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PPT中强调数据

(2008-09-18 09:17:36)
标签:

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分类: Office

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PPT中,图表的种类可以分成很多种,比如像比表示某个过程的概念类图表,组织机构图,比喻图等等,一般的设计公司设计的模板总是会将这些图表归纳并设计出不同的形状,大家留意下坊间流传的各类模板就可以看出端倪。而最重要的自然是数据图表,商业报告中总是充满了大量的数据图表,可是数据图表首先第一点是仅有漂亮是不够的,这就引出了问题:数据图表为什么?
学过统计学的都知道答案,那就是从数据到结论,这似乎很简单,可惜的是我在很多客户的那里看到的并不是这样,很多撰写PPT的人可能心里当但知道想要表达什么观点,但在图表中却不能体现。我自己在商务报告中的体会是:

一.理解所要表达的意愿

一般来说,图表所要表达的无非是:
比较:可以是总体与个体,相互对比,不同时间的对比等等,饼图与柱形图是最好的例子
变化:不同时间,不同因素有什么变化,这些变化是如何的?
分布:数据是怎么分布的?比如说6月是销售旺季...
关联:A和B之间有什么相关性?或者根本是没有关系的...
趋势:未来的走向会怎样?
当然,图表能说明的问题并不仅限于以上几点。相同的图表可能要说明的问题着重点不同,所以就不能只是简单的放个图表上去就完事了。

二.格式要完整

一份完整的图表可能会包括以下这些:
标题:标题可以分成两个部分,图表标题和说明标题,图表标题写成比如:“2008年销售一览表”并没有什么错,但是说明标题一定是要指出你这份图表想要说出的核心内容,比如“2008年比去年增长29%”这样的具体东西,这样才能保证所要传达的信息和受众所能理解的一致,当然标题也可以只要一个,当只有一个标题的时候,就一定是说明性标题。
单位:当有具体数据的时候,一定要有单位,这是很容易被遗忘,是“元”,还是“万元”?
数据格式化:特别是有千分符的时候,一定要显示出来。
数据或资料来源:这是商业严谨化的基本要求,如果数据是自己得出来的,也要写上“XX分析综合”之类。
注释:特别的说明或者人家看不懂的东西可以用注释,一般的注释会用"*"开头,你也可以有些创意,但这些约定成俗的东西没有把握最好还是照用吧。
图例:图例不一定要有,前提是人家看得懂,否则还是标上图例好一点。

三.强调

既然是说明观点的,那么对关键数据怎么强调都不过分,我经常用到的强调有两种方法:
1.区分:将关键数据与普通数据区分开来,可以用颜色,形状等等。
2.动画:将关键数据用动画强调,这里有个小技巧,选中整个图表添加动画后,在动画清单中按鼠标右键,在弹出来的菜单中选择“效果选项”,然后再对话框中选择“图表动画”就可以选择将类别或序列单独设置动画了。另一个方法是将关键数据的图形颜色设为暗色或者干脆和背景色一致以不显示,然后单独再画一个图形覆盖住原关键数据,然后单独做动画。

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