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秒速插入「小计」,Excel分类汇总简单又好用!

(2018-01-22 11:02:48)
标签:

杂谈

​经常在整理数据的时候需要计算出每个分类的总和,如下图:



你是如何给表格每个分类下面插入小计行,并计算总和的呢?


让我们先来看看 King 老师是怎么做的吧!

在遇到这样的问题时,你可以分别插入两个空行,输入小计标题,再输入 Sum 公式计算总和。


但是这种做法太慢了,还有更快的方法,只要配置好相应的选项,就能一键生成,还不用自己写公式。


这个功能叫做分类汇总。


利用分类汇总功能,不仅能够快速生成一级汇总,还能对二级分类、三级分类进行自动汇总统计。


不过,可能很多人总是不得其法,搞不定二级分类汇总。


接下来,我们九浅一深,哦不,是由浅入深地进行一步步学习。


01 一级分类汇总


在数据分类中插入分类汇总,默认会以第一列作为分类字段,自动分类并创建汇总行。



02 切换分类字段


不想以第一个字段进行分类,也可以自行切换。



03 二级分类汇总


如果需要创建两个级别的分类汇总,注意啦!直接插入分类汇总是办不到的。


你必须在创建完成一级分类后,再次打开分类汇总,然后取消勾选【替换当前分类汇总】,这样才能叠加创建子级别的汇总:



04 怎样将汇总字样改成小计?


要将汇总行中的汇总字样批量改成小计,那也简单,只要查找替换一下就可以了。



05 怎样将分类汇总删除?


已经插入的分类汇总,要去掉也很简单,点一个按钮就自动清除了。


点击【分类汇总】-【全部删除】,搞定!



06 为什么会每一行都插入?


在使用 Excel 时,如果不注意规则,可能就会傻眼……


比如,分类汇总时,Excel 并没有乖乖地按照类别来插入汇总行,而是几乎每一行都插入,这就尴尬了。



之所以会出现这个现象,只有 1 个原因:没有事先对分类的字段进行排序。


排序,除了按照数值大小进行升序、降序排列,还有一个很重要的作用是对数据进行归类。只有先归类,才能进行分类汇总,记住了哦。


不过插入汇总行,对大量分类的数据表来说,会影响表格效率。


分类汇总统计,更简单高效的方法其实是数据透视表。



透视表和分类汇总功能的主要差别在于:


分类汇总会改变数据源表的结构,强行插入汇总行。


而透视表不会改变数据源的结构,直接生成统计报表,而且会把完全相同的行自动合并成一个分类。


在 Excel 界,数据透视表才是真正的「大杀器」!


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