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2.1.4写作才能是你专业能力的直接体现

(2010-01-10 18:43:43)
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连载(十八)

咨询

人生

写作

财经

分类: 咨询顾问的成长感悟

    人月神话发表了http://blog.sina.com.cn/s/blog_493a84550100gm24.html对《对金字塔原理的再认识》,于是,我先把《咨询改变人生-职业化的工作方法》第二章第一节第四点《写作才能是你专业能力的直接体现》给大家分享。

 

    高中时每次写作文,我都将家里的杂志翻看一遍,得出观点,再寻找论据来论证。有篇文章《多一些越轨》从正反两方面论证,强调不要一味按程序化的标准行事,要多一些创新,很得老师的赞赏。

    1993年到珠海某酒店,市场营销部与《珠海特区报》签署合作协议,后者每两周要发表饭店的一篇宣传文章,任务落在我的头上,经理一开始还不怎么信任,直到第一篇文章《XXX的宴会》刊登出来,才认可我的能力。一是报社的编辑专门打电话问我的名字,说文章写得不错,要署上作者的名字。二是不认识的同事跟我主动打招呼了“你就是那位写宴会的?”。三是另外一家酒店的市场部经理竟然打电话过来要跟我谈谈。

文字好,人的职途应该比一般人要顺畅一些,据说运营商的高层,有许多都是靠出色的文字功夫才崭露头角的。

 

观点:文字表达是基本功

 

    写作能力的确是做好职业经理人的基本功,更不要说你选择了咨询顾问这个职业。你不见邮件、公函、年底总结和年初计划都是需要文字功夫的吗?

    如果学校毕业了,有了写论文的经验,还搞不清写作的基本逻辑,那么靠任何技能培训都是徒劳的,当然有专业的培训会帮助你改变很多。

 

观点:文字表达反映更为复杂的思想

 

    有逻辑的、有结构的和有观点的文字表达可以反映你复杂的思想,另一种说法是,可以体现你在某领域的专业性。为什么团队中会出现专家?他的能力一定是体现在善于研究,并具备个人的观点,更关键的是他能够以逻辑性的语言来说服别人,而当他不只是口头地表达观点,而是有条不紊地写成文字的话,就会更有权威性了。

    比如,我们住的小区有个“股民”的QQ群,这个QQ群的来历源于一个自称“老股民”的王老师,他炒股经验丰富,关键的是他特别愿意带徒弟,与别人分享他炒股的“王氏理论”。王老师擅长写作,将炒股的理论、股评写出来,于是就拥有了不少的拥趸,这个QQ群不仅本小区股民参加,还靠口碑吸引了不少的其他人员参加。

   一般来讲,工作中基本的文字功夫是从简短的公文开始的,基础的文字包括:

(1)入职后问候的邮件:到岗后给公司同事发封邮件,内容包括问候语、自我介绍、自己的爱好专长、感谢大家的帮助和联系方式等等,这是个人形象的第一次展示,很需要字斟句酌。

(2)需要大家帮助的邮件:如果遇到需要帮助的地方,比如说需要查找什么资料、需要什么方面的建议和指导,需要发邮件给同事。这个邮件的关键是表达诚意,将“需要”表达清楚,还有就是时间节点:什么时间前给与答复,记住一定在别人有回复的时候,表示感谢。

(3)拜访客户后的感谢信:一般公司会有标准的信函模板 - 感谢会晤、简单描述会议达成的一致内容、对下一步行动的建议、再次表示感谢、表示任何问题可以跟你联系、联系方式等等。关键的是要格式正确,发送及时,拜访的当天就发出,写拜访后的感谢信对维系良好的客户关系很关键,特别是第一次拜访的客户,一定不要忘记。

(4)转正报告:试用期满,需要提交正规的转正申请,转正申请没有规定固定的要求,但一定是信函格式的,给直接上级的信函,一般包括到岗后的收获、不足、成为正式员工的申请、请上司给与评估等等,特别是收获,应该写出三条以上,才表明确实有收获。

    正式的报告包括很多,比如年度计划、年终总结、项目方案、方案汇报报告等,而写作这些“有规模”的文字,就不是那么简单了,一般需要以下步骤:

第一,报告大纲:按照一定的顺序写出大纲,一般来讲,将一级和二级目录都要写出来,才有顺利写下去的把握。

第二,资料收集:按照不同章节收集相关资料,可以有二手资料,也可以为了报告的完成,而进行一手研究,比如面访、调查问卷和小组座谈等。

第三,观点归纳:在资料收集过程中不断形成观点,总结这些观点,逐步完善报告的结构。

第四,整合报告:不断填充论点和论据,完成报告。

    工作报告一般的文体是说明文和议论文,说明文的特点是文字平实且条理清楚,管理制度、管理手册、员工手册、协议和合同就是这种文体。

    计划、总结、方案也是以说明为主的,只不过如果要突出观点,会将说明和议论结合起来,比如:工作总结中“目标实现”的标题可以写为:2006年的目标实现(说明文体),也可以这样:2006年以20%的增长率超额完成了预计目标,后者是一个观点,以下的文字就需要论据来证明以上的观点: 预计目标是多少,今年完成多少,增长率是20%、为什么是超额完成等等。

    说明与议论相结合是职业经理人需要掌握的关键文体,因为说明文的应用文一般都有模版可以参考,唯有观点是不可复制和模仿的,或者说模仿别人的观点就没有了观点。

 

观点:结构化的表达才有力量

 

    如果让客户或内部读者质疑报告的结构,可以说是对报告的整体否定。而客户中文字功夫训练有素的大有人在,往往养成了不允许报告“无结构”、“没逻辑”存在的习惯。养成结构化表达的习惯,要有两个方面训练,一是写作的基本逻辑训练。二是基本的知识积累。

    写作的基本逻辑概括为三个:自上而下、自下而上和横向关联。

(1)自上而下的逻辑思路:先提出总结性思想,再分解被总结的思想。

 

    自上而下的逻辑思路按以下步骤进行,以图2-3所示。

第一,  提出主题。

第二,  明确需要回答读者有关主题的问题。

第三,  初步回答。

第四,  检查情景和冲突是否导致该问题。

第五,  冲突 -- 深入问题。

第六,  回答 -- 解决办法。

第七,  归纳关键句。

 

(2)自下而上的逻辑思路: 把单个思想和概念组织成为一个中心思想。  

 

    自下而上的逻辑思想按以下步骤进行,以图2-5所示

第一,  列出想表达的所有思想。

第二,  找出各要点之间的逻辑关系。

第三,  得出结论。

 

    纵向逻辑的顺序可以按照时间、结构和重要性进行排列。

  • 时间顺序是行动性的前后时间顺序,表明步骤一、二、三等,应用非常广泛。
  • 结构顺序是按照事物结构属性得出逻辑顺序,比如不同的部门构成组织结构。
  • 重要性顺序是通过划分不同的重要性程度得出的逻辑顺序。

    后两种逻辑顺序都要注意遵循“完全穷尽,相互独立”的原则,简单来讲,就是不要遗漏了,也不要将交叉、包涵关系的概念并列起来,否则就杂乱无章,没有结构和层次了。要做到穷尽和独立,以下的心得供参考:

    第一, 坚持一个维度的逻辑:不要同时使用两个以上的维度,比如说按时间顺序描述步骤的同时,再兼顾到重要性,这容易造成顺序混乱,会让读者不能很好理解。

    第二, 如果有交叉或者包涵关系的概念,需要事先规定概念的内涵:如果没有更好的概念,或者有不同理解的概念,界定概念的内涵,可以将交叉和包涵关系的概念区分清楚,这个几乎是每个专业报告都需要的。

    第三,“三个理由”是百用不烂的:一般为论证一个观点,需要至少 “三个理由”来说明,“三”可以成为百用不烂的定律,“从三个方面来说明我的观点”。

(3)横向逻辑指一组思想也有逻辑,包括演绎关系和归纳关系。

    演绎是一种线性的推理方式,如图2-6 所示,大前提推出小前提,得到由逻辑词“因此”引出的一个结论:

    归纳则是将一组事实和思想归为一类,并对其相似性进行表述。

 

    基本的知识积累,就是将一些理论性的知识组成自己逻辑的Framework(框架)。

    比如宏观环境分析(PEST)是从政治、经济、社会和技术因素进行宏观环境分析。营销策略(4PS),从产品、价格、渠道、推广和服务来开发营销策略。SWOT分析,从外部环境分析机会和威胁,从竞争对手分析优势和劣势。相关的框架结构是靠知识积累来的,这些对写一份成功的报告很有助益。

    引用现成的分析模型和理论,比如:

  • 产品线分析的波士顿模型:将产品相对于市场领先者的市场占有率和增长率两个维度组成四个象限的矩阵,分别找出企业的现金牛、瘦狗、明星和问题产品,采取不同的决策。
  • 产品管理的生命周期理论:把产品分为导入期、成长期、成熟期和衰退期,不同时期的产品其营销策略、管理方法不同。
  • 不同战略定位:按不同市场占有率将企业定位为战略领先者、战略挑战者、战略跟随着和战略补缺者,不同的战略定位将采取不同的营销策略。

     ……

    这些管理教科书上的理论模型,是需要所有职业经理人应用的普及性知识,也是现成的不需要论证的 “结构化”框架。

 

观点:文字表达需要统一的形式

 

    好的行文从形式上需要统一,否则不便于思想的表达和读者的理解。比如描述“岗位职责”,一般使用动宾词组来描述,助理的岗位描述有两种:

  • 负责协助部门经理完成……等日常工作。
  • 协助部门经理完成……等日常工作。

   “策略的开发”作为名词词组不可以与“制定规范”、“优化流程”并列,需要修订为动宾词组“开发策略”,这样的对仗是行文中的基本要求。

例如,标题使用句子的话,都要统一使用句子,比如:

    战略挑战者是XXX应有的定位

    紧接着写到进攻策略,也需要使用统一的句型:

    差异化策略为XXX的首选策略。而不要使用“XXX的差异化策略”

    写作做到“结构化”和“形式统一”,只是做到了及格,想要文字出彩,还需要观点鲜明、用词精到和引经据典。

 

给你的建议:

• 大纲相当于报告内容的先期设计:报告不能写到哪里算到哪里,需要有个详细的大纲做指引,特别是二人以上完成一份报告的时候,大纲就是大家行文的指南。大纲的作用还在于好的报告是一气呵成的,不像以往说的好文章是改出来的,工作性的报告最好就是事先设计好了,按照大纲和计划行文,否则就像多次修改的衣服,修修补补完全失去了版型。

• 在报告大纲设计和观点形成阶段,需要经过讨论来完善个人观点:工作报告不是个人的论文和文章,而是内部工作或者项目的成果,一定是团队集体智慧的结晶,因此无论是个人行文还是集体行文,一定是通过收集资料、一手研究和内部讨论来形成的,这种研究方法将决定了报告成果的专业性和权威性,避免观点的偏驳。

• 归纳总结是形成观点的重要环节:对一个问题的认识一开始没有观点并不可怕,可怕的是不善于收集资料和归纳总结,归纳总结别人的观点是形成自己观点的过程,因此新手往往从归纳总结二手资料,来练习写作的。刚刚进入公司员工往往会布置其收集二手资料,然后归纳总结到PPT上。可以安排一些新手将一本书总结为PPT版本,训练其基本的归纳总结能力,还有基本的PPT展示录入技能。

• 建议开门见山即应用自上而下的逻辑来表达观点:有一定容量的工作报告需要报告摘要简要介绍报告的结论,而一份报告要让高层管理层关注并接纳,需要的是鲜明的观点,可以选择一开始就亮明观点,同时报告的题目、每一个小标题都是观点,这是事半功倍的表达方式,文字不在多,而在于是否有观点。

 

   

   

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