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开放空间技术指引

(2014-08-28 15:40:12)
标签:

爱行阜城

社工

开放空间

益民社工

分类: 研究探索

开放空间技术指引

会议介绍:

开放空间技术(Open Space Technology,简称OST)是一种富有成效的动态会议模式,能够将一个对于组织/机构很重要的主题仅在很少的规则辅助下通过一个新的空间和时间格式由参会者讨论完毕,“开放空间”提供了一个提倡自我承担责任的场合。在会议期间,每个参与者可以在主题框架下,提出自己关心的问题或自己想要解决的问题或需求,并在不同参与者之间形成关注并致力于解决同一个问题或需求的小组,在既定的规则下开始小组讨论工作。应用民主参与的方法选出大部分参与者集中关心的话题组建实施小组并制定行动计划。

 

二、四大原则:
1
、出席的人都是最适当的(whoever come is the right people)
2
、不管何时开始都是最适当的时间(whenever it starts is the right time)
3
、不管发生什么,都是当时只能发生的事(Whatever happen is the only thing
that could have)

4、结束的时候就结束了(When it's overit's over)

三、召集人必需做三件事:
1
、预先约定的时间到了,要召集会议。
2
、尽量让每一位参与者都有机会发言。
3
、找人做会议记录。
讨论原则:每一个议题的讨论时间很有弹性,通常在一小时到一个半小时之间,视实际情况延长或缩短。在讨论的过程中,开放空间会议鼓励参加者运用「双脚法则」(The Law of two feet),意思是每一个人都要为自己的学习负责,你可以在某一个讨论时段,参加这一时段中你有兴趣参与的议题,在这个议题上,若你觉得没有学到东西,或认为自己在这项议题上已没有贡献,就可以运用你的「双脚」,很自由的到别组去讨论,或暂时休息一下也可以。

四、议题的会议记录:

会用大海报纸张贴在「新闻墙」上,没有参加会议的人可以藉此了解其它组的讨论情形,进而引发新的议题,在最后做整理时,做了几件很有意思的事:
    1
、全体参加者到新闻墙看看今天所有的讨论结果,若有需要可以在各议题的会议记录上加上自己的意见,或修正自己的看法,以便整理记录更完整。
    2
、每个人发五个红色小贴纸,贴在你认为最重要的会议记录上,不一定每一个重点贴一张,若觉得这个实在太重要了,可以把五张贴纸贴在同一个点上。经过这个步骤之后,在新闻墙上可以很明显的看出大家认为重要的关键点集中在少数的几个地方,这已形成初步的共识。
    3
、针对有初步共识的重要部分,每一个人想一想把自己在那一方面有兴趣、能有所贡献,可以主动认养或另组小组做更深入的讨论。
    4
、若时间允许,可针对几项焦点问题,展开进一步的行动计划,把大家的智慧化为行动。

五、游走规则:

开放空间会议把尊重人,及相信每个人都能有所贡献的理念,透过具体的形式(游走规则)展现出来,进而引发许多颇具建设性的走向行为。「理念─形式─行为」成为一种良性循环的增强回路,带动整个会议的气氛,爆发出一股惊人的生命力。

 

六、开放空间的技术手法

软件准备:

1、对开放空间技术的执行者进行培训

目的:让技术人员懂得如何去实际操作、运用并推广这门技术

2、对开放空间中需要辅助的人员进行培训

目的:让辅助者了解自己在整个过程中的角色及意义

硬件准备:

1、置办开放空间的设备与工具

设备:能容纳若干人的会议场所(固定)、若干桌椅、影音设备、留言板等。

工具:大白纸、彩笔、便签纸等

 

七、实施步骤:

1、确定会议主题。

2、通知利益相关方会议的时间、地点。

3、确定会议场地以及布置,会议布置最好采用围圈而坐。

4、带领人组织成员相互认识并破冰暖身。

5、将会议规则公布于与会人员,让与会人员了解会议规则。

6、陈述讨论主题的由来。

7、根据主题内容,与会的每一位人员针对主题进行发言,表达自己对主题的认识。

8、分组讨论主题内容产生的原因,在规定的时间内用大白纸进行归纳总结,然后每组派一个代表向所有与会人员讲解展示小组的讨论成果。

9、针对每小组的讨论结果,带领人再归纳总结出所有原因,达到大多数人都赞成讨论结果。

10、根据讨论出的原因,分组讨论相应的应对方案,在规定的时间内用大白纸进行归纳总结,然后每组派一个代表向所有与会人员讲解展示小组的讨论成果。

11、针对每小组的讨论结果,带领人再归纳总结出所有方案,达到大多数人都赞成讨论结果。

12、制定实施的时间,并进行分工,执行方案。

13、评估方案执行的情况。

 

八、开放空间的模式与运用

开放空间的模式:

1、第一种模式:15人以内

简要:可以采用不分组的方式,最常见的形式是以便签纸搜集每人建议,然后对每人的发言进行分类归纳

2、第二种模式:1550

简要:需要分组,一般小组以815人较适宜,每组男女、老少、职业等比例尽量均衡

3、第三种模式:50人以上

简要:需要分组,一般小组以815人较适宜,每组男女、老少、职业等比例尽量均衡,若在百人以上,分成的小组数较多,最好的方式是将讨论议题列几个大的方向,根据列出的方向,再将小组均衡地划分在每个方向下再进行讨论,这样带领人在有效的时间内能更好地控制讨论进程。

 

九、开放空间的运用:

(一)带领人

1、需要在每个小组里设置一个催化员,这个催化员在小组讨论里需要具备亲和力、带领能力、观察力、表达能力等技巧。

2、需要把控整个会议的节奏,尽量将每一个环节控制在计划的时间内。

3、带领人需要注意讲话的技巧,用最简单明了、最朴实的话语将会议主题内容阐述清楚,务必让每一个与会人员都明白。

4、保持中立的立场,不对任何人、任何观点带有主观意识,务必做到公平、公正以及尊重的原则。

(二)催化员

1、紧紧围绕主题目标:开放空间技术只是实现主题目标的一种工具,在小组内讨论各个主题时,催化员需要引领组员尽量围绕主题开展讨论,不能偏离主题太远,但是催化员不能提出实质性的建议。

2、注意控制小组讨论的节奏,把握时间限制,尽量按照计划的时间范围完成讨论。

3、促进组员之间的沟通交流。如果小组讨论内呈现出冷场或无人发表建议的情况,催化员需要把握现场气氛,同时保证每一个组员都有发言的机会。

4、在讨论中,适时地鼓励和限制组员。对于某些偏内向或者容易害羞的组员需给予鼓励支持,不需要逼迫其必须发言,但可以多关注对方,让其无压力地表达意见;当某些组员垄断讨论时,因适时提醒对方将发言的机会让予他人。

(三)观察员

1、现场拍照或用其他的影像等技术记录下会议的整个过程。

2、细心观察和感觉与会人员(包括带领人和催化员等)的语言、认知、情绪、行为等,并且在会后总结时,提出自己观察和感觉到的一切事物。

3、若讨论现场有突发情况,而带领人没有发现问题的情况下,可以适时提醒带领人注意协调。

(四)记录员

1、详细记录整个讨论过程,包括每一位与会人员的语言、表情、行为等。

2、在整个会议结束以后,形成书面报告。

 

十、开放空间技术的建议

1、对带领人的建议:在会前需要对催化员进行培训,需要在会议前让催化员了解主题以及带领人想让催化员在催化小组活动时要达到的效果。

2、对利益相关方的建议:在选择利益相关方时,需要选择与主题相符合的利益相关方。如:讨论的主题是关于医疗方面的,那么就不需要学校等类型的利益相关方参与。

3、对催化员的建议:催化员最好是了解社工技巧的人员来做,同时催化员还需要具备带领小组工作的能力。

4、对参与人群界定的建议:一般开放空间分为两类,一类是固定人群,一类是非固定人群。对于固定人群来讲,我们在做开放空间技术是一个循序渐进的过程,不但要让他们参与到开放空间中,也要逐渐会运用开放空间的技术;对于非固定人群来讲,一次开放空间技术讨论会需要给组员带来一定的成长。

5、对开放空间技术的建议:让每一个参与到开放空间的人都有发表建议的机会,都能感受到被尊重,会议讨论出的结果都能切实地执行。

 

十一、开放空间技术后期跟进事项

在开放空间技术后期,应该成立三个小组去完成会议讨论结果,这三个小组分别为:

1、执行小组:根据会议现有的情况,此小组人员可以是会议室内的议事团体,或者是员工代表,如:在水井坊会议可以由自治小组成员来担当。他们除了参与到开放空间会议里面议事,也要在得出议事结果后去执行具体的策略方案。

2、协作小组:可以引入既有的社会组织或者是企业等团体,如:在水井坊会议协作的团体就是爱有戏会议文化发展中心,主要负责开放空间技术的引进和培训,并对会议室自治小组进行培育,最终达到城市会议治理工作有效进行。

3、评估小组:由第三方的利益相关方来担任,如:在水井坊会议评估方就是街道办事处或会议,主要是评估开放空间技术的会议成果执行进程,并对协助小组指导与监督。

 

十二、风险预估

1、可能出现与会人员代表的是同一性质的团体利益,所以与会人员必须要有代表性与全面性。

2、可能出现在会议时比较强势的人占有话语权,所以催化员需要时时提醒与注意。

3、可能在会议中提出问题的人因为未被采纳建议而在具体执行时缺乏积极性,所以在会前将详细说明如果有建议在本次会议后未能得到执行,那么提出建议的人可以再集合更多的人支持此建议,以后也会将此建议执行。

4、可能在会议中有不配合的人员,因为不了解开放空间的意义而拒不参与,这些都是开放空间技术前期所面临的困难点,只要能坚持并且有耐心的解释清楚,那么相信在以后的时间里其人会慢慢接受。

5、可能将开放空间做为实体运作时,会有一些因为人力、物力、自然环境影响而无法实现的状况出现,所以结合实际因地制宜。

 

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