十一组织的山东半岛南线自助游活动，共有33名队员参加。 本次活动的财务情况如下表： [img]http://www.linecity.cn/shandong.gif[/img] 包车费4300元，油费2300元、过路费和车内物资（6箱水和饮料140元）1515元，另有崂山停车费10元，共8115元。 集体购买物资399.2元，司机吃住116.66元，共515.86元，也需要全体公摊。 其余开销共13782.61元，其中有两项，一是日照出海，有几名队员没有参加，但由于是按船计人，所以，也统一公摊了，另一项是青岛啤酒街腐败，有几名队员没有参加，选择离队睡觉，一来找不齐人名，二来不鼓励脱离队伍，三来费用不高，所以也都统一公摊了，这两笔，在回来的车上，给过大家机会报出ID，好弄清是谁，不做公摊，但队员都没说话，即同意了进行公摊，这里和大家说清楚。除了以上两项，其余费用，在本表统计中，均按实际发生情况公平处理，参加的A钱，没参加的不A钱。 具体的财务表格，请从这里下载： [url]http://www.linecity.cn/shandong1.xls[/url] 有些特殊情况，和大家说明一下，作为领队，我安排的行程计划中，原定5号早上，和两位CFO到泰山下酒店旁的网吧，按照以往的经验，用EXCEL制作清晰的财务表格，然后公布一稿，在车上和大家核对无误后，再到济南就餐地点旁边找个网吧，最后确定财务情况的。 但由于CFO体力透支，所以没能落实这个最关键的行程，作为领队，我为此向全体队员包括CFO表示道歉，并为因此给大家和我本人造成的不便及损失深感愧疚，希望今后大家都能引以为戒。 由于涉及长线游2万以上的财务问题，所以，在今后的活动中，我会提前和CFO说清楚计划，以免到时因CFO的体力或情绪问题，影响整个活动的公正性，再次对此问题表示道歉。 在可供下载的表格中，CFO提供的帐目比我提供的，总额多了300元，把实际给师傅的8115元，算成了4300+4115元，这一错误，已经过我的核对发现，特此纠正。 本次活动实际总开销为22423.47元，具体每人应收额，请看表格，合计应收额为22447元，但由于CFO未能按计划使用电脑，按照标准的做帐模式计算财务，所以实际收取的金额有出入，收取了大家共计22484元，多收了37元。当时汇报并交给我的余款是16元，按照最终核对的帐目，实际余款应为61元。 对于队员们应收的帐目，最大误差达到41元，实在感到很抱歉，希望队员们能够给CFO以理解，并希望有机会能让我把多收大家的钱赔上，好退还给大家，至于少交的队员，就当是我的歉意吧。 这本是一次快乐的旅行，不论旅行计划，活动项目，还是费用控制，相信都能让每个队员满意，但在最后的财务帐目上，由于一些原因，出现了纰漏，我希望总结一些经验教训，以便今后能亡羊补牢，也希望大家能够和我们一起认真总结。 ⒈ 绿野要求领队和CFO不宜相熟，出发点是非常好的，但也难免发生民选和自荐CFO不是老绿野的事情，由于缺少对绿野规则的了解，在最终操作时，用土办法，是很难把财务做清楚的。而领队的精力又不该全放在帐目上，也不宜过多干涉CFO的工作，所以，容易产生纰漏，我本人就几次遇到过这样的问题。 ⒉ 绿野的财务规范没有书面化，虽然老驴都知道该怎么做，我这样的领队，甚至充分掌握用EXCEL做长线财务的诀窍，但遇到CFO体力透支等特殊情况，光靠EXCEL是很难解决人的问题的。 所以，我认为，应该把绿野的财务操作书面规范化，并且愿意承担这个工作，希望大家帮助我完善，让绿野更透明，更简单，更美好。 下面，简单说说我总结出来的，一些绿野财务操作的规则和流程。 ⒈ 名单管理： 作为领队，特别是包车和长线领队，提前发贴召集队员时，一定要确认队员的通讯方式真实有效，建议短信或电话确认，对无法确认有效的，一律拒绝，做领队，不要怕花时间，不要怕花费用，省小钱是要吃大亏的，这可是经验之谈。 确认队员后，领队要用EXCEL整理，并贴图公布队员名单，被公布的队员确认后，需要退出的，必须短信或电话向领队请假，经领队批准后，方可退出，否则应AA车费。（跟贴很容易看不到，况且领队又不可能随时都在网上） 活动发车前，领队要确认名单，并及时电话联系缺席或迟到的队员，以免影响大家的出行，这时候打电话联系，是领队的义务，不得以省钱为借口，耽误大家的时间，那样的领队是不合格的。 ⒉ 记帐标准： 领队在发车后，应从队员中，以推荐或推选的形式，选出CFO，对于长线旅游，应选出两名CFO，且两名CFO之前应该不认识，以便互相监督。 领队应给每个CFO准备一份打印的名单，并确保自己还有一份以上名单（没打印机的可委托队员帮忙打印）。 CFO应分次收取大家的出行费用，总收取费用，不宜超过领队发布的预算上限，且每次收取，除有特大笔开销需要结算外，不宜超过200元/人。收取费用时，CFO应在名单上作出标记，以免漏收或多收，队员应及时交款，并监督CFO做标记。 在发生需要CFO买单，或队员报销费用（如采购腐败物资或队员在CFO不方便或不在时垫付的某些开销）时，CFO应按下表登记每笔开销的名称、金额，应由多少队员公摊，不需要公摊此费用的队员ID等信息。本登记表，应由领队安排打印，并发给CFO使用。 [img]http://www.linecity.cn/jizhang.gif[/img] 〖注〗请注意，对需要公摊的司机开销，应单独扣除，并特别注明。比如，我们在青岛住了6间3人间，共17名队员，另有司机一人，每间每晚33.33元/人，住了两天，则该项总开销就不是1200元，而是1133.33元，而另有66.66元，要单独摘出来，写入司机食宿费中，由全体队员公摊。 ⒊ 生成财务： 按照我提供的本此出行财务报表作为模板，CFO只要找个笔记本电脑或者网吧电脑，20分钟之内，就可以做清楚一次长线游的财务报表，而且可以精确到分。 首先在表格最左列的第四格开始，A列依次写上每个队员的ID，B列写上该ID对应的实到人数。然后在表格最上列的头三排，依次写入开销名称，总额，公摊人数，再在表格的C4格，写如标准公式“=C$2/C$3*$B4”，然后选择向下和向右填充，把每笔开销都自动计算出来。最后，把那些不应公摊此项费用的ID在此项费用中的开销删除。这时，全部开销已经自动由EXCEL计算完成，我们只要在最后一列，进行求和，就可以得出每个队员实际应交纳的费用。由于收款通常精确为“元”，所以，最后求和时，可以使用以下公式“=INT(SUM(C4:V4))+1”，〖注〗其中的V4，应根据具体的列名修改为对应的字母，然后选择向下填充。这样，每个队员都交完钱，支付完所有的开销以后，剩余的部分，就是余款了，余款总额，应小于队员人数x1元。 按照以上模式，生成一个精确的财务报表，特别是如果有清晰的记帐，是非常迅速的，打字熟练的朋友，一定可以在10-20分钟内完成，而且完全不需要口算和心算，可以确保准确无误。 ⒋ 对于那些应该AA车费的缺席人员，我们虽然缺少约束，但应毫不手软的公开他们的手机和其他联系方式，让他们付出代价。当然，如果他们能够真诚道歉，并愿意AA车费的，则应该表扬，真心的表扬，公开的表扬，共同鼓励。 希望大家能帮我完善这个财务操作的规则和流程，并帮助绿野的CFO们，做好帐目，减轻压力，把更多的精力，放在旅游当中去，从旅游结束后的财务帐目核对工作中，彻底的解放出来。 再次，为本次活动中的财务纰漏道歉，并希望更多的朋友，可以熟悉我提出的这套财务流程。 本文没有版权，提供的财务模板文件也没有版权，请随意使用，只要能减轻CFO的压力，减少她们的工作量，我就感到非常欣慰了。 祝绿野明天会更好，愿透明、规范、简单的财务流程，帮助绿野把长线和包车活动进行的更加顺畅。