Inquiries and Requests

vivien

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Review

1. What are the major channels through which you can obtain the general information of a company?

2. What should you tell your reader when you write your first letter?

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Reasons for writing a request letter:

1. to obtain information;

2. to receive printed matter;

3. to receive sample products;

4. to order merchandise;

5. to engage service;

6. to make reservations;

7. to seek special favors.

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What is an inquiry?

In international trade, inquiries are usually made by the buyers to get information about the goods to be ordered.

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Generally a detailed inquiry includes many parts:

1. the name and descriptions of commodity;

2. quality or specifications;

3. quantity;

4. terms of price (FOB, CFR, CIF, etc.)

5. terms of payment (by L/C, D/P, etc. )

6. time of shipment;

7. packing method;

…

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Guidelines for effective request

1. Begin with the main points;

2. Give the reasons why you are making the inquiry;

3. Itemize and list the specific facts you want;

4. Make your requests in a polite way.

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Patterns and Substitutions

1. We visited your stand at the Guangzhou Fair and are now writing you to inquire about your silk neckties.

我们参观了你方设在广交会上的展位，现特致函向你方询问有关丝制领带的情况。

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Useful Expressions

Guangzhou Fair 广州博览会

Canton Fair: China’s (Spring / Autumn) Export Commodities Fair 广交会：中国（春季/秋季）出口商品交易会

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Patterns and Substitutions

2. We are interested in / in the market for / potential buyers of / considering buying / ready to purchase your men’s shirts displayed in your showroom.

我们对你方货品展览室里陈列的男式衬衫很感兴趣。

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Patterns and Substitutions

3. Your advertisement in the latest issue of China Foreign Trade interests us, and we would like to receive full details of your commodities.

我们对贵方在最新一期《中国对外贸易》上所刊登的广告很感兴趣，并希望得知该商品的详细情况。

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Patterns and Substitutions

4. Please send us five copies of your latest catalogues at your earliest convenience.

请尽早寄来最新目录5份。

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Patterns and Substitutions

5. Perhaps at the same time you could quote us your lowest / best / prevailing / competitive prices for the above-mentioned goods.

也许与此同时你方能报给我们上述商品的最低价。

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Patterns and Substitutions

6. We would also like to know your terms of payment.

我们还想了解你方的支付条件。

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Patterns and Substitutions

7. Your products are of great interest to one of our clients in Tianjin, who wishes to have your quotations / samples / price-list / illustrated catalogues for the items specified below.

我们一位天津的客户对你方的产品很感兴趣，并盼按下列项目报价。

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Patterns and Substitutions

8. If terms and delivery date are satisfactory, we should expect to place regular / trial / large / considerable / substantial orders with you.

如果交易条件和交货日期合意的话，相信我们会定期向你方订货。

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Patterns and Substitutions

9. Please advise if you are able to offer / provide / supply / furnish this product and include lead time, packaging and price FOB China port and CIF Chicago.

请告知你方是否能供应这种商品，包括订货与交货之间的时间、包装、FOB中国港口和CIF芝加哥的价格。

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Translate the inquiry into English

敬启者：

纽约的琼斯•史密斯公司告知我们，你们是各类棉布床单和枕套的出口商。请你寄给我们各种产品的详细资料，包括型号、颜色和价格以及所用各种品质原料的样品。

我们是本地最大的纺织品经销商。相信所提到的这种产品如在我地定价适当市场将会看好。

报价时，请说明你方的支付条件和就每种商品购买量不少于100打所能给予的折扣。所报的价格应包括保险和到利物浦的运费。

诚挚问候。

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Sample version

Dear Sirs,

Messrs Johns & Smith of New York inform us that you are exporters of all cotton bed-sheets and pillowcases. We would like you to send us details of your various ranges, including sizes, colors and prices, as well as samples of the different qualities of material used.

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Sample version, continued

We are the largest dealer in textiles here and believe there is a promising market in our area for moderately priced goods of this kind mentioned.

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Sample version, continued

When quoting, please state your terms of payment and discount you would allow on purchases of quantities of not less than 100 dozen of individual items. Price quoted should include insurance and freight to Liverpool.

Yours faithfully,

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