一、         让对方留下一个好印象

让对方留下一个好印象——首先在于外观。可根据时间、地点、场合（TPO）来检查外表。让人留下好印象（外表的修饰与谈吐）。成功秘书的4大要素（4H）+随时保持笑容。1、健康（HEALTH）。要能胜任愉快，就要有健全的身心、精沛的体力，健康则是首要之道。2、品格（HEART）。个性和思想构成品格，要努力做到使上司能够信赖、放心、委任要事。3、知识（HEAD）。身为秘书，公司里的一分子，为能顺利完成自己的工作，无论间接、直接，都要有充实必要的知识。4、公事上的技能（HAND）光有知识不一定能完成工作。要能活用丰富的知识，也要有相当的“手腕”（自己的技能）。

1、把正确的工作挂放在心上，并养成下列习惯：A 工作内容要通盘理解，为什么要做这件事？目的何在？都要弄清楚明白。B 这件工作要如何处理才会达到最高效率？C 接到上司的工作指示后，先把指示内容的要领整理，并复诵出，以确定有无误解之处。D 对所接受到的指示有所不懂时，一定要当场质问，直到没有疑问为止。E 工作进行到一半起了疑问或发生问题时，一定要马上报告上司，并等待下一个指示。F 当工作结束后，必须针对这项工作养成下列几种习惯：有无浪费时间？有无更好的办法？下次再接到工作时，有无该反省之处？G 相同的工作，反复地做可能会产生习惯经验，以致忽略了其重要性而发生失误。习惯是个可怕的致命伤，要注意不可千篇一律。

2、传达要婉转巧妙。

3、行动要机敏。

二、         按照工作的基本程序行事。

无论做什么事都要从基本程序着手“计划（PLAN）——实行（DO）——检讨（CHEOK）”。

1、              计划阶段的程序：A 清楚明了工和的目的。B 先想出几种方法。C 可根据各人方法撰写计划书。D 选择最适当的计划。E 讨论在实施计划时必要程序、工具、材料组织以及期间等。

2、              实行阶段的程序：A 已订计划要确实实行。B 实行不一定要按照原计划。C 依照顺序实行。D 毫不踌躇地马上实行。E 遇有疑问时，不要自行判断，一定要先请教上司后再进行。

3、              检讨工作：A 工作的实行是否符合原定目的。B 5W2H1R （WHY  WHAT  WHO  WHEN  WHERE  HAO  HOW MANY  RESULT）为什么要这样做？要做什么？由谁来做？何时以前完成？在哪里进行？用什么方法做？要做多少才有份量？结果如何？。

总之行事时要掌握内容，决定处理方法，决定处理顺序，然后开始实施，最后进行审查或者作出结果报告。