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中国秘书如何走向世界(石咏琦)

(2018-07-09 14:41:53)
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长沙

秘书

石咏琦

文秘教育

中职

分类: 秘书你我她

《中国秘书如何走向世界》

石咏琦2018

中国秘书如何走向世界(石咏琦)


一、中国秘书为何要走出去?

走出去,这是中国人一致的愿望。不仅是秘书这个行业,任何人都不希望自己是井底之蛙。在中国,目前保守估计约有3,000万人在办公室里担任秘书或相关的行政管理业务, 成为单位领导的左右手、决策者的守门人。他们默默奉献自己的心力,鞠躬尽瘁,不居功,但完成一项又一项瞬息万变、不可能的任务。让台前美好的风光交给领导,自己在幕后扮演辛勤的劳动者。而今,无论政府或民间, 事业的发展日新月异, 科技取代了传统,群体取代了个人,为了更宽广的视野和日新月异的学习基础,秘书当然不能局促的守在家门口, 而更该勇敢的走出去

中国秘书如何走向世界?

  (一)学习世界语言:走向世界的第一步, 是要学会「世界的」语言。这里的世界语言, 并不是指哪个国家的语言, 而是知道其他地方的文化与对方沟通的方法。不可讳言的是, 秘书在许多事物的处理上, 不可能只有局促在自己的单位里, 更可能会在每天日常的工作中接触到其他企业、其他省分、或者其他国家的人、事、物,在这种交流与沟通, 甚至谈判的过程中,秘书是否能够先能做点功课,知己知彼百战百胜。扩大一步讲,若是有了涉外事务,是否也能纵横千里,用一种开阔的视野和对方能够理解的流利语言与之沟通,而不只是关乎本位,不考虑对方的思维模式与沟通语言。

  当然, 能有多种语言能力与技巧自然更能熟能生巧、挥洒自如。在欧洲,几乎所有的秘书工作者都能操3-4种不同的语言,这是因为地理因素的影响。每个国家距离短, 接触面广, 所以学习语言视为常态。在中国, 高校毕业前对于学生都有一定的语言能力要求, 但是这些能力往往都是纸上谈兵的居多, 真正用来练兵打仗的外语能力并不强制. 因此, 秘书若是要走向世界, 就得磨练自己涉外工作的能力。长三角地区的秘书对于这一点有很大的优势, 港深澳也不用说, 其他地方的内勤工作者, 若不是有机会出国或公司经常接待外宾, 就往往对学习外语这件事情, 裹足不前。

  (二)了解世界的文化。文化的涵义很广泛, 包括礼仪和礼俗。举个简单的例子, 傅莹女士是蒙古族的外交部副部长。由于经常驻外, 她参加活动都会穿上蒙古服并且致赠外宾蒙古歌曲的CD。这就展现了中国女性不同的特质与气质, 更能够将自己的文化介绍给对方。秘书工作经常要与外宾或者少数民族往来, 必须彻底了解对方的礼俗和禁忌, 绝对不能失礼而又失态。有些秘书自认为中国文化悠久、博大精深, 因而藐视了其他地区的民族风俗与礼仪,这就会让自己成为从开始无法走向世界的一个盲点和误区。

  想要多了解世界的文化, 除了多读书报杂志以外, 更要紧的是利用少有的时间, 多多行万里路, 增长见识。旅行除了疏散身心, 更重要的是能看看别人、想想自己。比方说, 日本的秘书至今还有至少百分之四十都是男性。爱尔兰的女性在结婚以后不能出来工作。瑞典的秘书很多每周只需要工作三天半。澳大里亚的老板在二十年前就用两个机器人在家里工作。美国的秘书虽然五六十岁还受到很高的尊重;退休时老板还会抱着她哭泣说:如果能修改法律,我还希望留你再身边至少五年

  (三)从亚洲开始启动2012, 北京资深秘书讲师芦颖参加了在孟加拉达国卡举办的第二十一届亚太秘书大会, 与来自十几个国家地区的秘书交流, 感触良多。她是有史以来第一位在中国担任过秘书又在目前担任秘书教育工作的老师,参加这个国际盛会。看到来自亚洲不同地区的秘书所展现的活力,虽然语言交流不够顺畅, 但也大赞收获丰富。亚洲地区的港、澳、台、新加坡、马来西亚、文莱等地方的秘书几乎都精通华语,语言沟通无障碍。并且,各国的文化要素很接近, 比方吃的、穿的,甚至送礼和表演都能够彼此激赏。

  近年来, 亚太秘书组织中最活跃的一群都来自南亚地区。印度拥有级强的组织能力与众多的会员。2010年亚太大会在台北召开的时候, 印度代表团就来了99位。她们经常囊括了会期中的所有大奖:文化表演、跳蚤市场义卖活动,还有亚太秘书评选比赛。由于人多势众, 风头很健。将传统的几个秘书组织大咖像是菲律宾、泰国和马来西亚都比了下去。另外崛起的还有斯里兰卡和巴基斯坦,这些国家的秘书参与者多半都在世界五百大或者该国的大企业工作, 所以旅费注册等等都是由单位出资外派让她们学习。这些人勇于表现自我, 外语能力强, 并且学历都很高, 形象良好。

中国秘书该从哪里开始起步

  (一)组织联盟或学会。中国目前并没有真正属于国家级的秘书协会;也就是从事秘书工作级办公室管理工作者, 并没有自己的官方或民间正式秘书组织。这就成为走出去的第一个障碍。根据各国的组织管理规定, 要加入国际组织, 必须是该国的国家级唯一被认可的秘书组织才可以加入。中国目前有的秘书组织, 其会员并非秘书或办公室管理的成员,只是各级学校的秘书专业教育工作者, 这在定义上只能称为学会而非协会。各地方和大城市也有若干自行成立的秘书组织, 但是只能算零星单位, 不属于政府直接管辖。台湾的秘书组织已经成立将近四十四年, 中国的有志之士, 也该为这一区块的工作者和专业人士认真酬备一个属于自己的园地。

  有了组织之后, 才能推动秘书行政的重要活动, 例如全国性技能竞赛与优秀秘书选拔,以便参加国际级的竞赛或大会。以亚洲秘书(Project Contest)的项目选拔为例。每年每个国家的秘书协会都会先在自己国家的各区域举办竞赛, 像是印度有八个分会, 各自有几千名会员, 区域选拔就很激烈。泰国前秘书会长Sukanya曾经告诉笔者, 她们已经有将近400-500位学校教师接受过该协会培训。而且每年都举办各种竞赛, 单是打字比赛,有一年就来了四千名角逐者, 借用一间学校当做场地, 打字声如同子弹一般壮观。台湾的秘书选拔也是要先经过笔试和口试,并且曾在亚洲大会中摘下过后冠。亚太秘书比赛,各国候选人都被该国协会赞助参加两年一次的亚太大会,接受三轮的口试和最后全体来宾的舞台上现场机智问答, 才能成为亚洲秘书(Secretary of Asia)

  (二)建立一个全国性的秘书公共平台,做为秘书交流和学习的园地。这里面最关键的是能够获取更多的秘书工作信息,例如最新的应用科技,科学工作方法以及办公室应用的设备与工具。如果能进一步对接或链接国际主要的秘书组织比方以下的几个重要网站则更好:

1.           (美国) 国际行政专业协会(IAAP) http://www.iaap-hq.org

2.           欧洲经理人协会(EUMA) http://www.euma.org

3.           澳洲秘书协会(IAOP) http://www.aiop.com.au

4.           英国行政管理协会(IAM) http://www.instam.org

5.           日本秘书协会 (JSA) http://www.hishokyokai.or.jp

6.           巴西秘书协会 (FENASSEC) http://www.fenassec.org.br

7.           新加坡秘书协会(SAAP) http://saap.org.sg

8.           加勒比海秘书协会(CASAP) http://www.casap-online.org

9.           印度秘书协会 (IASAP) http://www.iasapindia.com

10.       马来西亚秘书协会(MAPSA) http://www.mapsa-malaysia.com

11.       南非秘书协会(SASPA)http://www.saspa.co.za

12.       台湾秘书协会 (CASAP)http://www.chinesesecretary.org.tw与台北市专业秘书暨行政协会(TPSAA)http://www.secretary.org.tw

那就有助于未来中国的秘书能够走向世界。当然这样的网站或平台最好是双语的。

  (三)举办跨校际或城际的国际类型活动。此类活动可以仿效亚洲其他国家由来已久的国际性活动。除了国际秘书周以外,还有老板节(Boss of the Year,

才艺节,以及体育竞赛活动。例如,以往文莱的秘书协会就曾经与马来西亚和新加坡的会员举行过友谊运动活动。在国际秘书大会上,运动项目也是经常出现的竞赛活动之一,不一定是要以技能类的大赛为单一的项目。

 (四)参加国际秘书大会或国际技能大赛。例如每两年一次的亚太大会,以及每年在不同国家举办的速录大赛,或者与国际大型企业如微软IBM华为等共同推出文秘杯国际竞赛,既可以提高知名度,又可以让企业有推广产品的机会。以香港为例,他们就曾经赞助每年四位秘书参加国际秘书大会,至今仍然让各国秘书津津乐道。

  (五)邀请国外知名学者进校园讲座或担任嘉宾。对于有预算的学校,可以考虑每年邀请不同国家的知名学者或文秘教育专业人士,莅临学校演讲。或者在不同的竞赛活动中,邀请他们担任点评或嘉宾。邻国的日本,韩国,新加坡,马来西亚,都有许多值得学习的教学方法与教材工具,也可以用以选读或借鉴。

  (六)鼓励学生参加国际证书考试世界各国都有各种不同级别的文秘证书考试,应该鼓励学生在校时,除了期待学历证书,还可以积极考证。未来的世界,证书要比毕业证书更受企业的重视。如果学生无力负担全额费用,也可以考虑各种微证,分批次在学校的三年中拿到证书。或者以线上学习的方式获得证书。

  (七)积极鼓励学生经常搜寻国外秘书网站信息。可以利用秘书实训或秘书实务课程的平时作业,要求学生分组拜访外资企业的秘书。或者在指定的国外网站上,搜集部分信息,了解其他各国文秘或行政工作者的动向。

迈向世界的盲点和误区

  (一)破除文秘的自傲或自卑心理。以当今中国的财力和物力, 整合资源是毫无匮乏的。然而, 有几个比较关键性的问题也得留意。首先是, 秘书这个角色经常是一人之下、万人之上的。往往会养成一种「大树底下好乘凉」的想法。说白了就是很容易故步自封,拿着鸡毛当令箭。这种心态往往造成了秘书的成长受限。许多秘书都认为这种处理鸡毛蒜皮的工作, 成不了甚么大气候。还有的秘书每天睁一只眼、闭一只眼的工作。这样的心态不仅不能迈向世界;可能连迈出办公室都有问题。所以要秘书迈开大步, 必须要解除自己「不过尔尔」的心思, 认定自己在职场有一定的风格和专业能力。

  (二)建立未来秘书的概念。要了解世界的趋势是, 秘书这个名词的定义早已经不仅仅是个「小秘」的代名词; 而是真实的办公室管理者(Administrative Professionals)。无论职衔是秘书、助理、特助、机要、管理师、行政经理等等,只要是在内勤工作中, 负责办公室业务的, 都是行政专业。所以, 广泛的吸收职场上的行政工作者、在校就读秘书科系的学生(美国称为未来秘书)、高校职校秘书专业的讲师及教授、政府部门的行政官员,甚至媒体、医院、律师楼、演艺界的秘书都可以加入。企业很大、秘书很多(华为有2000个秘书)的单位, 还应该成为团体会员。

  (三)肯定秘书对社会国家的贡献。社会和企业对于秘书这个角色要给与相当的重视和工作上的认可。秘书绝对不是像电视剧里面所界定的那种花拳绣腿;这是个无可厚非的办公室灵魂人物。每年秘书节, 美国总统都会写封亲笔信给所有美国的四百万个秘书, 感谢她们为办公室工作所做的贡献;中国的秘书难道工作会更容易更简单吗?贡献度会更微小吗?为甚么就没有一个专门为秘书的工作来争取设会认可的单位或机构呢?如果能有更多秘书在国际上崭露头角, 当然就能让世界上其他地区的人看到,你能,我也能。

机会就在眼前

  2018是个迈开大步的好时机。亚洲秘书大会第24届大会将在九月的新几内亚首都Port Moresby展开。中国的秘书们,动起来吧!世界欢迎您。

 

(石咏琦为亚洲秘书与行政专业协会荣誉会长)

 

 


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