕业文凭。公立高校则除了上秘书课程以外,还颁发办公室管理系统(Office Management System)的学士学位。
    马来西亚专业秘书与行政管理人员协会原名马来西亚秘书协会,1968年5月7日成立。内含四个协会,包括沙巴、沙捞越、约翰巴鲁、以及大马妇女协会:
1)Sabah Association of Secretaries (SAS)
2)Secretaries' Society Sarawak (SSS)
3)Johor Association of Professional Secretaries & Administrators (JAPSA)
4)The National Council of Women's Organization Malaysia (NCWO)
     该会并且是美国国际行政专业协会(IAAP)和亚太行政专业秘书协会(ASA)的会员国。组织庞大、会员众多、活动盛大、有雄厚的实力与影响力。
     该会自1976年开始举办老板日活动(Boss of the Year)至今不曾间断,被选为当年的最佳老板名字,永远挂在该会的网站上。会员分为四种,一般会员,团体会员,集团会员(分为小企业、中企业和大企业),初级会员,收费各不相同。每个月该会都有内部活动和外部活动。以2018年为例,秘书节活动Admin Pro Summit在四月25-26日的香格里拉酒店举办,主题是Keep Moving Forward - Engaging, Enriching, Enpowering.
  (五)泰国秘书协会(WSAT)
     泰国秘书协会的全名是The Women Secretaries & Administrative Professionals Association of Thailand (泰国妇女秘书与行政专业协会)。也是目前亚洲数一数二最有贡献度的秘书协会之一。过去多年来,该会对于泰国各级学校教师的培训,硕果累累。根据泰协会长Sukanya Nimmanheminda介绍,泰国目前有69个职业学院有文秘专业,学生毕业后给于职校和高职校的毕业证书。泰国也是唯一具有一个大约200-300人的文秘教师群的组织;泰国秘书协会多年来辅导这些教师培训,卓有成效。
  (六)印度秘书协会(IASAP) HYPERLINK "http://www.iasapindia.com" http://www.iasapindia.com
   印度秘书与行政专业协会(Indian Association of Secretaries and Administrative Professionals)可能是世界上秘书会员最多的协会(美国除外)。这个协会是在1970年10月15日,由孟买的圣约翰学院院长Homai Mehta所创办的。自此,印度有了秘书选拔大赛。目前印协有七个分会,大约1,600个会员。会员分为四个等级:一般会员、团体会员、终身会员和集团会员。该会有专属杂志《秘书讲义》(Secretary’s Digest)。每年活动频繁,除了有秘书大赛以外,还有秘书老板餐会、秘书节活动、年度大会等。
  根据Homai Mehta说明,印度没有任何大学有秘书专业。但是在某些技术学院有秘书的文凭。因此,她所创立的圣约翰学院在过去50年,就扮演了秘书专业教育的角色。另外还有一个私立Pvt.商学院也开一些秘书课。YMCA在印度的很多城市也有秘书课。Chennai, Hyderabad, Pune, Bangalore这几个城市也有秘书课程,但只有结业证书,都没有文凭。
    (七)菲律宾秘书协会(PAS)
    菲律宾秘书协会也是老牌的秘书协会,是亚太秘书协会的创始国。根据该国的前会长Lilian Coloma表示,目前菲律宾的专科或高校已经没有秘书专业学科。原有的秘书学科已经演化为四年制的办公室行政专业(Office Administration),授予学士学位。第一及第二年主要学习:打字1、2级,速记1、2级,个性发展,会计1、2级,输入,英语,沟通,办公室管理等秘书课程。目前菲律宾已经没有1-2年短期秘书课程。菲律宾的教师都使用行政管理的课本教学。
(八)台湾的秘书组织(CASAP)与秘书教育http://www.chinesesecretary.org.tw/
  台湾的企业过去四十年来,95%属于民营的中小型企业。早期以制造业与外贸活动为主流;中期以服务业为重心;现今发展则以高新科技的研发与OEM为主体。由于时代的改变与办公室的设备逐步更新,办公室工作已经由传统的纸面作业改为无纸办公室。相对的秘书工作, 也从早期的文书作业改为信息管里。台湾的秘书及行政管理人员约占所有妇女就业人数的三分之一。秘书的需求量大, 要求的素质高,工资属于中等职员待遇。多数企业将秘书改称为行政管理师。
一、台湾的秘书组织
台湾最早的专业秘书组织创立于1974年10月19日,当时称作台北市企业秘书协会(也就是台湾企业秘书协会前身),该会在1976年6月1日取得国际专业秘书协会(PSI)的认可,正式挤身国际专业秘书组织。为了扩大与各国专业秘书组织的交流层面,1978年12月台湾企业秘书协会成立,经常参与各项国际性会议,并成为国际专业秘书协会会员。台北市企业秘书协会与高雄市企业秘书协会(成立于1975年7月1日)于同年隶属台湾企业秘书协会。1980年4月台湾企业秘书协会经第四届亚洲秘书大会通过正式成为亚洲秘书协会之会员国。亚洲秘书协会每两年举办一次大会,由会员国轮流担任地主国,台湾企业秘书协会总会于1988年5月在台北圆山饭店主办第八届亚洲秘书大会。计有来自20余国的350位秘书参加, 其中来自美国秘书协会及欧洲秘书协会的会长备受瞩目。为提升秘书的专业形象,1992年1月台湾企业秘书协会更名为“台湾专业秘书协会”。同年,台北分会及高雄分会陆续将名称改为“台北市专业秘书协会”及“高雄市专业秘书协会”,同为台湾专业秘书协会之团体分会。1995年10月28日,台中市专业秘书协会正式立案成立,亦为台湾专业秘书协会之团体会员。为配合全球秘书职场的变迁脚步,切合专业秘书工作环境的异于传统的改变,2003年6月23日,“台北市专业秘书协会”正式更名为「台北市专业秘书暨行政人员协会」。台湾秘书协会亦更名为「台湾专业秘书暨行政人员协会」。高雄分会与台中分会则逐渐淡出。2010年台湾专业秘书暨行政人员协会,成功举办第20届亚太秘书大会。
台湾的专业秘书暨行政人员协会,为非营利性质之社会公益团体。所举办的各项会务活动,早期以『建立认同秘书工作的价值』,到近年的『提升专业秘书形象』,均为该协会努力且永续传承的目标。宗旨为:1. 提高秘书对其职业或专业之兴趣,并加强其间之联系。2. 鼓励秘书接受专业训练,继续技术及知识之进修,彼此交换心得及经验,俾能提高专业服务之水平。3.负责联系组织各企业秘书团体。4.唤醒并激发秘书对本地区经济,企业发展所负之责任,进而参与国际事务,发展国民外交。5.参加国际性秘书协会之会议及活动。6.促进世界各国秘书间之友谊与了解。7.其它有关企业秘书发展事项。
历年来,该会举办各类专业演讲、座谈会及秘书训练营,同时出版有关秘书事务专业刊物,如:「女秘书札记-比别人多一颗心」与「办公室管理」,经由协会的服务,能够促进专业秘书之间的工作经验交流及生活心得分享。该会的定期活动有新春联欢会、国际秘书周系列活动、秘书营活动、秘书竞赛、秘书授证考试以及各种演讲会。台湾秘书代表并曾勇夺亚洲秘书选拔比赛冠军。
二、台湾的秘书教育
台湾自60年代即在各专科设置秘书科,属三年制教育。后更名为商文科。近年来由于各专科纷纷改制为大学,台湾逐步将二专、三专与五专取消,故各大学将商文科改为英语系。『秘书实务』仅成为大学四年中第三年或第四年选修或必修的学习科目之一。两学分。台湾学制是每学期18周,其中开学第一周为选课;学生可以到班上听课以便确定是否要选这门课;确定要修就给任课老师签字,不想选这门课下周就不会出现。因此在开学之前,如果这门课在在线选修的同学不多,校方基于经济效益考虑,会通知老师可能这学期开不成这门课。若是该校的英语系或是商学系(有的是企管系)将『秘书实务』列为必修,则学生必须在四年之内选择某年必须通过这门课。因此,老师上课时候即使是必修的课程班上,有可能有三年级、四年级或延毕生(延迟毕业的学生),而不一定是同一班或同一系的学生来上这门课。
三、各校教学实例
以「台北城市科技大学」为例。其前身为「光武工专」,属于五年制专科,后升格为「光武技术学院」、「北台湾科技学院」,2011年12月奉准升格为「台北城市科技大学」。2001年该校当时为五年制专科。每班约50人,男女兼收。其全年所科课程表如下:
89学年第一学期
1
9/14
秘书的角色与工作
2
9/21
如何成为上司的得力助手
3
9/28
主管与秘书
4
10/5
沟通与人际关系
5
10/12
电话礼仪与访客接待
6
10/19
实用商业礼仪
7
10/26
会议的筹备与管理
8
11/02
数据与档案管理
9
10
11/16
11/23
专业简报技巧
EQ与压力管理
11
11/30
美容与美仪
12
12/07
个人公关与企业公关
13
12/14
工作效率与时间管理
14
12/21
秘书的生涯规划
15
12/28
二十一世纪的现代秘书
第二学期
1
3/01
二十一世纪的现代秘书
2
3/08
三面夏娃的百宝盒
3
3/15
秘书工作与穿的艺术
4
3/22
秘书工作与外语学习
5
3/29
秘书工作经验谈
6
4/12
秘书组织与活动
7
4/19
老板与秘书
8
5/03
秘书的工作与感情(演出)
9
5/10
送礼的艺术 – 包装法
10
5/17
秘书工作与生涯规划
11
5/24
麻雀变凤凰
以上课程之设计与所使用之教材, 可以由讲师指定课本或者讲师自编教材。由于该校属于「后段班」(只成绩较差者)学生,故上课同学百分之九十都心不在焉,纯属混日子类的同学。对于未来毕业打算做甚么,一般女生答案都是「当明星」、「当模特」、「当歌星」;男生则是「不知道」、「没想过」或者「先当兵再说」。
也有的学院会推出短期『秘书实务课程』,类似推广教育或者继续教育,提供社会人士到校研修,但是也可以获取学分,以便累进之后得到大学生资格或大学毕业证书。以「中华技术学院」(现改名为中华科技大学)为例,其夜间部改名为进修部之后,就有「专业秘书实务培训班」,授课内容:
「专业秘书实务培训班」预订教学进度表
2000年6月1日至9月8日共14周
每周1 , 3, 5 上午8:30 - 11:30 下午13:30 - 16:30
每周时数18小时/14周总时数250小时
周次
日期
预订教学进度
备注
1
6月2日
始业式/企业组织与管理(一)

2
6月5/7/9日
企业组织与管理(二)
6月6日端午节
3
6月12/14/16日
企业组织与管理(三)

4
6月19/21/23日
秘书的角色与工作

5
6月26/28/30日
中英文书信写作
6月30日考试
6
7月3/5/7日
实用商业礼仪
实习观摩 1
7
7月10/12/14日
公共关系与人际关系

8
7月17/19/21日
办公室行政管理

9
7月24/26/28日
财务与法务常识

10
7月31日-八月2/4日
简报技巧与口才训练
7月31日考试
11
八月7/9/11日
沟通与协调
实习观摩 2
12
八月14/16/18日
活动企划与执行

13
八月21/23/25日
工作效率与时间管理
计算机技巧测验
14
八月28-30日九月1日
工作形象与仪态
8月30日考试
15
九月4/6日
生涯规划与发展/结业式
实习观摩 3
注:  第4周至第13周起,加入每周9小时计算机操作技巧,共90小时
相类似的学校内所招收社会人士报名的短期班很多,其目的是一旦学生踏入社会,虽然在校时候认为秘书这种工作只不过是端茶倒水的,可是企业需求很大,比较容易找工作,因此经常自掏腰包去各大学的短期培训班上课,取得一个短期课程的毕业证书之后,就业比较容易。台湾的「中国文化大学」堪称是世界最会赚钱的超级大学。这所大学当然也有秘书班,并且早自1985年以前,「秘书班」就是他们的金牌产品。也有的大学开设远程课用e-learning的方式进行。
四、台湾早期专校秘书科课程
台湾早期设置秘书科最富盛名的是「实践家专」(现改名为实践大学)与「铭传商专」(现改名为铭传大学)。「实践家专」全名为实践家政专科学校,创立于1958年3月26日。1986年5月开始兼办五年制专科,当时就有实践秘书科享誉台湾。现在经过改制秘书科早已不存在,成为应用外语系。同一时间的「淡水工商管理学院」(现改名真理大学)也有秘书科(称为秘书事务科)。 「铭传商专」也是历史悠久的民办大学。其前身是铭传女子商业专科学校。目前该校还有秘书实务课程,并且有秘书学会,举办营销专业秘书认证考试。
六、其他地区国际秘书组织 
    其他地区的国际秘书组织也有的非常活跃,以下可以参考:
1)澳大利亚办公室行政人员协会(AIOP) HYPERLINK "http://www.aiop.com.au" http://www.aiop.com.au
2)南非秘书与专业助理人协会(SASPA) HYPERLINK "http://www.saspa.co.za" http://www.saspa.co.za
3)英国行政经理人协会(IAM) HYPERLINK "http://www.instam.org" http://www.instam.org
4)加勒比海秘书协会(CASAP) HYPERLINK "http://www.casap-online.org" http://www.casap-online.org
5) 巴西秘书协会(FENASSEC) HYPERLINK "http://fenassec.com.br" http://fenassec.com.br
6) 斯里兰卡秘书协会(SLAAPS) HYPERLINK "http://www.slaapsonline.com" http://www.slaapsonline.com
7) 巴基斯坦秘书协会(DSSP) HYPERLINK "http://www.dssp.org" http://www.dssp.org
   七、国际行政管理峰会http://www.worldadministratorssummit.com/
国际行政管理峰会(International Administrator’s Summit)每两年举办一次。最近一次国际行政管理峰会将于2018年10月24-25日,在德国的法兰克福举办。承办单位为欧洲经理助理协会IMA,主要议程请参考网站:http://www.worldadministratorssummit.com/uploads/5/0/3/9/50395139/180205_wasummit_interim_agenda1.pdf      
END

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