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PPT商务演示常见错误之四:另起炉灶

(2008-10-28 08:54:23)
标签:

powerpoint

ppt

版式

母板

文本框

马建强

presentation

商务演示

教育

分类: 商务演示

每当新建一个PPT文档,或是新加一页,总会有这样一些文本框提示出现——“点击此处添加标题”、“点击此处添加文本”。

于是,也总是有这么一拨人,他们极不喜欢这样的提示,每当遇到,就有一种自己被鄙视、被愚弄的感觉。心里说,“我又不是傻瓜!干吗要你提示?!”

于是乎,他们毫不犹豫地删掉这些框子,望着一干二净的版面想:“我要在一张完全崭新的白纸上作画。”而后,按下自建文本框按钮,仔细在PPT上画出属于自己的文本框,再键入自己的文字。

这是PPT应用中非常严重的错误之一,而我每次讲课做调查,也总是几乎至少有1-2成多的学员会举手确认,表示自己正是这样做的。

微软在PowerPoint的编辑页面中预置这样的文本框,不是认为用户傻、更不是因哦自己傻,而且一种规范,定义了这种版式规范后,可以许多方便,大大提高效率。常见的影响有以下4处:

 

1.在大纲视图,如果全部都是自建文本框,则在大纲视图什么内容也不会显示;如果是在版式默认的文本框内输入文字,则在大纲视图的相应位置也会有显示,方便全局预览、也方便修改调整;

2.在规范版式内的文字都可以统一进行字体、字号、颜色等格式修改,只要进入母板视图,改动一次,整个PPT的相应位置都会完成统一的改动,效率大大提高;

3.规范版式内的文字信息还可以一次性导出到WORD文档,非常方便,而自己单加的文本框中的内容则不能;

4.当我们设置超链接到某一指定的页面时,如果是应用规范的版式,则会看到标题文字的提示;否则只有编号,没有标题文字,用起来就很不方便。

 

过去在联想工作时,每个季度都要和事业部的同事一起向总裁室汇报工作,因为坐在对面的杨元庆,还有主管我们业务的副总裁乔松,所以大家都格外紧张。往往是在汇报之前最后一刻还有不尽人意的修改。总裁会议室的投影是另外一种特殊的背投玻璃屏,如果发现一些格式不合适,也需要调整。因为是分头汇总的报告,有的人没有用规范版式,不得不一屏一屏逐一修改调整,搞地好不紧张。

 

所以,千万不要另起炉灶,删掉默认版式中的文本框自己另画。一定要先在默认的版式列表中选择和内容匹配的版式,再输入相应的内容信息。定可以事半功倍,大大提高效率。

其实,想要去除那些默认的版式文本框,大可不必先选中,再删除,直接到“任务窗格”中的版式栏中,选全空的版式应用一下即可。

 

当然了,也不是绝对不可以添加文本框,一些特殊的需求情况下,文本框也自有其用途。毕竟PPT只是工具,工具是死的,但人是活的。凡事看目的、讲效率,自然会有好效果。

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