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忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

(2020-06-27 07:37:42)
标签:

个人管理

分类: 随笔文章
忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

上个月参加公司的一个产品解决方案PPT的评审和讨论。整个PPT整体风格,呈现和配色都感觉不错,也下了功夫,但是看完后我指出了一些关键的问题。而这些关键的问题全部体现在呈现逻辑上面。

大部分人都学习或读过金字塔原理,都会谈到结构化思维,SCQA,MECE等关键的思考框架和方法论。但是却没有真正应用实际的工作和呈现表达中,其中最常见的就是一味的去收集各种美观的模板,PPT素材库,然后将自己的想表达的内容生硬的填充进去。

对于同事的这个PPT解决方案,我提出了一些问题。

比如,在34页为何要讲解API网关的这个功能特性,这个功能特性是否为了支撑你的目标,并且该功能在整个功能架构图中位置在哪里?再比如,45页内容想表达什么,能否从45页内容追溯回到整个PPT的某一个小节,某个大章,而不是脱节。

以上常见的呈现逻辑问题实际上经常在工作型PPT制作中看到,为了模板而模板,内容花里胡哨,整个骨干架构不清晰,内容表达不支撑目标等。而这些才是我们在进行PPT制作的时候关键需要改进的问题点。

完全穷尽,相互独立。你做完的PPT的每一页都要有出处,是在整个树结构上,是可以从枝条或树叶一直追溯回主干和树根的。一个完整的PPT内容架构不应该有任何一页类似树枝一样掉落在地上。

01-PPT制作的方法和原则

在将核心呈现逻辑前,还是先回顾下PPT制作的方法原则。

前期在公司做了一次PPT制作和呈现的培训,这次把10多年前自己讲PPT制作和呈现的培训材料进一步做了修订。实际上我们看到PPT制作方法和原则里面最关键的只有三方面内容。

目标:你要传递给你的听众最关键的目标或中心思想是啥?
逻辑:结构化,金字塔原理和MECE法则
呈现:对于呈现本身也是逻辑,包括了静态呈现和动态呈现

这三方面理解清楚了才会涉及到具体的一些布局,版面,文字图表,配色,操作技巧等内容,这些内容更多是术的层面,但是也很重要。逻辑和呈现是道的层面,你需要做到的是以道驭术。

实际上我最近的整理我在前面博客文字里面也提到,进一步对静态呈现和动态呈现做了一些逻辑上的完整,也算是把有些逻辑关系进一步规整。

静态逻辑:从原来零散分类整合为,树结构,表格结构和分类表结构。
动态逻辑:进一步理解为物理运动+化学反应两类动态呈现。

如果把以上内容理解清楚,那么整个PPT制作的方法和逻辑基本算清楚。比如我一直在强调上图的一个示意,这个图我想表达的内容如果理解清楚,你基本对金字塔原理核心逻辑也就理解清楚。

下面先分享部分方法和原则的培训材料截图。
忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

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忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

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忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

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忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

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忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)
忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)
02-一图说明PPT核心呈现逻辑

自己做了多年的PPT,更多的是偏向于工作型,产品解决方案,培训材料等方面。如果要用一张图来总结经验,最核心的就是上图基于金字塔原理的内容逻辑结构展开。
忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

这张图希望表达什么意思?

从这个图可以看到从一个完整的PPT最开始的大目录和章节开始,就是一个完整的类似金字塔一样的知识树结构,符合从树干-》分支-》树叶的逐层分解结构。

也就是既要符合MECE法则,又要确保每一个内容页都不脱离主干而单独存在,每一个PPT内容页存在即有价值,都是为了支撑你要表达的目标或者子目标。

在整个分解过程中的关键又是前面谈到的静态逻辑和动态逻辑。

静态逻辑:比如先构建一个架构图分4部分,那么后面可以接4个子内容页说明
动态逻辑:比如一个流程分5个阶段,则可以后接5个阶段内容展开

当然在整个过程中我们要理解,实际上分解的过程可以是完全静态,也可以是完全动态,还可以是动态和静态相互结合进行分解。比如一个架构图里面涉及到测试管理这个功能模块,而对于测试管理你又可以进一步通过测试全生命周期流程来动态展现。

下面我用自己曾经在多年前制作过的主数据平台解决方案PPT部分内容来进行说明。

02-1 谈破题

做任何PPT都需要先根据目标述求进行破题,通过破题形成大致的目录结构。破题的关键还是听众想听什么?你想传递什么?破了这个再来考虑传递的东西应该是如何一步步传递,传递的结构应该如何?

方案类的PPT可以延续IT咨询或问题分析和解决的标准思路,即问题定义,问题分析,解决方法,初步验证。或者说是业务目标,业务现状,差距分析,解决方案,实施方法。

如一个标准的IT解决方案类总体框架可以按下图方法论来构造,从该方法论来看的话整个PPT可以分四章,同时每一个章节应该包括哪些内容,章节之间的关联关系也在该总构图中得以展示。

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

再比如年终总结类的PPT,总结的重点是工作绩效,亮点在绩效超过预期,说服力在数据。那首先应该搞清楚工作岗位绩效衡量的标准,这就是找目标,绩效衡量标准一般本身就是分解为多个指标项的,本身已经进行了结构化分解。如果是这样,那整个PPT的大致框架结构就出来了,比如一个技术人员根据绩效衡量分解可能是工作效率(又包括生产率和质量),工作创新,工作态度和责任这几个方面。

02-2 谈目录和索引

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

写Word文档的时候我们会比较关注大纲视图,大纲视图就是结构,而做PPT的时候往往容易忽略掉这点。PPT的目录在做工作型PPT的时候往往都需要到2-3层目录结构。对于目录本身一般需要支持一级目录和二级目录,下面是一种可能的目录展现形式,来展现一级和二级目录。

在二级目录下面,一个内容可能会继续分解为几个方面来阐述。二级目录如果是现状分析,那阐述现状其实需要从组织结构,人员,岗位角色,流程等几个方面来阐述。

在每个方面的阐述往往又需要多页的PPT,这个时候PPT页内的索引和导引页就相当重要了。

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

导引页最好的方法就是右上角叫导引图,这个导引图其实是总体架构,总体流程的一个缩略图。能够让读者清楚的定位到当前讲解到的位置即可。同时导引页的作用是让你根据清楚的认识到不要加任何和结构无关的PPT页。内容必须匹配结构,结构又支撑目标。

02-3 谈内容页

对于内容页,首先还是考虑布局,以2*2的布局最为常见。

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

在内容页最常用的又是表格或文字+图的组合。其中文字内容以Bullets的方式条目化,对图的内容进行关键的解释。而表格本身又体现了结构化。

工作型的PPT内容页文字可以多一点,重点是文字本身的条目化和结构化。条目化后的文字是你想传递的关键内容的表达,文字内容之间本身应该覆盖观点又相互独立。

除非万不得已,内容页一般不要用动画。另外也尽量减少剪贴画的配图,剪贴画的配图处都应该是重新进行和文字内容匹配的构图而不是随意的选择剪贴画。另外所有内容页的字体,图形,颜色都需要匹配,不要出现多种不同的样式。色彩驾驭不好的时候就用最简单的几种,只要体现一致就是最好的。

03-PPT静态呈现逻辑

在谈静态分析的时候,我经常举人的例子

我们可以观察一个人的具体组成结构,这个是属于静态分析;同时我们也可以观察这个人从生老病死的整个过程,这个是动态分析。静态+动态分析形成对一个人的完整分析过程。但是注意,这个是对一个具体的人的分析,比如对张三的分析,对李四的分析。

而我们有时候还需要对人类进行分析,而人类本身就是一个抽象的概念。这个是诸多的具体的人抽象出的一个概念,这个人类本身有共性特性,如前面我们谈到的性别,年龄,国籍等。当我们对一群人进行分析的时候,我们刚好看到一群人就是行信息,而性别,国籍就是列信息,即事物群分析的表格化也就是形成了。

这也是这次我关键总结的一点:

具体单个事物分析更多的是树结构,事物群分析则是表格结构为主。

我们经常我承接很多项目,你会发现有研发类项目,有咨询类项目,有软件实施类项目,那么对我们的项目列表信息这个事物群我们可以进行分类,注意分类本身也是抽象。即我们在谈10个项目信息的时候,我们可以先谈大的分类,再谈具体的项目,两层结构。

这个结构本身没有根节点,而且结构本身从表格演化而来,我在这里把它定位为一种分类表结构。分类表是介于树状结构和表格结构之间的一种弱结构,重点体现分类和分层为主,无跟节点,单维度。

而在我原来的PPT培训材料里面我没有去强调分类表这个概念,而是用了类似组成要素这个词。而实际上你可以看到分类更多的是对事物群进行分析,而分解更多的是对单事物进行分析。分解形成的是树结构,而分类形成的是一种弱表结构。

矩阵的形成来源于表架构,是对表两个关键维度列的抽象研究。

在这次的材料整理中,我对矩阵结构重新进行了分析,即矩阵结构更多的来源于表结构。

对于矩阵结构,即是抽象两个关键的维度属性,注意这些维度属性更多的是类似于优先级,重要度这些关键维度信息。在维度信息抽象后再将具体的内容体现到矩阵化后的表格中。而具体的内容体现到矩阵表格中,本身又包括了两种场景,即:

在内容中体现Group By的汇总结果,类似求和,计数,平均等。
在内容中直接体现每一个表格明细行信息,单属性List,或体现为要给属性点。
在内容中体现我们进一步抽象后的措施信息等

对于架构图而言,本质仍然是一个树状结构展开,实际的画法上我这次也进一步做了下总结。包括了分层,复用,统一出口,集成关系体现,体现动态阶段等,这些都是画架构图最需要关心的内容,在这里不再详细展开描述。更多的还是需要自己去多观察别人画的图,然后自己多思考多练习。

具体的培训材料片断可参考截图:
忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

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忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

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忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

04-PPT动态呈现逻辑

前面谈了静态结构呈现,下面再总结下动态结构呈现。
忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

而对于动态呈现来说,我原来总结的最多的就是呈现的方法,类似阶段,流程,活动,演进路线,个人成长,事件通知,运动轨迹,生命周期,发展史等都可以看做是动态呈现的内容。当然你也可以看到流程在整个动态呈现里面起到了相当关键的作用。

而这次当我重新回顾动态呈现的时候,我们对动态呈现进一步分类。

物理反应:重点是观察一个事物在时间上或空间上的移动。
化学反应:观察从不同的输入或原材料加工生产出一个新事物的过程。

当然两者还可以结合。

时间位移和空间位移本身可以结合,比如我们经常看到的春节期间的全国迁徙地图,这个随着时间发展不断在动态变化,就是时间和空间的结合。

同时时间还可以和类似化学反应的流程结合,比如我们在描述一个产品生产加工过程的时候,我们可以在X轴上体现出阶段和时间周期,这就是流程图和时间坐标的结合。

这个实际上和我在思维框架和模式里面经常谈到的我们观察和分析一个事物的方式是完全吻合的,即如何观察一个事物或者把一个事物分析清楚。即从静态和动态两个方面。

事物观察 = 静态+ 动态 = 三维静态结构 + 时间维度 + 空间维度。

你单独观察一个事物它是静态的三维结构,你可以进行分解和集成,了解其内部机理。但是你还必须研究事物的动态呈现属性,即事物是如何运动的,具体的时间位移和空间位移是如何体现的。把这些都研究清楚,那么你对一个事物的观察才基本清楚。

流程的维度和变体

最后说下流程的维度和变体。可以看到最简单的就是阶段或活动图,这个是单维度的。但是这个单维度往往隐含体现了时间周期信息,因此你可以把时间周期和阶段体现出来。

其次,由于一个流程中的活动可能参与组织或人都不一样,我们可以进一步体现出具体的岗位角色,这就变化为我们经常使用的职能流程图。

同时流程图还有一个变体,就是流程示意图,这种图里面看不到具体的方框或太多的箭头,各个活动方框被剪贴画或示意图标替代,这种图本质也是流程图,而且更加简洁醒目。

对于简单的流程图实际你完全没有必要用Visio画,直接在PPT里面画即可,也方面后续修改。

下面是PPT动态呈现部分截图供参考:
忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

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忘记模板库-一图搞清工作型PPT制作核心呈现逻辑(200627)

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以上是最近做PPT培训的一些关键心得分享,供大家参考。

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