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解决问题的方法和途径-问题界定

(2008-01-21 21:35:44)
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杂谈

在《你的灯亮着吗》这本书里面对问题有个明确简单的定义:问题就是事物的现状和你期望的结果之间的差距。所以从这个层面来看问题的解决途径是很明朗的,一个是降低自己的期望,一个是改变事物的现状。

自我在分析和解决问题的时候,往往问题定义和问题分析解决之间并没有明确的界限和分割,导致我们往往疏忽了问题的定义,但是当我们请求他人协助,或者说到互联网的问吧去提问的时候,问题的定义就显得至关重要了。在这里《提问的智慧》里面有关于如何提问的精彩描述,给了我们一个问题定义的参考原则和指导方法。根据互联网或我们现实生活中遇到的他人问题,我们发现的一个现象是我们首先不是帮他们分析和解决问题,而是在帮他细化和分解问题的定义。当我们帮提问者细化完问题的定义后,他们变成了自助者,至少有50%以上的人会高兴的告诉我们,不用我们帮助了,他们已经自己解决了问题。因此根据我们的实践而得出一个重要的结论,当真正搞清楚问题的定义后,问题就解决了一半。

我们在做问题的根源分析的时候常使用鱼骨图从人,机,料,法,环五个方面进行全面的分析。在问题定义上面我们可以整合为三大主要内容,即问题的涉及的人,产生问题的环境(空间和时间),产生问题的过程(方法,步骤,工具,操作事物)。如果这三方面都搞清楚了就有了一个明确的问题定义,有了明确的问题定义,后期就有了问题分析的切入点。我们就可以很好的回答如下问题:

1.是谁的问题?问题的涉众是谁?他对事物的期望是如何的?
2.事物的现状是如何的?具体的差距是否是清楚的?
3.导致问题产生的流程和步骤是如何的?中间使用了什么方法或工具?
4.问题发生的环境是如何的?问题产生是否跟环境有关系?

再举例来讲,小王现在遇到了一个问题,工作了快一年了基本没有任何存款,是典型的月光族。(其实月光现象可能年初就已经产生,但当时并没有对存款和理财有太高的期望,所以没有变成问题。现在期望值提高了,希望有存款,和现在每月都无结余的现状就形成了差距,就产生了问题,这也说明一点事物运行没有发生变化但是我们的期望变化了也会产生问题)。

显然该问题的对象是小王,但问题的涉众就不仅仅是小王了,在我们所处的环境中导致问题产生的所有人都应该是问题的涉众,比如小王的家人,朋友和同事等。我们尽可能的搞清楚问题所涉及到的干系人是为我们后期分析问题更有针对性。如果说小王本身的月工资在7000元,小王的期望是每月能够有50%的收入结余下来,一年期望有4万块的结余。那现在事物现状和期望值间的差距就是4万块存款,另外我们看到问题的产生不是一朝一夕的,而是经过了一个漫长的过程。如果小王平时没有理财和记录消费的习惯,那现在就根本无法回答导致问题产生的流程是如何的,他能够回答的流程可能仅仅是钱买东西了,平时和朋友吃喝了。

讲到这我们可以看到,现在问题的定义无法明确和清楚,导致我们无法很好的分析和解决问题。因此小王现在的重点不是立刻的解决问题,而是搞清楚问题产生的流程和步骤,这就需要马上要着手做的事情就是形成记账和消费分类的习惯。(这里同时间管理上思路完全一样,到某一个人产生时间不够用的问题的时候,首先要搞清楚的是你消费时间的步骤和流程,要搞清楚这个就必须养成记录时间的习惯)。

对于在问题定义阶段就先入为主的给出问题解决和行动方案的做法,我是不赞同的。因为很多时候明确了问题的定义往往问题已经不存在,或者说问题将进行转化,比如上面的例子,不深入挖掘问题定义就强制拟制存款目标是一种不深入的做法。因为在你记录消费后,你可能发现你的消费都在朋友和自己的社交圈子上面,而我们始终强调的人脉的发展是个人长远目标规划的一个重要组成部分,如果自己的主要消费都放在了人脉拓展上而且也符合你的长远规划,你可能得出的结论是社交圈子的扩展要更专注但消费是必不可少的,年结余目标降低到2万元并介入一些理财方式和手段。

在问题的定义阶段我们并不强调一定要介入某种方法或工具的协助,定义阶段的重点仍然在于清楚问题产生的流程,清楚了问题产生的流程和环境为后续分析阶段影响因子的确定奠定了基础。另外问题定义阶段依靠团队智慧的头脑风暴,分析根源的鱼骨图都是常用的方法,思维导图,流程图和概念图是经常要使用到的工具。对于复杂的组合性问题,当有明确的目标驱动的时候适合采用QFD质量功能展开的方法逐步细化目标和问题域间的关系。

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