好了。现在您可以演示一下效果了。怎么样?不比别的动画软件的效果差,呵呵。
(本文来自-编程入门网:http://www.bianceng.cn/Office/ppt/200708/4017.htm)
启动PowerPoint,打开演示文稿,比如:VPN产品介绍.PPT,执行
“工具→比较并合并演示文稿”命令,在弹出的对话框中选择要比较的其他演示文稿,如VPN产品介绍(修改).PPT,单击“合并”按钮。
随之,往往会弹出一个关于“一个或多个演示文稿未使用‘文件’菜单上的‘邮件收件人(审阅)’命令发送”提示框,这里直接单击“继续”按钮即可。
在打开的源演示文稿中的右侧会显示一个“修订”任务窗格,在其中会将对每张幻灯片的修改情况列举出来,单击“幻灯片更改”列表框中的某个修改操作,即可在幻灯片中直接看到其更改具体操作,如果需要接受更改操作的某个具体步骤,只要选中相应操作前面的复选框即可,如删除“卡”字。
与在Word中类似,在比较合并PPT文档时,在工具栏上也会出现一个“修订”工具按钮,从其中可以查看审阅人以及进行是否接受修改等操作。
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戴尔·卡耐基的培训课程中有一则经典练习:讲师会扮演一个刚刚降临地球的外星人,他除了能听懂你的语言,对周遭的环境一无所知,而你,要通过语言,帮助他把一件西服穿到身上。其实,这个练习听上去简单,做起来却极其之难,只有具备绝佳沟通能力的人才能勉强完成。上一讲中我们曾说,制作PPT的本质和精髓在于增进沟通。可问题在于,人与人之间的沟通,恰恰是最难把握的事情。在沟通中,我们需要运用一些技巧,去增强沟通的效果,这才是制作PPT真正的难点所在。
我们知道,PPT中的绝大部分内容,都是用文字和图片表达出来的。经验却告诉我们,尽管很多人都知道做PPT要“图文并茂”,但却不懂得图片的使用技巧,错过了许多简单提升沟通效果的机会。如果你到现在还固执地认为,图片就是用来点缀文字的,那么这一讲恐怕就是为你量身订制的了。
想象一下:如果一个生物老师在讲解“阿米巴原虫”的时候不能用图片(当然,也不允许画图),那他讲课的难度会有多高。由此可知,图片可以把复杂的、难以表达的事物具象化,变得清晰、易懂;善于运用图片的人甚至可以通过寥寥数图,就从根本上逆转阅读者的固有想法,进而创造出魔术般的沟通效果。然而,道理虽然浅显,做起来却不那么容易。
●请大胆插图
俗话说“耳听为虚,眼见为实”,然而事实真的是这样吗?在北京的公交车上,我们经常能见到一则止咳糖浆的广告:女主角举着两个做成了“肺”形状的罐子,里面有些绿色块状物无法倾倒出来,以此代表患者久咳不愈,倒入药品之后,里面的块状物便缓缓流出。这则广告虽然没有让消费者看到实际的效果,但也通过简单而形象的比喻,让患者理解了产品的药理和药效。所以,有的时候,即使眼见到的不是“实”(是比喻),也能起到“实”的效果。
图片和文字的关系也是如此。有经验的策划人,都会在活动方案中插入一些效果图,虽然我们都清楚,活动还没有举办,图片一定不是实际拍摄的,但只要选图得当,绝对能够帮助阅读者产生一些联想,从而更好地理解策划人的意图。因此,除非你的文字不需要读者产生任何联想,否则就请尽量尝试并寻找“图说”的力量吧。
没有插入图片的小型活动策划案,仅靠文字无法让人对活动本身产生印象
插入相关图片的小型活动策划案,图片令方案更直观,更容易得到他人认同
●避开“图文并茂”的误区
我相信,如果仅仅是在PPT页面中摆放文字,那么任何会用Word的人都可以轻松创造出美观的版式。然而,一旦把图片加进来,不少人就开始手足无措了。许多人认为,PPT的布局方法和“排版”没什么区别,无非是让构图看上去更漂亮。这其实是一个最常见的误区。
我曾经遇到过一个很典型的例子:领导要求完成一份用于快车(FlashGet)校园招聘活动的PPT演示,其中一页要列举一些经典的用户评论,某同事就把页面做成了如图1所示的样子——左文右图,各占一半。其实,这样的做法本身无可厚非,文字清晰明了,图片选得也不错,“图文并茂”意识到位,可问题在于,该同事自己都觉得这种版式不好看,总觉得哪里别扭,却又找不到改进的方法。那么,解决这个问题的关键究竟在哪里呢?
在我看来,最大的问题就出在“表达”上,版式是否好看都在其次。图文各半,读者就完全不知道作者想要强调的是文字还是图片,这才是最大的问题!请记住,每一页PPT中最多只能有一个重点信息存在,这个重点信息应该是你最想让读者了解或理解的。普通人的大脑,无法同时对多个重点信息形成印象,所以我们必须在图文版式上作出取舍,让非重点信息居于次要位置。没错,真正的PPT高手,他所设计的并非版式,而是读者的注意力。
下面我们可以说说刚才那个例子如何改进。从功能上看,图1是想表达快车(FlashGet)在用户当中取得了相当多的好评,页面中的文字,只是海量好评中的几段摘录。那么,我们何不把图片放到最大,干脆让它成为这一页的背景呢?为了让居于页面中部的文字看上去更清晰,我们在文字背后加了一个半透明的黑色底图,这样一来,不仅令页面风格浑然一体,也更好地突出了“海量好评中的精选”这个潜在意图(图2)。
讲到这里,你应该已经对PPT中的图文布局有了新的认识。加图还是不加图,图片大一点还是小一点,多一点还是少一点,放在旁边还是放在中间……这些究竟是由什么决定的?没错,绝对不是所谓的美学,所有一切都应该是由你所表达的内容来决定的。
标准的“左文右图”式分布,重点不突出,右边的图片貌似鸡肋法让人对活动本身产生印象。
改变图文排布的方式,令整体效果更突出,容易给观众留下深刻印象直观,更容易得到他人认同。
由此可知,如果你是个老师,就绝对不要把两道应用题放在同一页中讲解;如果你是个推销员,也千万不能一股脑把N多产品都塞到一页里。那样只会令你的听众更疲劳,减少听众对内容的关注。不过,只要我们把思维逆转一下,就会发现,当你想在PPT中故意避开某些信息,却又不得不提的时候,只要灵活运用图片,去控制听众的注意力,就可以实现你的目的,要实现这一点,需要更多的应用和经验。
最后再和大家分享一个典型的图片“魔法”。我曾经为一个快车(FlashGet)的广告客户做过一个活动方案,活动的细节沟通没有任何问题,后来客户问道:“虽然你们的用户量大,但××的用户量也很大,我们凭什么选择你们,不选他们?”对于这个问题,其实我们前一个版本的方案中已经有所阐述,但显然,只说“快车品牌拥有用户支持”,对这个客户而言是远远不够的。
在随后的PPT方案中,我增加了两页内容,第一页是“两个较为极端的反面教材”,通过两张黑白照片,展现出街头的“性病广告”和“办证”,这两种广告形式的“用户量”简直无人可比,但你愿意把你的品牌和它们放到一起吗?当客户看到这里,并陷入思考后,第二页就会告诉他,如果一种广告终端终日展示性病广告、涉黄信息,甚至陷入到窃取用户隐私的争论中去,那么它的“用户量”价值也会大打折扣。在这两页PPT的基础之上,我们告诉客户:快车从未被卷入过流氓软件、恶意软件的争论;快车是一款只和著名下载站、知名IT网站、门户网站合作的软件;快车永远坚持健康广告原则。当然,结果可想而知,客户看到这个方案之后,顺利地与快车签订了合作协议。

马上解释“负面”的原因,迅速让观众的主观感受转化为理性认知。

将照片转为黑白,并作为页面主体,将“灰暗、负面”的感受传递给观众。
几年前,网上曾盛传一部名为“清华大学寝室夜话”的视频,里面几个学编程的男生在畅想未来时说:“我告诉你们,现在最牛的语言,不是C++,是PPT!我们写程序按行算钱,人家老板做一个PPT,几百万就入账啦!”虽然这是句笑谈,但至少能反映出一个问题:PPT作为一种全球通用的商务文档格式,它的价值绝对不仅限于形式本身,就像会用Word的人不一定能写出好文章一样。在那些外表光鲜的演示背后,还有许多值得我们去挖掘的东西。
很多人问我,如何才能做出一份让别人一看就能由衷地感到认同的PPT演示,说真的,这件事和写小说一样,是没有什么秘籍可循的。唯有多学习,多练习,才能实现。我们这个PPT讲座的目标不是让你学会某种技巧或特效,但其中的一些经验和理论,很可能会颠覆你长久以来对PPT的认知,从而帮你获得凌驾于普通人之上的PPT制作能力。
大部分初次使用PPT的朋友都有这样的感受:新建一个演示文档,鼠标点到“文本框”按钮上,随后就在页面上划来划去,连文字应该落在哪里都不知道,好不容易写了几个字,又不知道字号应该调多大。这种状况实在太普遍,普遍到会令每一个想做出优秀PPT演示的初学者感到无助。“别人做的PPT明明那么炫,为什么看上去很简单的东西,我做起来却完全找不到头绪?”如果你也有这样的困扰,那么你真应该暂时离开电脑,想想你究竟想用PPT这种形式,来达成什么样的目标。
●PPT是手段而非目标
现在一提PPT,教师们都会想到“课件”,商务人士都会想到“方案”,仿佛做PPT的目的,不是做课件,就是做方案。这实际上是一种较为狭隘的误区。PPT是微软Office办公软件中演示文稿制作工具PowerPoint的默认文件保存格式,于是人们就把演示文稿简称为“PPT”,又称“幻灯片”,说的都是一回事。由此你可以明白,PPT是一种表现形式,而非一种特定的文稿称谓。说得再直接些:它是手段,而非目标。
在过去,我们往往只在一些商业演讲中看到PPT的身影。如今,除了商务演讲的用途,越来越多的教师,尤其是文科教师也喜欢采用PPT格式的教案。一来便于制作,省去了不少备课时间;二来也便于学生获取电子版笔记,从而收获更好的课堂效果。另外,PPT版本的公司简介、个人简历近年来也悄然兴起,不少大学毕业生在应聘市场、策划类专业时,都会附上一份准专业级的方案。经验证明,不论是专业的广告、公关公司,还是外企、国内大企业的市场部门,都更倾向于招收有优秀PPT制作能力的人才,因为它虽然不能完全代表一个人的专业能力,但至少表现出一个人对市场、策划和沟通的理解。
●PPT的精髓在于沟通
那么,做PPT的目标又是什么呢?如果你的回答是“应付校长布置的任务”,那你现在就可以把这一页翻过去,不用再看了。以课件为例,很多老师做PPT是为了讲课方便,然而这些课件在本质上又仅仅是把传统的板书变成了电子版,除了能少创造一些粉尘之外别无他用。其实,我们完全可以,也应该用PPT实现更加精准、到位的沟通。
我们不妨举个例子:校长要求某班主任制作一个PPT演示,在团队活动时帮助学生学习文明守则,于是该老师做了一个包含5个页面的演示文稿,5页的内容分别为:
按照校长的指示和既成事实,这个PPT做得没有任何错误。可老师在按照这个演示讲完一堂课后,学生们的反映却异常沉闷,因为大家都觉得自己被威胁了——老师先告诉你新规矩来了,你们都给我老实点,当然我们老师也起带头作用,捣乱的已经被处分了,所以你们得学习守则,小心别让我逮到!
按照校长的指示和既成事实,这个PPT做得没有任何错误。可老师在按照这个演示讲完一堂课后,学生们的反映却异常沉闷,因为大家都觉得自己被威胁了——老师先告诉你新规矩来了,你们都给我老实点,当然我们老师也起带头作用,捣乱的已经被处分了,所以你们得学习守则,小心别让我逮到!
●写PPT之前先确定用途
一般说来,当PPT呈现为课件或者方案时,经常会有两种用途:演示和阅读。有的时候,我们写PPT是为了理清思路,在讲课或者讲解方案时做演示之用;更多的时候,则是为了提交给别人阅读,而无须讲解,如学校或公司简介。
演示用的PPT和阅读用的PPT,两种文档的做法存在着很多区别。比如,演示用的PPT中,文字不宜过多,一般只要提纲挈领即可,细节部分主要靠演讲者来发挥,如果文字过多,观众会把注意力从演讲人身上转移到PPT,这就得不偿失了。另外,由于演示PPT一般都采用投影的方式进行播放,因此文档中的字体不能太小,除了一些你不想让听众仔细阅读的文字,其他文字最好不要小于14号;而且如果你担心投影机的亮度不够大,就不要在演示中把文字和背景的字体颜色搞得过于接近。相对地,阅读用的PPT则可以尽量细致,排版布局也可以做得更为美观,从而给阅读者留下好的印象。
当然,由于PPT本身就是一种文字的载体,也有一些公司习惯性地要求员工提交PPT形式的计划、报告,那些PPT既不用来演示也不用来阅读,而是用来打印的,文字最小可以小至4号(在屏幕上已经很难看清)。像LG、三星等日韩企业都喜欢用PPT来沟通,这种情况不在我们的讨论范围之内。
▲演示用的PPT,字大、图多,便于投影观赏
▲阅读用的PPT,文字密度很高,有的甚至可以打印阅读
有必要升级到PowerPoint 2007吗
随着Microsoft Office 2007的推出,许多2003版的用户都急于将PowerPoint升级到最新的2007版。然而,经验告诉我们,盲目的升级可能会给电脑配置较低的用户带来麻烦。
事实上,PowerPoint 2003的运行速度非常快,即使是在三年前的老配置电脑上也能流畅地运行,而PowerPoint 2007由于对显卡要求较高,没有独立显卡的用户在运行2007时会明显地感觉到吃力——无论是翻页、演示还是保存,每个操作都可能消耗相当长的时间。笔者曾经在一台拥有2GB内存的IBM X61(改机型不具备独立显卡)上运行PowerPoint 2007,速度依旧慢得要命。
另外,虽然PowerPoint 2007增加了许多“一键式”的美化操作,可以帮普通用户创建更漂亮的PPT演示,但对于用惯了2003的用户而言,刚刚使用2007时会有许多操作不习惯。因为,在2007版中,许多2003的经典操作被重新分布,一些功能甚至被忽略掉了(如调节图片的透明度)。相比之下,2007的新增功能乏善可陈,而且它默认的文件格式(*.pptx)即便转为2003格式(*.PPT),用2003再编辑的时候也会出现许多不兼容的情况。
因此,如果你拥有较高配置的电脑(含独立显卡),想尝试PowerPoint 2007的酷炫,并且基本上无须与他人协作完成PPT文档,升级到2007也未尝不可。否则,PowerPoint 2003仍是一个非常好的选择。