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利用InfoPath构建智能化的电子表单

(2007-04-24 15:37:21)
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利用infopath构建智能化的电子表单

分类: 计算机
 

利用InfoPath构建智能化的电子表单

 

利用InfoPath构建智能化的电子表单
   InfoPath 2003是Microsoft Office System中的一位新成员,它可以帮助团队和公司收集和共享信息。有了InfoPath,您可以更快速轻松的创建各种表单,使您充分利用现有的数据存储和结构。您可以减少甚至消除当前表单中的问题-包括坏数据,不灵活或者无法使用的表单,业务逻辑上的错误等等。

  本文将对InfoPath 2003作一个简要的介绍,让您了解如何能够通过InfoPath将一个现有的表单转换成更有效的结构,如何通过InfoPath提供额外的好处,例如数据确认、数据完整性和表单的灵活性。

  InfoPath2003概述
  在团队或组织中使用强大、动态的表格灵活和高效地收集信息,更有效地共享、复用信息以及改变信息的用途。InfoPath 2003 有助于改善协作和决策制定过程,以便对您的企业产生积极的影响。

  利用 InfoPath 2003 收集的信息可以与各种业务流程相集成,因为 InfoPath 2003 支持各种自定义得可扩展标记语言(XML)架构,并且与 Web 服务紧密集成。所以,InfoPath 2003 能够帮助您 直接连接到企业信息,并根据信息采取相应举措,并对企业的业务产生更为深远的影响。

  更灵活和更高效地收集信息
  >利用数据有效性验证、屏幕提示和有条件的格式化,让收集正确数据的工作变得更轻松
  >个性化记录下来的信息。在表格中添加章节,让收集的信息更有意义。
  >享受熟悉的 Microsoft Office System 环境,它将培训时间缩短到最小,并且提供了诸如拼写检查、字体格式等创作功能,以及其它熟悉的工具。
  更有效地联系人员、信息和流程
  >跨越多个系统和流程共享、复用信息和改变信息的用途,同时支持Web服务。
  >通过综合利用InfoPath 2003和Microsoft Windows SharePoint Services,加强团队协作。
  轻松开发和部署功能强大的动态表格
  >建立您自己的表格,在一个所见即所得(WYSIWYG)的设计模式下收集信息,或者扩展系统提供的现成可用的示例表格。
  >包括了强大的功能和特性,例如无需编写代码即可验证表格数据的有效性。
  >使用现有的自定义架构创建表格解决方案。
  >将您的表格发布到共享的网络文件夹、Web服务器、Windows SharePoint Services表格库、或者通过电子邮件发送。
  >可以使用系统提供的安静下载或者自动下载功能总是下载最新的电子表格。
  将传统的电子文档转换成电子表单
   相信大家在InfoPath出现之前都使用过Excel,该电子表格软件为我们的工作提供了很大的便利,但它也存在着很大的问题,就拿一个用于收集开支报表信息的表单来说吧:
  >很难使用,不太灵活,定制起来比较麻烦,而且由于没有对数据进行验证,因此有可能返回坏数据。
  >用户可能花费数小时来填充这张表单。通常,只有经验比较丰富的人才能较快的完成这张表单。
  >由于没有与其它任何系统集成,因此用户不得不采用手工操作来记录开支。
  >由于设计初衷是用来填写和打印的,因此造成了格式的僵化和纸张的浪费。

利用InfoPath构建智能化的电子表单
  虽然有着这些不尽如人意的地方,但在未有更好的解决方案之前,仍然是为用户所接受的,但近来后台数据库服务器和中间件系统有了长足的发展。将桌面上的数据集成到服务器上已经不再是一件困难的事情。InfoPath通过使用标准的数据传输格式(XML)来跨越了这个障碍,统一了复杂的业务操作流程。
  上图中的表单可能是使用超文本标记语言(HTML)和某种服务器端的处理语言编写的(例如Microsoft Active Server Pages .NET (ASP.NET))。但是,大部分公司并没有一个足够大的IT部门来满足这种类型的需求。即使公司的IT部门足够大,他们通常也不愿意将时间花费在处理这类工作上,因为他们并不总能够给出一个可视化的、切实的结果。
  “时势造英雄”,InfoPath应运而生了。

  InfoPath如何解决这问题
  对于上面所述的流程,我们已经知道是可以优化的,可是我们从哪里入手呢?如果从现有的数据源在InfoPath中创建一个新的表单,InfoPath提供的数据向导就可以完成。您可以在XML数据文件、数据库(SQL Server、Access等)和Web服务中选择。
利用InfoPath构建智能化的电子表单
  

在本文所举的示例中,我们的开支报表是个手动的流程,因此我们需要使用XML架构来创建一个新的数据源。要达到这个目的,您可以使用 Microsoft Visual Studio .NET。 当然还有一些来自独立软件厂商(ISV)的其他工具可以为您提供帮助。我们将简单的了解一下所生成的构架的格式,然后着重分析它在InfoPath中的使用。
  就我们的示例来说,我们的XML架构将包括:
  *一个主要区段,包括开支报表信息。
  *一个员工区段,包括员工信息。
  *一个重复项目的区段,包括一组个人开去的信息。
  *一个可选择的消费区段。
  注意:InfoPath将让您扩展一个现有的数据源,这意味着您可以对这个数据源添加限制,但是您不能超越这个数据源,也就是说您不能删除限制。例如,如果一个项目的费用需要一个数字的数据类型,那么InfoPath将不会允许您输入字符串。但是,它可以允许您指定只能输入某种类型的数字或数字的范围。

  设计表单
  在确定了数据源后,您就可以使用InfoPath设计一个新的表单。现在就开始:
  *在“文件”菜单中点击“设计表单”。
  *在“设计表单”任务栏中,点击“来自数据源新表单”。
  *点击“XML架构或数据文件”,选择数据源类型,然后点击“下一步”。
  *选择您的XML架构,并点击“完成”。
  现在,您就可以设计表单了。在右侧的“数据源”任务窗格上点击“布局”或“控件”,然后将您所需要的表格或控件拖放表单中。接下来您就可以根据需要编辑控件的类型。当您从数据源中拖出一个字段时,InfoPath将根据该元素的名称或所包含数据的属性,自动插入一个标题。
  您也可以添加重复区段,使您能够插入任意多行;您还可以添加可选区段,只在您真正需要这些数据的时候才包含它们。相对于僵化的传统表单来说,这两种特性都有突出的优势,使您能够充分发挥XML结构的威力。

利用InfoPath构建智能化的电子表单
  

提示: InfoPath中包括了一些样本表单,以帮助您入手。在本例中,我们使用(零用金报销)样本表单。在设计模式,您可以将样本表单中内容拷贝和粘贴到您的表单中。您也可以使用这个样本提供的数据源。在“文件”菜单中,选择“设计表单”。在“设计表单”任务窗格中,点击“定制样本”。

  添加有效性验证
  您可以在每个字段上添加数据有效性验证,以确保遵守指定的业务规则。例如,当一个项目开销要求是数字时,就只能输入一个数字。该功能可以帮助确保数据尽可能的正确。
  要添加确认,请在表单中的控件(例如、一个文字框)上单击右键,选择文字框属性,然后在对话框中点击数字有效性。您可以添加集成的InfoPath有效性验证,或者是脚本验证。下图向您展示了InfoPath如何使您能够在字段上添加有条件的验证。

利用InfoPath构建智能化的电子表单

  填写表单
  在完成了表单设计后,您可以将表单公布给各个员工以供使用。在“文件”菜单中,点击“发布”。您可以将这个表单保存在共享文件夹、Microsoft SharePoint Server表单库或一个Web服务器上。利用发布向导,您可以向用户发送电子邮件,通知他们新的表单已经可以使用了。
  最后,您可以了解到InfoPath的各种使用方式。在您填写完表格并保存后,InfoPath会将数据保存为XML架构中指定的XML格式。除非您为了再次编辑XML文件而通过处理指令来帮助 InfoPath 跟踪它,InfoPath 是不会在数据源中添加额外项目的。


  小结
  InfoPath提供的强大功能远远不止这些,本文简短的示例仅仅是“抛砖引玉”。通过本言语您了解到了InfoPath如何将书面表单转换成能够提供高级数据有效性验证的集成化解决方案。另外您还看到了InfoPath如何帮助您填写日常表单。不论是使用XML、数据库还是Web服务,InfoPath都能够帮助您从对数据的投资中获益。

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